Gestion des réclamations & déductions clients (notes de débit, factures de pénalités…)

Gagnez en productivité grâce à l’automatisation

Accélérez la gestion de vos litiges

Accélérez la gestion de vos litiges

Vous recevez de nombreuses réclamations, déductions ou notes de débit ?
Vous passez beaucoup trop de temps à les traiter manuellement ?

Grâce à la capture intelligente des données, la solution CashOnTime détecte toutes les informations présentes sur vos annonces de règlement ou sur vos documents de type déduction pour traiter les écarts en automatique, les catégoriser par type (erreur de facturation, produit endommagé…) et créer les litiges associés :

  • Lorsque l’écart est affecté sur une annonce de facture rapprochée d’une facture, un litige sur facture est créé. 
  • Lorsque l’écart est affecté sur une annonce de facture non rapprochée d’une facture, un litige sur compte est créé étant donné que la facture ou que l’avoir n’a pas été identifié. 

La mise en place de workflows de validation permet ensuite de les traiter très rapidement et de bénéficier d’une visibilité totale sur l’ensemble du processus.
Les déductions validées (notes de débit, notes de crédit, factures et avoirs de pénalités…) peuvent être automatiquement comptabilisées ou imputées dans votre ERP.

A noter que les notes de débit sont courantes dans le secteur de la grande distribution et correspondent à des contestations sur les factures. Ces contestations sont matérialisées par l’envoi du client à son fournisseur de documents papiers ou pdf.

Accélérez la gestion de vos litiges

Pourquoi choisir CashOnTime pour automatiser ses réclamations et déductions ?

Optez pour une solution intelligente

Optez pour une solution intelligente

Optez pour une solution intelligente
  • Auto-capture des annonces de règlement, notes de débit, …
  • Extraction des données utiles pour l’identification des déductions
  • Affectation automatique des déductions au type de litige correspondant et automatisation des workflows associés
    • Gestion des litiges (valide /non valide),
    • Déclenchement d’un Workflow pouvant :
      • Notifier des contributeurs internes ou externes,
      • Demander l’ajout de documents joints complémentaires,
      • Demander un complément d’information sous forme de discussion (Chat en ligne CashOnTime),
    • Comptabilisation automatique de la déduction

Simplifiez vos processus

Réduire les tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée

Grâce à l’intelligence artificielle, vous gagnez du temps dans la récupération des demandes de déduction, réclamation ou notes de débit et vous accélérez la gestion des déductions grâce à l’automatisation.

Réduire les coûts opérationnels

L’automatisation vous permet de traiter plus de volumes sans pour autant augmenter le nombre de personne dans votre équipe.

Réduire le délai de résolution moyen des déductions (DDO)

Diminuez votre délai de résolution moyen des litiges (Days Deduction Outstanding), en rendant la détection des déductions non valides plus rapide et en accélérant la déduction des litiges.

Centraliser et normaliser les processus de gestion des déductions

Disposez d’une vision globale, tout en alliant sécurité et confort.

Faciliter les interactions client/fournisseur

En améliorant la communication avec vos fournisseurs, vous permettez une meilleure circulation des informations et un meilleur échange. Cela renforce aussi votre relation de confiance.

Fournir une visibilité en temps réel et complète 

En procurant une parfaite visibilité aux multiples parties prenantes dans la relation client, vous favorisez une meilleure collaboration entre les services.

Les plus de la plateforme CashOnTime

Les + de la plateforme CashOnTime

La plateforme CashOnTime est la seule solution du marché qui assure une couverture optimale de l’ensemble des processus du poste clients. Elle permet les échanges et les interactions entre le lettrage automatique des encaissements clients (service Allocation) et le recouvrement / suivi des créances (service Collection).

Les principaux bénéfices de la plateforme :

  • Détecter automatiquement les factures en promesse lors du traitement de l’avis de paiement réceptionné et exclusion de ces factures de la stratégie de relance,
  • Mettre en exergue des factures déclarées en litiges à la consultation de l’avis de paiement,
  • Exclure les factures en litige de la stratégie de lettrage automatique,
  • Piloter ses litiges grâce aux nombreux reportings disponibles.

 

Les plus de la plateforme CashOnTime
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