Un calendario de pagos es un acuerdo amistoso para el cobro de deudas impagadas que permite aplazar todo o parte del pago de una factura hasta una fecha posterior. En la mayoría de los casos, el calendario de pagos prevé pagos regulares (mensuales, trimestrales o anuales) para saldar la deuda. Ofrecer esta opción a un cliente moroso puede ser una verdadera oportunidad para la empresa. Puede ayudar a reducir el riesgo de pérdidas, controlar el flujo de caja y, posiblemente, mantener las relaciones comerciales con el cliente en dificultades. Así es como funciona.
¿Qué es un calendario de pagos?
Un plan de pagos es un acuerdo entre una empresa acreedora y su cliente deudor que no puede pagar una factura a su vencimiento. La empresa acuerda entonces con su cliente un plan de pagos que permite escalonar los pagos en el tiempo. El plan de pago especifica la duración, las fechas de vencimiento, el importe de las cuotas y la cantidad pendiente.
Se trata de una solución amistosa de cobro de deudas que puede establecerse a petición del cliente o por iniciativa propia de la empresa. En todos los casos, las partes son libres de aceptar o rechazar el acuerdo.
¿Por qué establecer un calendario de pagos?
Establecer un calendario de pagos tiene una serie de ventajas, también para la empresa acreedora.
En primer lugar, un calendario de pagos es una solución eficaz para reducir las pérdidas. Al acordar escalonar los pagos en el tiempo, la empresa se asegura de recibir el pago aunque tarde más tiempo. Además, preserva la relación comercial con el cliente. Esto es aún más importante en caso de dificultades temporales.
Acordar un calendario de pagos también facilita el seguimiento y la anticipación de los pagos. El acuerdo especifica el importe de los pagos y las fechas de vencimiento, lo que permite gestionar eficazmente el seguimiento del expediente, así como el flujo de caja y la gestión contable. La empresa sabe exactamente lo que va a recibir y cuándo, y puede actuar con rapidez si no se respeta el calendario de pagos. Es más, si un cliente incumple el pago después de haber establecido un calendario de pagos, la empresa puede enviar un recordatorio y una notificación formal antes de rescindir el calendario de pagos e iniciar los procedimientos legales de cobro.
¿Cuándo debe establecerse un calendario de pagos?
Un calendario de pagos es una buena solución cuando el cliente atraviesa dificultades temporales, sobre todo si desea continuar su relación comercial posteriormente. En este caso, puedes decidir esperar a que la deuda se haya saldado antes de celebrar nuevos contratos, o reducir las condiciones de pago para futuras transacciones.
El éxito de un calendario de pagos depende de la comunicación y de un compromiso coherente entre las expectativas de la empresa, que desea recuperar el importe de su factura lo antes posible, y la situación financiera de su cliente. Hay que conciliarlas para evitar acordar un plan de pagos que el deudor no pueda cumplir.
¿Cómo elaborar un calendario de pagos eficaz?
Elaborar un calendario de pagos
La ley no establece ninguna formalidad específica para elaborar un calendario de pagos. Sin embargo, por razones prácticas y probatorias, es aconsejable redactar un acuerdo por escrito firmado por ambas partes.
En la práctica, cuanto más claro y preciso sea el contenido del acuerdo, mayores serán las posibilidades de que se respete. Esto limita el riesgo de interpretaciones divergentes y, por tanto, de litigios sobre su aplicación. Por ejemplo, el contenido de un calendario de pagos suele incluir :
- la identidad y los datos de contacto de las partes;
- la naturaleza del impago ;
- las referencias y fechas de las facturas en cuestión;
- el importe total adeudado ;
- la duración del horario ;
- la fecha de pago de los plazos ;
- el importe de los plazos ;
- el importe pendiente después de cada plazo;
- formas de pago aceptadas;
- la fecha ;
- la firma de las partes.
En cuanto a la duración del calendario de pagos, es importante asegurarse de que no supere el plazo de prescripción. En caso de impago, la empresa puede emprender acciones legales para recuperar la deuda.
Buenas prácticas para elaborar un calendario de pagos
Para que el calendario de pagos sea lo más eficaz posible, es aconsejable adoptar las siguientes buenas prácticas:
- prever un pago inicial en efectivo, aunque sea de escasa cuantía, para probar la buena fe del deudor;
- Adaptar la duración del plan de amortización a la capacidad real de pago del deudor;
- incluir cláusulas que permitan la expiración del calendario de pagos en caso de impago y de falta de pago en un plazo de 15 días a partir de la notificación formal. Esto permite exigir el pago íntegro e inmediato del importe pendiente en caso de nuevo impago;
- permitir un seguimiento preciso de los pagos.
Calendarios de pago y gestión de cobros
Por lo tanto, el calendario de pagos desempeña un papel crucial en la gestión de los créditos comerciales. Permite establecer un nuevo calendario de pagos. Es una palanca eficaz para reducir los impagados y las pérdidas potenciales. Por lo tanto, acordar la aplicación de un plan de pagos puede ser útil para una empresa a la hora de preservar su tesorería y su salud financiera, aunque suponga ampliar los plazos de pago y, por lo tanto, sus Días de Ventas Pendientes (DSO). Por ello, para evitar que se sigan alargando los plazos de pago y que aumenten las facturas impagadas, es esencial realizar un seguimiento preciso de los pagos y los recordatorios.
Conclusión
La elaboración de un calendario de pagos bien estructurado limita el riesgo de impago, preserva la tesorería y mantiene las relaciones comerciales con el cliente en dificultades. Así pues, aunque se tarde más en recuperar las sumas adeudadas, el calendario de pagos es una solución eficaz para controlar la tesorería de una empresa y estabilizar su situación financiera. Para una aplicación eficaz y un seguimiento óptimo, recomendamos encarecidamente el uso de un programa informático de cobro de deudas.
