| ¿Qué es el cobro de deudas? | El cobro de deudas es un conjunto de pasos que da un acreedor para obtener del deudor el pago de una factura impagada. |
| ¿Por qué gestionar tus derechos de cobro? | Una buena gestión de los créditos de tu empresa es esencial para una buena gestión financiera, especialmente del flujo de caja. |
| ¿Qué técnicas de recuperación existen? | Hay dos tipos principales de técnicas de cobro: el cobro amistoso y el cobro judicial. |
| ¿Qué créditos se pueden cobrar? | Para iniciar un procedimiento de cobro, la deuda debe ser cierta, líquida y exigible. |
El cobro de deudas desempeña un papel clave en la gestión financiera de una empresa. Una gestión eficaz de los cobros es vital para la estabilidad financiera, y en particular para la gestión del flujo de caja. Para conseguirlo, es esencial controlar el rendimiento de tu estrategia de cobro. El análisis de los KPI es un paso esencial en la gestión de las cuentas por cobrar. Por eso te invitamos a descubrir qué indicadores son esenciales para controlar el cobro de deudas, así como las herramientas y mejores prácticas que debes adoptar.
Los fundamentos del cobro de deudas
Antes de examinar en detalle los indicadores clave que debes seguir para cobrar los créditos de tu empresa, es esencial que tengas en cuenta todos los pasos que intervienen en el proceso de cobro. Esto es lo que necesitas saber
- identificar las facturas vencidas;
- realizar el primer recordatorio al cliente, ya sea por teléfono, correo electrónico o carta;
- enviar a tu cliente una notificación formal por correo certificado con acuse de recibo;
- tomar la decisión de remitir el caso al cobro judicial si el cliente no responde;
- iniciar procedimientos legales de cobro de deudas, dependiendo de la situación (requerimiento de pago, cobro de pequeña cuantía, requerimiento provisional, etc.).
Es esencial seguir todos estos pasos para optimizar el cobro de deudas. Las facturas impagadas de los clientes tienen un impacto directo en el flujo de caja de una empresa, ya que no se realizan las entradas de efectivo esperadas. Esto, a su vez, puede provocar un déficit de tesorería, que a su vez puede provocar un déficit de tesorería, que a su vez puede provocar una suspensión de pagos.
Es más, es muy importante tener un buen proceso de cobro para evitar cualquier riesgo de que una deuda prescriba. Esto impediría a la empresa emprender acciones legales contra el deudor alegando que la deuda se ha extinguido legalmente.
Por último, pero no por ello menos importante, tener un proceso de cobro eficaz y bien construido ayuda a preservar la relación comercial con los clientes, incluso en caso de dificultades.
Teniendo en cuenta estos factores, la gestión de las cuentas por cobrar es imprescindible para cualquier empresa. Tiene que ser capaz de evaluar el rendimiento de sus procesos de cobro, identificar los puntos fuertes y débiles, y tomar medidas correctoras cuando sea necesario. Para llevar a cabo este análisis, es esencial referirse a determinados KPI.
KPI clave para el cobro de deudas
Los principales indicadores que hay que controlar para evaluar una buena gestión de las cuentas por cobrar son :
- DSO (Días de ventas pendientes) ;
- balance de sumas y saldos antiguo ;
- previsiones de cobro ;
Índice de eficacia en el cobro (IEC); - tasa de recuperación;
índice de litigiosidad - índice de vida media de los derechos de cobro;
- coste de cobro por crédito.
Días de ventas pendientes (DSO)
Los días de ventas pendientes (DSO ) son un indicador esencial en la gestión de las cuentas a cobrar. Mide el número medio de días entre la emisión de la factura y el pago.
Como resultado, el DSO incluye tanto las facturas pagadas a tiempo como las pagadas con retraso. Conocer el DSO de tu empresa te permite estimar tus necesidades de capital circulante (WCR). De hecho, cuanto mayor sea el WCR, mayor será el riesgo de que la empresa necesite anticipos de tesorería para pagar sus propios gastos, y viceversa. Por eso el objetivo es reducir al máximo el DSO. Una forma de conseguirlo es introducir plazos de pago contractuales más cortos.
Para calcular el DSO , puedes utilizar una de las siguientes fórmulas:
- fórmula para calcular el DSO utilizando el método contable: cuentas a cobrar (IVA incluido) de un periodo / ventas (IVA incluido) del mismo periodo X número de días del periodo.
- fórmula para calcular el DSO utilizando el método de agotamiento: cuentas a cobrar (IVA incl.) – ventas (IVA incl.) del mes M – ventas (IVA incl.) del mes M-1… hasta agotar el saldo de clientes.
La escala de antigüedad
El baremo de antigüedad es una tabla que enumera todos los créditos vencidos de los clientes e indica la duración del retraso por categorías:
- menos de 30 días de retraso ;
- entre 31 y 60 días de retraso
- entre 61 y 90 días de retraso
- más de 90 días de retraso.
Este indicador es muy útil para controlar el pago de las facturas, pero también para establecer prioridades de reclamación. Cuanto más se retrasen los cobros, más urgente será la necesidad de reclamar. Para evitar que las cuentas a cobrar se retrasen demasiado sin que se tomen medidas, es posible automatizar el cobro utilizando un software de cobro como CashOnTime.
Previsión de cobros en efectivo
A continuación, para la gestión de los cobros, necesitas conocer tus previsiones de tesorería . Esto significa simplemente prever las entradas y salidas de efectivo. Para ello, puedes basarte en tu conocimiento del comportamiento de pago de tus clientes, así como en las herramientas de tesorería a tu disposición.
Índice de Eficacia Recaudatoria (IEC)
El Índice de Eficacia Recaudatoria (IEC) es el acrónimo de Índice de Eficiencia Recaudatoria. Como su nombre indica, mide el rendimiento de tu proceso de cobro de deudas.
Es la relación entre el importe de los créditos pagados y el importe de los créditos pendientes de cobro en un periodo determinado.
Si tu CEI es demasiado bajo, es señal de que necesitas revisar tu política de cobros, y posiblemente la organización de esta actividad dentro de tu empresa, para evitar problemas importantes de tesorería.
Tasas de recuperación
En la gestión de cobros, la fórmula de la tasa de recuperación es la siguiente
Tasa de recuperación = ((importe total pendiente de recuperación a principios de mes – importe pendiente de recuperación) / importe total pendiente de recuperación a principios de mes) x 100
También se conoce como tasa de recuperación. Una tasa de recuperación elevada refleja el buen funcionamiento del proceso de recaudación establecido. El objetivo es acercarse al 100%. Por el contrario, un índice de recuperación bajo indica la necesidad de revisar la organización del cobro, y de concienciar sobre la cultura de caja.
Tasa de litigiosidad
El índice de impugnación corresponde al número de facturas impugnadas en relación con el número total de facturas emitidas en un periodo determinado.
Calcular el índice de impugnación te permite gestionar los litigios de forma proactiva, y optimizar así el cobro.
El objetivo es alcanzar la tasa de impugnación más baja posible, no sólo para garantizar la estabilidad financiera de la empresa, sino también para preservar la confianza de los clientes.
Índice de vida media de los créditos
El índice de vida media de los créditos mide el tiempo medio que se tarda en cobrar un crédito. La empresa debe aspirar al índice más bajo posible, para reducir su DSO.
Gracias a este indicador, la empresa puede optimizar su flujo de caja fomentando cobros más rápidos, incluso en caso de retrasos. Para conseguirlo, es esencial un alto nivel de capacidad de respuesta en cuanto se detecta un retraso en el pago.
Coste de cobro por crédito
El último indicador clave para la gestión de las cuentas por cobrar es el coste de cobro por cuenta por cobrar. Se trata de determinar cuánto cuesta cobrar una deuda. Esto incluye los costes de personal, los honorarios legales y, en su caso, las costas judiciales.
El análisis de los costes asociados al proceso de cobro debe permitir verificar que las acciones emprendidas son rentables para la empresa. De hecho, la empresa debe tratar de reducir los costes de cobro. Para conseguirlo, hay que mejorar la productividad de los equipos de cobro de deudas. Las herramientas específicas, como los programas informáticos de recobro, pueden ser una forma eficaz de mejorar el rendimiento y la eficacia del recobro.
Herramientas de seguimiento de los KPI
El software de gestión de cobros es un aliado inestimable cuando se trata de hacer un seguimiento de los indicadores de rendimiento y optimizar el cobro de deudas. De hecho, este tipo de software te permite aprovechar las ventajas del cobro automatizado, como el ahorro de tiempo, la capacidad de respuesta y el control de costes.
Por otra parte, un software de cobros como CashOnTime te da acceso a cuadros de mando adaptados a tus necesidades. Podrás controlar fácilmente los indicadores clave de rendimiento en tiempo real. Tendrás una visión global de tus KPI de cobro de deudas, lo que te permitirá reaccionar con rapidez y tomar las decisiones estratégicas que necesitas para que tu negocio siga funcionando sin problemas.
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Mejores prácticas para la optimización de los KPI
Por último, para garantizar una gestión eficaz de los cobros, aquí tienes algunas buenas prácticas que debes adoptar:
- analizar regularmente los KPI de cobro ;
- realiza los ajustes necesarios y toma medidas correctivas en función de los resultados observados;
- comunícate eficazmente con los departamentos pertinentes (contabilidad, cobros y ventas).
Conclusión
Una buena gestión de las cuentas por cobrar requiere el análisis de los principales KPI, como el DSO, el balance de sumas pendientes de cobro, las previsiones de cobro, el CEI, el índice de recuperación, el índice de litigios, el índice de vida media de la deuda y el coste de cobro por cuenta por cobrar. Analizar y controlar la información que proporcionan estos KPI es esencial para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar.
