El cobro de deudas es una actividad estratégica para las empresas. Es vital mantener el número y el valor de las facturas impagadas lo más bajo posible, para no crear un déficit de tesorería o incluso una crisis de liquidez. La salud financiera de la empresa, y por tanto su futuro, dependen de ello.
Pero el proceso de cobro de deudas puede ser complejo y llevar mucho tiempo a los empleados que tienen que gestionarlo manualmente. Por eso hay 8 señales que indican que ha llegado el momento de que tu empresa opte por la automatización del cobro de deudas. Le diremos cómo identificarlas y le explicaremos las ventajas prácticas de una solución automatizada de cobro de deudas.
¿Por qué la automatización del cobro de deudas se está convirtiendo en una prioridad para las empresas?
El cobro automatizado de deudas es una parte esencial de la gestión eficaz de los créditos vencidos. De hecho, dada la importancia del proceso de cobro de deudas para una empresa, esta no puede permitirse no optimizar sus procesos en este ámbito.
Para garantizar su supervivencia a largo plazo, las empresas deben asegurarse de que siguen siendo competitivas adoptando las herramientas adecuadas para impulsar sus ventas y el rendimiento de su gestión financiera. Con un aumento significativo de los impagados como consecuencia de la actual coyuntura económica, las empresas necesitan mantener un estricto control de su tesorería.
Además, una buena gestión de los impagados garantiza una reducción significativa de los déficits de tesorería debidos a los flujos entrantes. Esto es tanto más importante cuanto que está demostrado que la capacidad de reacción es la clave de un cobro rápido de las deudas.
Estos grandes retos para la empresa no son compatibles con la gestión manual del cobro de deudas, que se traduce en plazos de tramitación más largos, errores, falta de seguimiento de los expedientes y ausencia de cuadros de mando actualizados en tiempo real.
¿Cuáles son las señales de que ha llegado el momento de pasar a la automatización del cobro de deudas?
Si se está preguntando si es el momento adecuado para que su empresa dé el paso a la automatización del cobro de deudas, aquí tiene las 8 señales a las que debe prestar atención:
- un aumento del volumen de créditos a procesar ;
- falta de visibilidad sobre la situación de los créditos y seguimiento ineficaz ;
- dificultades para priorizar las acciones de recaudación;
- la morosidad recurrente y la compleja gestión de los recordatorios;
- errores frecuentes en el tratamiento de los cobros y pagos ;
- dificultades para cumplir los plazos de cobro y generar informes fiables;
- la ausencia de datos actualizados en tiempo real ;
- problemas de coordinación con otros departamentos, en particular con el departamento de ventas y el director financiero.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar el cobro de deudas?
Para remediar estos problemas, puede establecer un proceso automatizado de cobro de deudas.
En primer lugar, la automatización del cobro de deudas ahorra tiempo en la gestión de casos y aumenta la productividad. Este proceso elimina tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, lo que permite a los equipos concentrarse en acciones de cobro más complejas.
Los equipos tienen visibilidad en tiempo real del estado de los expedientes y, en particular, de los pagos registrados, lo que evita errores de recordatorio inoportunos o errores en el cálculo del importe total adeudado, por ejemplo. En consecuencia, la automatización del cobro de deudas contribuye a optimizar las relaciones con los clientes. Esto es tanto más cierto cuanto que es posible personalizar las acciones de cobro en función del perfil del cliente. Esto significa que puede planificar diferentes escenarios en función del saldo pendiente del cliente, la duración de la relación, etc.
Todo ello contribuye a aumentar el índice de cobro, ya que los recordatorios son más eficaces.
La automatización del cobro de deudas también facilita la priorización de las acciones de cobro. Los equipos pueden identificar fácilmente los expedientes con las mayores deudas pendientes o las facturas impagadas más antiguas. A continuación, pueden emprender las acciones de cobro adecuadas para evitar que las facturas prescriban y, por tanto, causen pérdidas a la empresa.
Además, la automatización del proceso de cobro de deudas facilita la coordinación entre los distintos departamentos. Por ejemplo, el comercial responsable de un cliente cuya factura ha entrado en mora recibe una notificación. A continuación, puede ponerse en contacto con el cliente para conocer los motivos del retraso y tener en cuenta la situación a la hora de negociar las condiciones de pago del siguiente contrato.
Por último, la automatización del cobro de deudas permite acceder a datos actualizados en tiempo real. El cuadro de mandos y los indicadores clave de rendimiento que muestra son fiables y reflejan la realidad de la empresa en cada momento. El Director Financiero y los altos directivos pueden así tomar las decisiones correctas.
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¿Cómo puede prepararse para el cobro automatizado de deudas?
Para facilitar la gestión del cambio y la implantación de la recogida automatizada, es aconsejable :
- designar y formar un equipo de proyecto ;
- evaluar las necesidades y los recursos de la empresa para una transición eficaz ;
- identificar las soluciones disponibles ;
- elija el software de recogida que mejor se adapte a sus necesidades;
- Formar al equipo de contabilidad y al personal de ventas en las nuevas herramientas y procesos.
Conclusión
Muchas empresas se enfrentan a un repunte de los impagados y necesitan adaptarse a la creciente complejidad de los recordatorios. Automatizar este proceso con un software de cobro de deudas ahorra tiempo, mejora la precisión de las acciones emprendidas y permite supervisar los casos en tiempo real. Sin embargo, para que la automatización del cobro de deudas sea un éxito, es importante estar bien preparado a la hora de implantar la solución de cobro elegida.
