¿Qué es un desembolso?
Un desembolso es una salida de dinero realizada por una empresa para cubrir sus gastos, inversiones o costes financieros. Se diferencia del cobro, que representa dinero entrante.
Una gestión rigurosa de los desembolsos, que incluya una buena gestión del área de clientes, es importante para la pervivencia de una empresa. Los cobros de clientes deben compensar estas salidas financieras para mantener una tesorería sana. Los desembolsos mal anticipados pueden perturbar la continuidad de las actividades y dañar la relación con los proveedores.
¿Cuáles son los distintos tipos de desembolsos?
Los desembolsos en la empresa se distinguen por su naturaleza y su frecuencia. Los gastos corrientes incluyen salarios, suministros y alquileres. Los costes financieros abarcan intereses de préstamos y reembolsos. Las inversiones se refieren a la adquisición de equipos o bienes inmuebles. Estas salidas de dinero pueden ser mensuales, trimestrales, anuales o puntuales según su carácter recurrente u ocasional.
- Desembolsos relacionados con gastos corrientes: salarios, cargas sociales, materias primas, gastos de funcionamiento
- Desembolsos de costes financieros: intereses de préstamos, reembolsos de préstamos, comisiones bancarias
- Desembolsos para inversiones: adquisición de equipos, proyectos de expansión, inmovilizados
- Desembolsos pagados a terceros: pago de facturas de clientes, deudas con proveedores, impuestos y tasas (IVA, CFE)
- Desembolsos recurrentes o variables: alquileres, seguros, gastos de desplazamiento, compras de servicios externos
El proceso de desembolso sigue un procedimiento estructurado. Comienza con la creación de una orden de compra enviada al servicio financiero. Tras la verificación, la factura se valida en coherencia con la orden y la entrega. La autorización del pago se realiza, a menudo, por una persona diferente para garantizar la separación de funciones. El pago se ejecuta por transferencia, cheque o efectivo, y luego se registra en los libros contables.
El papel del desembolso en la gestión de tesorería
Los desembolsos influyen directamente en la tesorería al reducir las disponibilidades. Un desajuste entre los cobros y los desembolsos puede generar tensiones, afectando la capacidad de cumplir las obligaciones. La sincronización de estos flujos es esencial para mantener una tesorería sana.
El plan de tesorería anticipa los flujos financieros integrando los cobros y desembolsos previstos. Es importante desarrollar una cultura del efectivo dentro de la empresa. Permite visualizar las necesidades de financiación e identificar los periodos de tensión. La balance de antigüedad enriquece esta previsión clasificando las cuentas por vencimiento, ofreciendo una visión precisa de los flujos a corto plazo.
Ejemplos de soluciones frente a problemas de tesorería relacionados con un exceso de desembolsos
| Problema | Soluciones |
| Desembolsos superiores a los cobros | Solicitar un factoring para obtener rápidamente las cuentas por cobrar, negociar plazos de pago más largos con los proveedores, recurrir a un crédito de tesorería |
| Tensión de tesorería estacional | Aplazar los pagos importantes en varios meses, posponer las inversiones costosas a periodos de alta liquidez, utilizar un crédito renovable |
| Desembolsos imprevistos | Crear un fondo de reserva, suscribir un seguro para cubrir imprevistos importantes, prever un margen de maniobra en el plan de tesorería |
La gestión de los desembolsos impacta directamente el BFR, que mide el desfase entre los cobros y los desembolsos. Un seguimiento riguroso optimiza esta necesidad de fondos de maniobra.
¿Cómo optimizar la gestión de los desembolsos?
Las estrategias para mejorar la gestión de los desembolsos incluyen la implantación de un presupuesto de tesorería previsional y el seguimiento regular de los flujos financieros. Anticipar las salidas de dinero permite evitar tensiones. El uso de un software de recobro facilita el seguimiento en tiempo real y la detección de desviaciones presupuestarias.
- Software de gestión contable, que ofrece seguimiento en tiempo real de los desembolsos
- Hojas de cálculo Excel para controlar la conformidad de los gastos respecto al presupuesto
- Aplicaciones móviles de gestión financiera para un seguimiento a distancia de los flujos
- Plataformas bancarias en línea para automatizar los pagos recurrentes
- Cuadros de mando financieros para visualizar de un vistazo la situación de los desembolsos
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Negociar con los proveedores mejora la tesorería. Obtener plazos de pago más largos permite conservar las disponibilidades durante más tiempo. Alinear los cobros y desembolsos evita déficits temporales. Una gestión proactiva de las cuentas por cobrar acelera los ingresos, facilitando el pago a tiempo de las deudas a proveedores.
Las obligaciones legales regulan los plazos de pago. Sin acuerdo, se fijan en el día 30 después de la entrega o la prestación. Se aplican penalizaciones en caso de retraso. Un seguimiento riguroso de los flujos financieros garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales y permite evitar sanciones administrativas o financieras.
Los desembolsos influyen directamente en la tesorería de tu empresa. Al anticipar estos flujos mediante un plan previsional y optimizar los pagos con herramientas digitales, conviertes cada salida de dinero en una palanca de estabilidad. Un control riguroso de los desembolsos no sólo protege tu presupuesto: asegura la continuidad de tus proyectos y la tranquilidad de tu futuro financiero.
