Las deudas impagadas de los clientes deben tratarse con rapidez, eficacia y de forma que se preserve la relación con el cliente. Por tanto, es esencial encontrar el equilibrio adecuado entre los intereses financieros y comerciales de la empresa. Pero la identificación de las facturas vencidas, su priorización, el envío de recordatorios y requerimientos, el seguimiento de los pagos, etc., consumen mucho tiempo a los equipos.
Además, este procesamiento manual es fuente de numerosos errores humanos. En consecuencia, el cobro de deudas tradicional y manual genera verdaderos costes ocultos para las empresas, tanto en términos de tiempo como de dinero. Y es la tesorería de la empresa la que se resiente. El cobro manual de deudas hace que las empresas pierdan muchas oportunidades de gestionar sus finanzas. Le explicaremos por qué el cobro manual de deudas le cuesta más de lo que parece y le propondremos algunas soluciones prácticas.
¿Cuáles son los costes ocultos del cobro manual de deudas?
El primer coste oculto del cobro manual de deudas es, sin duda, el tiempo. Esto incluye, por un lado, el tiempo necesario para formar a los equipos en técnicas de cobro y, por otro, el tiempo dedicado a gestionar las deudas impagadas. Estas tareas pueden consumir mucho tiempo a los empleados, que tienen que :
- identificar las facturas impagadas;
- Utilizar el balance del envejecimiento para definir las prioridades;
- hacer llamadas de seguimiento;
- redacción y envío de recordatorios por correo electrónico y postal, incluido el cálculo de intereses de demora y sanciones;
- redactar y enviar recordatorios, actualizar los extractos de los importes adeudados ;
- supervisar periódicamente los expedientes para registrar los pagos o remitirlos al cobro judicial;
- suministrar los documentos necesarios (contratos, ofertas, órdenes de compra, facturas, recordatorios, notificaciones formales, etc.);
- supervisar el progreso de la recuperación por parte del representante judicial ;
- etc.
Otra gran desventaja del cobro manual de deudas son los costes que conlleva. Entre ellos se incluyen los costes de formación del equipo, así como los costes de comunicación, como las llamadas telefónicas y el franqueo, especialmente el correo certificado.
Como resultado, el cobro manual de deudas tiene un impacto negativo directo en la productividad de las empresas.
La ineficacia del cobro tradicional de deudas
El cobro tradicional de deudas, que generalmente adopta la forma de una hoja de cálculo Excel, tiene muchas limitaciones.
En primer lugar, este tipo de proceso de cobro de deudas no permite un seguimiento sistemático de los casos, con alertas para hacer un seguimiento con el cliente, por ejemplo, o para remitir el caso al comisario judicial o a una empresa de cobro de deudas. Tampoco permite conocer el estado de los créditos.
Esto también tiene consecuencias para la gestión financiera de la empresa. El gerente, el director financiero y el contable no disponen de las herramientas de análisis necesarias para conocer la situación de los créditos comerciales. Por no hablar de que los datos no se actualizan en tiempo real. Esta falta de cuadro de mandos dificulta especialmente la gestión de la tesorería y la optimización del proceso de cobro.
Además, este método manual no puede gestionar eficazmente un gran volumen de derechos de cobro. También da lugar a errores evitables en el procesamiento de las cuentas por cobrar.
Además de la ineficacia del cobro manual de deudas, también tiene un gran impacto en el flujo de caja de una empresa.
¿Qué impacto tiene el cobro manual de deudas en la tesorería?
La ausencia de un proceso de cobro optimizado y de herramientas adecuadas tiene una serie de consecuencias para la tesorería de una empresa.
Como consecuencia, se tarda más en hacer frente a las deudas impagadas y las entradas de efectivo previstas tardan en materializarse. Esto puede provocar importantes tensiones de tesorería.
También hace que la previsibilidad del flujo de caja sea más compleja y puede dar lugar a decisiones costosas para la empresa. Por ejemplo, el directivo puede recurrir a soluciones de financiación a corto plazo que suelen ser costosas, aunque se puedan evitar.
Por otra parte, los déficits de tesorería pueden reducir el capital circulante y aumentar las necesidades de capital circulante (WCR), limitando así las perspectivas de crecimiento de la empresa.
¿Cuáles son las ventajas del cobro automatizado de deudas?
Para superar las limitaciones del cobro manual de deudas, puede recurrir a una solución de cobro automatizado. El uso de software de cobro le permite automatizar el proceso de cobro para :
- reducir el tiempo que dedican los equipos a los cobros;
- un mejor seguimiento y una gestión precisa de los créditos en tiempo real;
- facilitar la priorización de las acciones de recogida;
- mejorar el índice de recaudación ;
- normalizar y optimizar el proceso de recogida;
- analizar los datos para tomar mejores decisiones ;
- beneficiarse de una mejor coordinación con otros departamentos de la empresa.
Conclusion
El cobro manual de deudas genera importantes costes ocultos en términos de tiempo y dinero. En cambio, la automatización del proceso optimiza el cobro y reduce los costes. La consecuencia directa de un cobro eficaz es la mejora de la tesorería y la productividad. Además, es importante adoptar soluciones modernas para seguir siendo competitivo en el mercado.
