Por definición, el cobro de deudas significa llevar a cabo diversas acciones para obtener el pago de una factura impagada de un deudor. Aunque algunas facturas impagadas se deben a la negligencia del cliente, otras tienen causas más profundas que pueden dificultar el cobro de la deuda por parte de una empresa. Esto plantea la cuestión de cómo recuperar las facturas impagadas.
Esta cuestión es tanto más importante cuanto que tiene un impacto directo en la tesorería de una empresa y, por tanto, en su salud financiera. Por lo tanto, es esencial implantar un procedimiento de gestión de las facturas impagadas. He aquí los pasos clave que hay que seguir si se quiere recuperar impagados con éxito.
Análisis de la situación para recuperar las facturas impagadas
Lo primero que debe hacer si quiere recuperar facturas impagadas de forma eficaz es realizar un análisis en profundidad de sus cuentas por cobrar. Para ello, debe evaluar el alcance de las facturas impagadas en su empresa.
Esto implica un inventario completo del número de facturas impagadas y los importes correspondientes. También es necesario identificar a los clientes afectados por estas facturas impagadas. Para comprender plenamente la situación y desplegar el plan de acción adecuado, tómese el tiempo necesario para analizar las posibles causas de estos retrasos en los pagos. Por ejemplo:
- ¿Son los departamentos de contabilidad menos receptivos durante el verano?
- ¿Han recibido los clientes sus facturas?
- ¿Están las condiciones de pago indicadas de forma clara y destacada en todos los documentos contractuales (contratos, condiciones de venta, presupuestos, facturas)?
Este análisis inicial le permitirá aplicar medidas correctoras en caso necesario y plantearse las distintas estrategias de cobro con mayor claridad. Sin embargo, para evitar que las facturas impagadas se multipliquen y, por tanto, afecten al capital circulante de la empresa, es aconsejable realizar un seguimiento regular del pago de las facturas por parte de los clientes. Si se identifican las facturas impagadas a tiempo, se puede reaccionar con mayor rapidez y eficacia.
¿Cómo cobrar las deudas pendientes? Estrategias de cobro
La primera estrategia para cobrar las deudas de una empresa es establecer una comunicación proactiva con los clientes afectados. Hay que ponerse directamente en contacto con ellos por teléfono o correo electrónico. Durante este intercambio, hay que adoptar una postura firme, sin dejar de ser amable.
El objetivo principal es comprender las razones del impago y encontrar rápidamente una solución amistosa.
Por ejemplo, puede ser posible acordar un plan de reembolso con varios plazos si la capacidad financiera del deudor no le permite pagar la totalidad de la factura inmediatamente. Como parte del proceso amistoso de cobro de deudas, también puede enviar recordatorios y controlar los pagos de forma periódica.
Si una carta recordatoria no tiene éxito, o si no cumple el calendario de pagos, puede enviar un requerimiento formal a su deudor. Entre los diversos procedimientos de cobro de deudas, el requerimiento es el último paso antes de iniciar un procedimiento ejecutivo de cobro de deudas. Dependiendo del importe pendiente y de su relación con el deudor, puede iniciar un procedimiento de cobro:
- requerimiento de pago ;
- cobro simplificado de la deuda a través de un representante judicial;
- requerimiento de pago, con el fin de obtener una orden de ejecución.
En tales casos, es aconsejable recurrir a la ayuda de un profesional para que lleve a cabo los diversos procedimientos de conformidad con el Código de Procedimiento Civil. Otra alternativa es confiar el cobro de las deudas impagadas a una empresa de cobro de deudas.
Esta empresa llevará a cabo en su nombre las diversas acciones de cobro amistoso y, posiblemente, llevará el caso ante los tribunales. A cambio, recibe un porcentaje de las sumas recuperadas en forma de comisión.
Utilice programas informáticos de cobro para recuperar impagados de forma más eficaz.
Técnicas de negociación para cobrar deudas
Las técnicas de negociación no deben pasarse por alto a la hora de cobrar deudas. Son herramientas muy eficaces para obtener el pago de una factura sin tener que recurrir a la vía judicial. Una de las técnicas para recuperar deudas impagadas consiste en negociar con el deudor.
Esto permite mantener la relación comercial con el cliente, al tiempo que se obtiene el pago de la deuda, aunque ello implique fraccionarla en el tiempo o conceder un plazo de pago adicional. Las técnicas de negociación para recuperar deudas impagadas se basan en dos elementos esenciales. En primer lugar, es esencial mantener una actitud positiva y un enfoque profesional. Para conseguirlo, es aconsejable mantenerse objetivo. Esto será mucho más productivo que dejarse llevar por las emociones.
Siendo proactivo y manteniendo el contacto con el deudor moroso, tendrá más posibilidades de recuperar sus deudas impagadas. Por otro lado, para recuperar las deudas impagadas, tiene que escuchar activamente a la persona con la que está tratando. Se trata de una postura específica, porque no se trata de escuchar a la otra persona para responder, sino de escucharla para comprenderla.
No considere las razones aducidas para justificar los impagos como excusas dadas por su deudor, sino como explicaciones a tener en cuenta para encontrar una solución conjunta. Esto le permitirá llegar a un acuerdo satisfactorio con su cliente sin tener que recurrir a técnicas de cobro legales. Manejar las técnicas de negociación también significa ser capaz de explicar claramente las consecuencias de no pagar la factura. Estas pueden ser :
- bloquear la cuenta del cliente, imposibilitando la realización de nuevos pedidos. Esto puede ser muy perjudicial para su negocio;
- la aplicación de intereses y penalizaciones por demora en el pago;
- una reducción de los plazos de pago en el futuro, o incluso la obligación de pagar al contado.
¿Cómo recuperar los impagados? Optimizar los procesos internos
Otra buena práctica para recuperar impagados de forma eficaz es optimizar los procesos internos. Hay varias formas de hacerlo. En primer lugar, puede optimizar los procesos de cobro automatizando las siguientes acciones.
El software de cobro detecta automáticamente las deudas impagadas y envía cartas recordatorias.
Del mismo modo, el archivo se actualiza a medida que recibe los pagos. Para identificar fácilmente las facturas impagadas, también puede establecer un sistema de seguimiento como las cartas contables. Esto no sólo te ahorra tiempo, sino que también te hace más eficiente al ser altamente receptivo.
Esto aumenta sus posibilidades de reducir los plazos de pago de los impagados y, por tanto, de optimizar sus necesidades de capital circulante (WCR). Además, su personal de cobros puede concentrarse en los casos más complejos.
A modo de ejemplo, CashOnTime es una solución completa, editada por DIMO Software, que estructura la gestión de los créditos desde la automatización del tratamiento de los pagos hasta el cobro de las deudas. La gestión de créditos, el cobro de deudas, los litigios y las soluciones de letras son el núcleo de este software de cobro.
Además, para optimizar los procedimientos internos de cobro, es necesario formar a los equipos en las mejores prácticas. Esto se aplica no sólo al departamento de contabilidad, sino también al personal de ventas. En efecto, la política de cobro se aplica desde el momento en que se negocian los contratos, en particular las normas aplicables a las condiciones de pago de los clientes. La formación del personal también implica familiarizarse con herramientas como los programas informáticos de cobro de deudas, para que puedan sacarles el máximo partido.
Conclusión
La recuperación de las deudas impagadas es crucial para la salud financiera de una empresa. Para cobrar las deudas con eficacia, es esencial adoptar estrategias de cobro eficaces.
Esto implica desarrollar las capacidades de negociación de los equipos responsables del seguimiento de las deudas pendientes, así como optimizar los procesos internos. La combinación de estas buenas prácticas permite a los acreedores recuperar la gran mayoría de las deudas impagadas y reducir el riesgo de impago en el futuro.
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