El cobro de deudas es un aspecto esencial de la gestión financiera de una empresa. Consiste en procedimientos que permiten a un acreedor obtener el pago de un deudor moroso. En términos prácticos, el cobro de deudas significa que una empresa no tiene que sufrir presiones de tesorería debido a la morosidad, o incluso pérdidas significativas. Por lo tanto, la aplicación de un procedimiento eficaz de cobro de deudas preserva la salud financiera de la empresa. Descubra los distintos métodos y estrategias que puede aplicar para beneficiarse de las ventajas del cobro de deudas.
Diferentes tipos de cuentas por cobrar
En primer lugar, conviene recordar que existen diferentes tipos de deudas. En función del tipo de reclamación, los procedimientos de cobro pueden variar.
Las deudas comerciales, por ejemplo, son deudas entre un acreedor y un deudor que son comerciantes. Es esencial que exista un documento escrito. Suele ser una factura o una letra de cambio.
Las deudas personales, en cambio, son deudas contraídas por un particular a título personal con una empresa, por ejemplo. Estas deudas pueden contraerse para las necesidades cotidianas o para llevar a cabo un proyecto personal. Por lo tanto, difieren de las deudas empresariales.
También existen los créditos fiscales, que se refieren a los créditos de la empresa con el fisco francés. Es el caso, por ejemplo, de un crédito de IVA o de un pago en exceso de cotizaciones sociales o del impuesto de sociedades. A la inversa, los créditos fiscales pueden deberse al Tesoro si la empresa tiene una deuda fiscal con él.
Por último, los créditos bancarios son derechos de crédito que tiene la entidad bancaria frente a un deudor, la empresa. Pueden corresponder a un descubierto o a un préstamo bancario a corto, medio o largo plazo.
Resumen de los distintos tipos de títulos de crédito:
| Créditos comerciales | Vincula a un acreedor y a un deudor que sean comerciantes |
|---|---|
| Créditos personales | Deudas contraídas personalmente con una empresa |
| Créditos fiscales | Créditos de las empresas al Tesoro francés |
| Créditos bancarios | Créditos del banco contra la empresa |
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¿Cómo funciona el cobro de deudas?
El procedimiento de cobro de deudas sigue varias etapas:
- análisis de la deuda ;
- comunicación con el deudor ;
- notificación formal ;
- cobro amistoso ;
- cobro judicial si es necesario;
- liquidación de la deuda.
El primer paso para cobrar una deuda es analizarla. Para reclamar el pago, hay que asegurarse de que la deuda es cierta, líquida y exigible. Esto significa, entre otras cosas, que ha vencido el plazo de pago concedido al cliente. Por tanto, la factura está vencida.
Cuando se advierte un impago, lo primero que hay que hacer es ponerse en contacto con el deudor. Puede ser que la transferencia acabe de emitirse o que el deudor simplemente se haya olvidado. Los recordatorios al deudor pueden enviarse por teléfono, correo electrónico, SMS o correo postal.
Si el deudor no responde al recordatorio o no paga la factura, puede enviarle un requerimiento formal de pago. Esta carta oficial, enviada por correo certificado con acuse de recibo, exige al deudor que pague en un plazo determinado, normalmente 15 días. En el requerimiento formal se especifica que si el deudor no paga, la empresa puede iniciar un procedimiento judicial de cobro, similar al de un requerimiento de pago.
Es importante señalar que el requerimiento es el punto de partida para calcular los intereses de demora adeudados por el deudor.
Hay varios resultados posibles
- el deudor paga dentro del plazo especificado en el requerimiento: se cierra el litigio;
- el deudor no paga en el plazo especificado en el requerimiento, pero pide que se ajuste la deuda: entonces puede iniciarse un procedimiento amistoso de cobro, bien mediante un acuerdo entre las partes, bien mediante un procedimiento oficial como la conciliación o un mandato ad hoc;
- el deudor guarda silencio o no propone una solución en el plazo fijado en el requerimiento: el acreedor puede solicitar la apertura de un procedimiento judicial de cobro de la deuda, con el fin de obtener un título ejecutivo contra el deudor.
Técnicas de cobro de deudas
Para obtener el pago de sus créditos, la empresa dispone de varias técnicas de cobro:
- recordatorios telefónicos ;
- cartas recordatorias ;
- negociaciones y acuerdos
- utilización de una agencia de cobros
- contratación de un abogado especializado.
Recordatorios telefónicos
Los recordatorios telefónicos son sin duda la forma más rápida y sencilla de ponerse en contacto con un cliente cuya factura ha vencido.
Los recordatorios telefónicos ayudan a mantener la comunicación y la relación comercial, sobre todo en un primer momento. De hecho, en el momento del primer recordatorio, el acreedor desconoce las causas del retraso. Por lo tanto, es necesario disponer de toda la información para decidir qué medidas tomar a continuación.
Sin embargo, una simple llamada telefónica puede ser todo lo que se necesita para subsanar un descuido o un retraso en la tramitación por parte del departamento de contabilidad.
Cartas recordatorias
Una carta de reclamación es una forma más formal de exigir el pago de una factura impagada. Facilita la prueba en caso de que el litigio tenga que llevarse ante un juez más adelante.
Puede enviarse por correo electrónico o por correo ordinario.
El contenido es sencillo y cordial. El objetivo es recordar al cliente el retraso en el pago y pedirle que ponga remedio a la situación lo antes posible.
También en este caso, el objetivo es preservar la relación comercial. No obstante, es posible especificar en la carta recordatoria que, a falta de pago de la factura vencida, no se podrán hacer nuevos pedidos.
La empresa acreedora puede enviar una o dos cartas de recordatorio si es necesario. Más allá, si el deudor sigue sin cumplir su obligación de pago, es necesario enviar un requerimiento formal.
Negociaciones y acuerdos
Los procedimientos judiciales pueden ser largos y costosos, y suelen poner fin a la relación comercial. Para evitarlo, puede ser aconsejable mantenerse abierto a la negociación para llegar a un acuerdo con el cliente moroso.
Por ejemplo, podría considerar la posibilidad de escalonar los pagos.
En todos los casos, es aconsejable formalizar las propuestas realizadas por escrito, y plasmar el acuerdo en un documento escrito, fechado y firmado por ambas partes. De este modo, si una de las partes incumple, el acuerdo puede rescindirse y reanudarse el procedimiento de pago.
Encargar el cobro a una agencia
Es posible confiar el procedimiento de cobro a una agencia de cobros.
La agencia de cobros es un prestador de servicios vinculado a la empresa acreedora por un acuerdo que especifica, de conformidad con el artículo R214-3 del Código de Procedimiento Civil francés :
- la base y el importe de las sumas adeudadas, con indicación separada de los distintos componentes del crédito o créditos que deben recuperarse del deudor;
- las condiciones de la garantía ofrecida al acreedor contra las consecuencias pecuniarias de la responsabilidad civil contraída como consecuencia de la actividad de cobro de deudas;
- las condiciones de determinación de la remuneración a pagar por el acreedor ;
- las condiciones de reembolso de los fondos cobrados por cuenta del acreedor.
A continuación, la agencia de cobros envía las cartas de recordatorio y las notificaciones formales si es necesario.
A cambio, la agencia de cobros recibe una comisión en forma de porcentaje del importe cobrado.
Contratar a un abogado especialista
También es posible confiar el procedimiento de cobro de deudas a un abogado especializado.
Esto puede ser especialmente útil en el caso de deudas importantes, sobre todo cuando la comunicación con el deudor parece haberse roto.
Un abogado especializado en el cobro de deudas no sólo puede negociar y formalizar un acuerdo, sino también emitir una notificación formal de impago, iniciar un requerimiento de pago o emplazar al deudor para que pague.
Buenas prácticas para un cobro de deudas eficaz
Para evitar y optimizar su proceso interno de cobro de deudas, le aconsejamos que adopte las siguientes buenas prácticas:
- vigilar el comportamiento de pago de los clientes;
- supervisar periódicamente las cuentas de los clientes
- facturación clara y precisa
- establecer condiciones de pago
- aplicar una política de cobro;
- utilizar programas informáticos de cobro de deudas.
Controlar el comportamiento de pago del cliente
La mejor forma de evitar impagos es controlar el riesgo del cliente desde la fase de negociación del contrato. Esto significa controlar el comportamiento de pago de los clientes incluso antes de que firmen un contrato con su empresa.
En la práctica, esto significa comprobar la solvencia de sus futuros clientes.
Para ello, puede consultar diversas fuentes de información. Las principales fuentes incluyen informes de crédito proporcionados por agencias especializadas, referencias comerciales de otras empresas, búsquedas en línea de comentarios o litigios, registros públicos como la base de datos Sirene, Bodacc y el Registro Nacional de Empresas (RNE), así como redes profesionales e intercambios de información dentro de su sector. Combinando estas fuentes, puede obtener una visión general del historial de pagos, la solvencia y la reputación financiera de un cliente potencial, lo que le permite evaluar el riesgo asociado a una relación comercial.
En este contexto, también merece la pena mencionar los conectores integrados en el software de cobros, que permiten establecer una conexión con proveedores de información financiera y aseguradoras de crédito para acceder a datos actualizados sobre la solvencia de los clientes en tiempo real. Esto mejora el seguimiento del comportamiento de pago, facilita la evaluación de riesgos y ayuda a tomar decisiones informadas a la hora de establecer relaciones comerciales.
Supervise regularmente las cuentas de los clientes
El seguimiento regular de las cuentas por cobrar es un muy buen reflejo cuando se trata de cobros.
Le permite detectar los retrasos en los pagos en una fase temprana, por lo que puede reaccionar rápidamente para evitar que la situación se deteriore.
También es muy útil para analizar el comportamiento de pago de los clientes. Por ejemplo, ¿un cliente determinado tiende a pagar siempre el último día del periodo de pago o se retrasa sistemáticamente?
Este seguimiento no sólo le ayudará a ajustar las condiciones de pago que debe conceder a cada cliente, sino que también animará a sus equipos a estar especialmente atentos a determinados perfiles, sobre todo a la hora de aceptar nuevos pedidos.
Una facturación clara y precisa
Para ser eficaz en caso de impago, necesita un sistema de facturación claro y preciso.
Esto implica varias cosas
- tener unas condiciones de venta bien redactadas que se envíen a cada cliente;
- disponer de un modelo de factura claro
- disponer de un procedimiento preciso de seguimiento de la facturación que facilite la identificación de las facturas impagadas y el procedimiento en curso.
Establecer plazos de pago
En segundo lugar, para limitar la morosidad, es necesario establecer plazos de pago acordes con el perfil de riesgo del cliente. Por ejemplo, un cliente nuevo o que se haya retrasado varias veces tendrá un plazo de pago más corto que un cliente fiel que siempre paga a tiempo.
Además, los plazos de pago concedidos a los clientes deben calibrarse con los plazos de pago que la empresa tiene con sus propios proveedores. Esto reduce la necesidad de capital circulante y garantiza un buen nivel de flujo de caja para la empresa.
Implantar una política de cobros
La política de cobros es un documento escrito que establece las normas aplicables a la gestión de las cuentas por cobrar y la facturación. Generalmente la elabora el Director Financiero (CFO), junto con el gestor de créditos si la empresa dispone de uno.
Esta política debe ser aplicada tanto por los equipos comerciales, sobre todo al negociar las condiciones con los clientes, como por los equipos contables al facturar y controlar los pagos.
Por lo tanto, contribuye a aumentar la eficacia y a implicar a todos los equipos, con el fin de crear una verdadera cultura de tesorería.
Utilizar programas informáticos de cobro
Además, para facilitar la gestión de las facturas vencidas e impagadas, se recomienda encarecidamente el uso de programas inform áticos de cobro de deudas.
Este tipo de software no sólo realiza un seguimiento del estado de las facturas, sino que también puede automatizarse, de modo que las cartas recordatorias y los avisos formales se envíen automáticamente. De este modo, el personal puede concentrarse en los casos más complejos. Estas funciones también ofrecen un valor añadido en términos de seguimiento y gestión de riesgos. Al supervisar de cerca el estado de las facturas y automatizar los recordatorios de pago, el software permite la detección precoz de la morosidad y la identificación de los clientes de riesgo. Esto permite a los equipos de recobro tomar medidas proactivas para minimizar el riesgo de impago y aplicar estrategias adecuadas para recuperar las cuentas por cobrar.
Además, si participa en licitaciones y firma contratos públicos, su software de cobro debe ser compatible con la plataforma Chorus Pro. Este portal en línea le permite transmitir sus facturas electrónicas a las administraciones públicas. Al conectar su software de cobros a Chorus Pro, puede supervisar el estado de sus facturas en tiempo real, identificar los cobros pendientes y reclamarlos directamente desde el software.
Esto es aún más importante, dados los cambios normativos actualmente en curso y aplicables a partir de julio de 2024, para elegir una solución de cobros capaz de conectarse a Plataformas de Desmaterialización de Socios (PDP) o al Portal Público de Facturación (PPF). Su software de cobro debe ser capaz de seguir el ritmo de estos avances técnicos.
Por ejemplo, CashOnTime es una solución completa, editada por DIMO Software, que estructura la gestión de cobros desde la automatización del tratamiento de los pagos hasta el cobro de las deudas. Las soluciones de gestión de créditos, cobro, litigios y letras son el núcleo de este software de cobro.
Ninguna empresa puede permitirse pasar por alto el cobro de deudas, o arriesgarse a poner en peligro su salud financiera. Por eso hay que seguir escrupulosamente las distintas etapas del proceso de cobro. Adoptando ciertas buenas prácticas, una empresa no sólo puede mejorar sus procedimientos de cobro, sino también reducir las pérdidas y mejorar la tesorería.
