Todo sobre los avisos de transferencia

El aviso de transferencia bancaria es un documento que permite justificar la emisión de una transferencia por un importe determinado a favor de una persona identificada. Por tanto, sirve para garantizar que los fondos han salido de la cuenta del ordenante aunque aún no aparezcan acreditados en la cuenta del beneficiario. Más allá del aspecto tranquilizador que puede suponer el aviso de transferencia, también es un documento justificativo contable muy útil. Se trata de un justificante formal de pago. Por eso es tan valorado tanto por los gestores de crédito como por los contables. Además, permite controlar el riesgo de cliente asegurando que el pago se ha iniciado correctamente. También evita realizar recordatorios a clientes innecesarios que podrían perjudicar la relación con el cliente.

El aviso de transferencia es, por tanto, una herramienta del proceso de seguimiento de pagos que permite demostrar que la suma adeudada ha sido enviada y que facilita la conciliación bancaria.

¿Qué es un aviso de transferencia?

Definición del aviso de transferencia

Un aviso de transferencia es un documento bancario que certifica que la transferencia de fondos se ha iniciado a favor del beneficiario. Proporcionar este documento oficial ayuda a reforzar la confianza entre la empresa y su cliente. Esto es especialmente cierto porque, a diferencia de la orden de transferencia, el aviso confirma que los fondos han sido debitados de la cuenta del ordenante y, por tanto, serán acreditados en la cuenta del beneficiario. No se trata de una simple solicitud: es una prueba de la ejecución de la operación.

En la práctica, como proveedor o prestador de servicios, puedes pedir a tus clientes que te envíen un aviso de transferencia para validar un pedido o la realización de un servicio. Esto es bastante común, sobre todo para el pago de un anticipo. El aviso de transferencia permite no esperar a la recepción efectiva de los fondos para enviar el pedido o llevar a cabo la prestación. De hecho, la empresa sabe que percibirá los fondos en breve, por lo que no asume riesgo.

El papel del aviso de transferencia

Además, el aviso de transferencia desempeña un papel importante en la contabilidad. Sirve como documento justificativo para liquidar una factura. Así, el contable puede registrar la operación como finalizada sin esperar la anotación de los fondos en el extracto de cuenta. El seguimiento de los pagos queda así perfectamente al día. Esto tiene una doble ventaja. Por un lado, la dirección obtiene una visión exacta de la tesorería, y por otro, permite gestionar eficazmente la relación con el cliente evitando recordatorios para el cobro de una factura vencida cuyo pago ya está en curso.

Finalmente, el aviso de transferencia permite asegurar la trazabilidad de las operaciones y la total conformidad de las cuentas. En caso de control o disputa, basta presentar el aviso como prueba irrefutable del pago.

¿Qué información esencial debe incluir un aviso de transferencia?

Un aviso de transferencia en regla debe contener obligatoriamente las siguientes menciones:

• las coordenadas bancarias IBAN y BIC del ordenante y del beneficiario, para permitir su identificación;
• el importe de la transferencia y la divisa en la que se realiza, lo que permite verificar que el importe coincide con el de la factura y, por tanto, facilita la conciliación bancaria;
• la fecha de ejecución de la transferencia, que permite prever los plazos de recepción según la naturaleza de la operación (SEPA o internacional);
• las referencias y el motivo de la transferencia, que suelen corresponder a las referencias de la factura pagada mediante la misma;
• el estado del pago, ya que para que el aviso tenga valor justificativo, la transferencia debe tener el estado “validado”.

¿Cómo conciliar automáticamente un aviso de transferencias?

Para facilitar, acelerar y fiabilizar la conciliación bancaria, es posible implementar automatizaciones. De hecho, un software de letreado puede detectar los avisos de transferencia, tanto si están en formato PDF como en forma de flujos bancarios, y asociarlos automáticamente a la factura correspondiente. A partir de ese momento, la conciliación de las anotaciones se realiza al instante, sin intervención de los colaboradores. Ya no necesitan comparar manualmente los pagos y las facturas ni actualizar el seguimiento. El ahorro de tiempo es innegable.

Por otro lado, automatizar la gestión de los avisos de transferencia permite hacer más fiable el proceso de conciliación. Evita errores de introducción de datos y reduce considerablemente el riesgo de duplicados.
Además, si el software de letreado contable detecta una discrepancia, esta se notifica de inmediato a los equipos contables o de recobro. Así puede corregirse rápidamente.

Un software de letreado inteligente también puede proponer correspondencias entre avisos de transferencia y facturas según el historial de compras y los hábitos de los clientes. La conciliación es extremadamente precisa y permite simplificar los cierres contables mensuales.

Asimismo, usar un software de letreado permite anticipar la tesorería. Es más fácil prever los flujos de caja entrantes basándose en los avisos de transferencia, ya que se sabe que los fondos están en proceso de transferencia. Incluso es posible precontabilizar la factura como saldada para que, una vez la transferencia se constate en la cuenta de la empresa, esta ya esté tratada.

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El aviso de transferencia: una herramienta estratégica para la gestión de crédito y la tesorería

Apoyarse en los avisos de transferencia permite evitar disputas con los clientes. De hecho, no hay nada más molesto para un cliente que recibir un recordatorio por un pago que ya ha iniciado. Gracias al aviso de transferencia, puede demostrar de forma sencilla que envió los fondos en una fecha concreta. Así no hay dudas sobre la próxima llegada de los fondos ni sobre el importe transferido.

El aviso de transferencia también permite asegurar las entregas y los pedidos. Puedes exigir un aviso de transferencia antes de enviar la mercancía o iniciar la prestación de un servicio. Así tienes la seguridad de que el cliente ha iniciado el pago y no tienes que temer no ser pagado una vez la mercancía esté con el cliente.

En términos de gestión de crédito, el aviso de transferencia también es una ayuda valiosa para afinar las previsiones de cobro. El tesorero sabe exactamente cuándo los fondos estarán en la cuenta de la empresa. Es mucho más fácil conocer el nivel de cash flow en una fecha determinada y gestionar la tesorería de forma eficaz. Además, el aviso de transferencia permite optimizar el Days Sales Outstanding (DSO), es decir, el plazo medio de pago de los clientes. Al adoptar un software de letreado que asocia automáticamente las transferencias previstas con las facturas emitidas, puedes acortar el tiempo de cobro y, a su vez, mejorar el requerimiento de fondo de maniobra (BFR).

El proceso de recobro también se ve positivamente afectado por el uso de avisos de transferencia. En efecto, un software de letreado que integra el proceso de recobro alerta a los equipos sobre la llegada de los fondos. Incluso es posible exigir un aviso de transferencia para desbloquear pedidos puestos en suspenso hasta la regularización de la situación del cliente.

Avisos de transferencia: buenas prácticas

Para que el uso de los avisos de transferencia en la gestión financiera y contable de la empresa sea óptimo, es necesario adaptar las siguientes buenas prácticas:

• implantación de un archivo riguroso que conserve cada aviso de transferencia en la carpeta del cliente correspondiente para asegurar la trazabilidad de las operaciones y servir como prueba en caso de control;
• definir un proceso interno claro para evitar olvidos y homogeneizar las prácticas de los equipos contables y de gestión de crédito;
• utilizar un software de letreado contable para automatizar el tratamiento de estos avisos y conciliar las anotaciones contables sin esfuerzo;
• formar a los equipos y comunicar regularmente con los colaboradores sobre la importancia de los avisos de pago y el uso de las herramientas;
• anticipar la tesorería basándose en los avisos de transferencia.

Conclusión

Un aviso de transferencia es un documento bancario que certifica la correcta realización de una transferencia a favor del beneficiario. Contiene una serie de menciones obligatorias que le confieren fuerza probatoria. Este justificante también tiene interés contable, ya que permite liquidar rápidamente las facturas correspondientes a la transferencia iniciada. Facilita la conciliación bancaria al asegurar el vínculo entre las cuentas deudoras y acreedoras.

Recurrir a un software de letreado contable permite asociar al instante los avisos de transferencia con las facturas correspondientes. Esta automatización representa un ahorro de tiempo importante para los equipos y mejora la fiabilidad de las cuentas. Además, permiten anticipar los flujos de tesorería y precontabilizar las operaciones para evitar cualquier entrada de datos adicional al recibir los fondos. No obstante, para sacar el máximo partido a los avisos de transferencia en la gestión financiera y contable de la empresa, se recomienda adoptar ciertas buenas prácticas, entre ellas la integración sistemática de los avisos de transferencia en el flujo de trabajo de los contables y gestores financieros

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FAQ

¿Cómo aportar una prueba de transferencia?

Puedes justificar la realización de una transferencia desde tu cuenta bancaria enviando un correo de confirmación al beneficiario si ese servicio está incluido entre los servicios que ofrece tu banco. Si no, puedes generar un aviso de transferencia desde la aplicación móvil o el sitio web de tu banco, que sirve como constancia de la transferencia. Si realizas la transferencia en una oficina bancaria, tu asesor también puede proporcionarte un justificante.

¿Qué motivo poner en una transferencia bancaria?

Es posible indicar un motivo al realizar una transferencia bancaria. Esto permite saber exactamente a qué se refiere la operación. Es habitual indicar como motivo de la transferencia la referencia de la factura pagada. Esto facilita enormemente el cruce de operaciones tanto para el cliente como para la empresa beneficiaria.

¿Cuál es el importe máximo de una transferencia bancaria?

No existe un importe máximo universal para realizar una transferencia bancaria. Este importe depende de la entidad bancaria, del tipo de cuenta y también de tu perfil. Por ejemplo, un gran grupo tiene límites de transferencia mucho más elevados que un autónomo.

¿Qué cantidad se puede transferir sin justificante?

La ley contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (LCB-FT) prevé un importe máximo de 8.000 euros para las transferencias sin justificante.