El saldo de antigüedad es un saldo contable que clasifica los créditos y débitos pendientes por periodos. Esto permite identificar las facturas impagadas más antiguas, que por tanto requieren un tratamiento urgente.
En la práctica, cuanto más se tarda en liquidar una factura pendiente, más difícil resulta obtener el pago. Además de las dificultades de cobro que puede representar una cuenta por cobrar antigua, también tiene consecuencias para el flujo de caja de la empresa. La empresa no puede utilizar las entradas previstas para pagar sus gastos. Esto puede provocar tensiones de tesorería e incluso dificultades de pago. Por lo tanto, el balance de antigüedad es una herramienta esencial para controlar los créditos pendientes y optimizar el cobro de deudas cuando sea necesario. Así es como funciona.
¿Qué es un balance de envejecimiento?
Por definición, un balance de antigüedad es un balance contable que enumera los créditos y débitos de una empresa por fecha de antigüedad, del más antiguo al más reciente. Para ello, utiliza información de cuentas de terceros, es decir, cuentas de clientes y proveedores. Las operaciones se clasifican por fecha de vencimiento, según tengan más de 90 días de retraso, más de 60 días de retraso, más de 30 días de retraso, menos de 30 días de retraso, etc.
El balance de la antigüedad es una herramienta de gestión esencial, tanto desde el punto de vista comercial como financiero.
El balance de antigüedad facilita la identificación de los deudores y acreedores más antiguos y, por tanto, de los que hay que tratar primero. De este modo, podrá realizar sus recordatorios a los clientes de forma eficaz. Sabrá en tiempo real qué facturas están vencidas, por lo que no tendrá que hacer un seguimiento de un cliente moroso. También sabrá cuánto tiempo lleva vencida la factura, lo que le permitirá adaptar sus acciones de cobro.El saldo antiguo también puede utilizarse para resaltar determinados KPI de cobro de deudas, como la tasa de morosidad y el DSO. Analizar esta información puede ayudarle a optimizar su política de pagos y cobros.
Además, el saldo antiguo puede utilizarse para gestionar la tesorería de una empresa y, en particular, sus necesidades de capital circulante (WCR). Es una verdadera ayuda para elaborar presupuestos de tesorería. De hecho, permite identificar los flujos de entrada y salida pendientes y tenerlos en cuenta en los cálculos, con el fin de anticipar posibles déficits de tesorería.
¿Cómo se calcula un saldo antiguo?
Para calcular el saldo antiguo, hay que seguir una serie de pasos. A saber:
- identificar todos los créditos comerciales pendientes y las deudas con proveedores pendientes de pago;
- clasificar estos artículos por periodo de retraso en orden descendente de antigüedad: más de 90 días, 60-90 días, 30-60 días y menos de 30 días, por ejemplo;
- add up the amounts of all receivables on the one hand, and all supplier payables on the other.
La clasificación por plazo de pago, y más concretamente por periodo de mora, le permite priorizar el tratamiento de las facturas vencidas y adaptar las medidas que deben tomarse. Por ejemplo, para un crédito con 30 días de retraso, probablemente enviará un recordatorio, mientras que para una factura con más de 90 días de retraso, deberá enviar un requerimiento formal si aún no lo ha hecho. Además, a la hora de organizar las acciones de cobro, el balance de comprobación de antigüedad es de gran ayuda. En particular, puede combinar acciones similares para ahorrar tiempo y facilitar el seguimiento.¿Cómo se construye el equilibrio del envejecimiento?
Antes de empezar a elaborar el balance de antigüedad de su empresa, asegúrese de haber completado los siguientes pasos preliminares:
- registro contable de todas las transacciones;
- revisión de cuentas;
- letras de contabilidad;
- actualización de los pagos.
En segundo lugar, un saldo contable adopta la forma de una tabla. Lo mismo ocurre con el saldo de antigüedad. Para ello, es necesario enumerar la siguiente información en las distintas columnas:
- número de factura;
- importe de la factura;
- fecha de emisión de la factura;
- nombre del cliente o proveedor;
- plazo de pago;
- importe de la factura ya abonado en caso de pago parcial;
- número de días de retraso.
Puede utilizar una hoja de cálculo Excel para crear su saldo antiguo. Sin embargo, esto puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. Por eso, el uso de un programa informático de contabilidad junto con un programa informático de cobros parece ser la solución ideal. De este modo, el balance de vencimientos se implementa como y cuando sea necesario, y la información se actualiza en tiempo real, sin necesidad de introducirla manualmente.
¿Qué son los saldos de clientes antiguos?
El saldo de antigüedad es el saldo de antigüedad que enumera las facturas impagadas de los clientes por orden de antigüedad.
De este modo, el balance de sumas y saldos de clientes facilita la identificación de las ventas facturadas y vencidas, pero aún no cobradas. Sobre todo, facilita las acciones de cobro de deudas, al tiempo que preserva las relaciones comerciales con los clientes.
De hecho, al utilizar el saldo antiguo como base para su procedimiento de cobro, puede asegurarse de que toma la medida adecuada en función del perfil del cliente y del tiempo que lleva pendiente la deuda. Por ejemplo, no se arriesgará a ofender a un cliente recordándole que pagó la factura unos días antes. Por otro lado, puedes negociar condiciones de pago adicionales si es necesario, o establecer calendarios de pago. A continuación, debe actualizar el saldo de antigüedad del cliente, ya que esto influirá en la clasificación del crédito.Además, puede adaptar la política de pago aplicable a un cliente en función del perfil que se desprende del saldo antiguo (repetición, importe adeudado, duración de los pagos atrasados, número de recordatorios necesarios, etc.). Al establecer unas condiciones de pago claras, que aparecerán en todos los documentos contractuales de sus clientes, podrá remitirse a ellas fácilmente para seguir siendo objetivo en sus intercambios en caso de nuevos retrasos en los pagos.
Por último, pero no por ello menos importante, el seguimiento de los saldos antiguos de los clientes permite controlar los retrasos en los cobros y anticipar así los cambios en los flujos entrantes, para una gestión eficaz de la tesorería.
¿Qué son los balances de envejecimiento de los proveedores?
El saldo de antigüedad es el saldo contable que enumera todas las deudas de proveedores de la empresa por antigüedad. En otras palabras, enumera todas las facturas que la empresa tiene que pagar a sus proveedores, según sus fechas de vencimiento y los pagos atrasados.De este modo, el balance de antigüedad garantiza que la empresa está al día en el pago a sus proveedores, es decir, que cumple los plazos de pago negociados con ellos.
Vigilar de cerca el saldo de proveedores permite anticipar las salidas de caja para el pago de los gastos. También es una excelente forma de mantener buenas relaciones con los proveedores, evitar la morosidad y, si es necesario, negociar plazos de pago más largos.
Conclusión
El balance de antigüedad es una herramienta clave para el seguimiento de los créditos y la optimización de la gestión financiera de la empresa. Sin embargo, para sacar el máximo partido de esta herramienta, es necesario adaptar una metodología rigurosa. Esto se aplica tanto al cálculo del balance de comprobación de antigüedad como a su seguimiento. Por eso, apoyarse en una herramienta nueva, sencilla y fiable, como un software de cobros vinculado a su programa de contabilidad, facilita el uso de los calendarios de antigüedad y maximiza su eficacia.
