Digitalizar el cobro de deudas se ha convertido en una necesidad para las empresas que desean optimizar su proceso de cobro de deudas a los clientes. La digitalización de este proceso no sólo acelera el proceso de cobro y reduce los costes asociados, sino que también anticipa los riesgos y mejora la comunicación con los clientes deudores. Más información sobre los retos y ventajas del cobro digital de deudas.
Contexto del cobro
Gestionar el riesgo de los clientes y, en consecuencia, el proceso de cobro de deudas, es un reto importante para todas las empresas. De hecho, la eficacia del proceso depende de :
- la tesorería de la empresa (gestión de los flujos entrantes) ;
- la gestión financiera y contable de la empresa (pérdidas potenciales y costes de cobro)
- la reputación de la empresa y el mantenimiento de sus relaciones comerciales con los clientes deudores.
En consecuencia, optimizar el cobro de deudas no es sólo una cuestión de establecer un proceso que se centre principalmente en los aspectos legales, y en las soluciones que ofrece la ley para obtener el pago de las deudas impagadas. Hay que poner en marcha toda una estrategia. Esto incluye elaborar una política de cobros clara y sensibilizar a nuestros equipos sobre la cultura del cobro.
Además, los métodos de cobro están evolucionando, para facilitar la actuación de los cobradores y la toma de decisiones estratégicas del Director Financiero (CFO). Una de las principales evoluciones es la digitalización del cobro de deudas, basada en particular en la automatización de las acciones, y la puesta a disposición de cuadros de mando actualizados en tiempo real.
Esto plantea la cuestión de si las empresas deben continuar con el cobro manual, u optar por el cobro automático. Por eso hay que estudiar las ventajas de la digitalización en el cobro de deudas.
¿Cuáles son las ventajas del cobro digital de deudas?
La primera ventaja del cobro digital es la posibilidad de automatizar los recordatorios a los clientes. De hecho, este nuevo enfoque te permite configurar el envío de recordatorios una vez transcurrido un determinado periodo de tiempo tras la fecha de vencimiento de una factura. Cuanto más reactivo seas en caso de morosidad, mayores serán tus posibilidades de obtener el pago en un plazo breve. Ideal para optimizar tu DSO.
Además, también tienes la opción de programar recordatorios unos días antes del vencimiento de la factura, para que tus clientes no se olviden de realizar el pago. Una forma estupenda de reducir el riesgo de morosidad.
En segundo lugar, la digitalización de los cobros te permite controlar el rendimiento en tiempo real. Gracias a los cuadros de mando, puedes consultar rápida y fácilmente tus KPI (indicadores clave de rendimiento). DSO, tasa de cobro, tasa de litigios, etc. Todo está al alcance de un clic. Esto te da acceso a datos fiables, para que puedas tomar las decisiones que necesitas para ajustar tu política de cobros, y tomar medidas correctivas si es necesario.
El cobro de deudas digitalizado también te permite analizar el comportamiento de pago de tus clientes, tanto global como individualmente. Esto te permite identificar patrones y perfiles de clientes, y así segmentar tu cartera de clientes con vistas a adaptar las condiciones de pago (sobre todo los plazos de pago) y cualquier recordatorio en caso de retraso en el pago.
También es una oportunidad para crear una plataforma de pago online que facilite a los clientes el pago de sus facturas. La experiencia del cliente es un punto que no debes pasar por alto al optimizar este proceso, ya que contribuye a mantener una buena relación con tus clientes. De hecho, al eliminar los puntos de fricción que pueden llevar a los clientes a retrasar el pago, aumentas las posibilidades de que las facturas se paguen a tiempo. También facilitas el pago de las facturas vencidas.
Además, adoptar este enfoque facilita la colaboración entre los distintos equipos de la empresa. Vendedores, contables y cobradores tienen acceso a la información actualizada que necesitan, y pueden discutir la mejor estrategia a adoptar para cada cliente.
Software de cobro para digitalizar tus procesos
La principal herramienta para digitalizar el cobro de deudas es, sin duda, el software de cobros . Esta herramienta digital es un verdadero activo para optimizar el proceso de cobro. Ofrece una serie de ventajas.
En primer lugar, un software de cobros como CashOnTime ofrece una amplia gama de funciones, entre ellas
- automatización de los recordatorios a tus clientes
- segmentación de perfiles de clientes
- cuadros de mando personalizables ;
- cartas contables ;
- seguimiento de litigios ;
- etc.
También puede ofrecer pago online para facilitar a tus clientes el pago de sus facturas. Y lo que es más, puede enlazar con los riesgos de los seguros.
Por tanto, implantar un software de cobros es la forma ideal de centrarse en la gestión de las cuentas por cobrar y los litigios, y mejorar así el flujo de caja y el rendimiento empresarial en este ámbito.
Descubre las funciones de nuestro software de recogida.
¿Cuáles son las mejores prácticas para el éxito de la digitalización?
Por último, para garantizar el éxito de la implantación de la gestión digital de cobros en tu empresa, debes tener en cuenta lo siguiente
- analizar previamente tus necesidades, para poder elegir la mejor solución para ti
- cualificar tus datos para que tu proceso sea más fiable ;
- implicar al Departamento de Sistemas de Información (DSI ) para asegurarte de que la solución elegida es compatible con las soluciones existentes
- implica a los usuarios finales, ya que son ellos los que tendrán que utilizar el software de recogida a diario;
- formar a los equipos para que se familiaricen con la herramienta y le saquen el máximo partido.
Conclusión
Digitalizar el cobro de deudas ahorra tiempo y optimiza el proceso de cobro. En concreto, la implantación de un software de cobro de deudas te proporciona un mayor control sobre todo el proceso, desde el envío de recordatorios hasta la gestión de litigios y el análisis del rendimiento del cobro. Todo ello, para ayudarte a gestionar tus cuentas por cobrar y mejorar el flujo de caja de tu empresa.
