Una deuda vencida es una deuda cuyo pago ha vencido pero que no se ha abonado en el plazo previsto. La gestión de los créditos vencidos es esencial para cualquier empresa, ya que tiene un impacto directo en el flujo de caja. Esto se debe a que los flujos de entrada previstos no llegan a tiempo, lo que puede dar lugar a importantes déficits de tesorería, o incluso a tensiones de tesorería que pueden provocar dificultades de pago. En consecuencia, el tratamiento de los créditos vencidos debe ser muy ágil.
Por eso es vital contar con un proceso bien establecido para gestionar los impagados que comience con un recordatorio al cliente, antes de tomar medidas más correctivas si es necesario, como emitir una notificación formal de impago. A continuación analizamos el funcionamiento de los impagados, sus procedimientos y las posibles soluciones para optimizar su gestión.
¿Qué es una deuda vencida?
Por definición, una deuda vencida es una deuda de un cliente cuyo importe vence y es pagadero una vez transcurrida la fecha de pago prevista. En la práctica, una deuda vencida es una factura cuyo plazo de pago ha vencido y que no ha sido abonada. Existe, por tanto, un retraso en el pago.
Una deuda vencida es, por tanto, distinta de una deuda exigible. Una deuda vencida es una deuda que tiene el cliente, pero cuya fecha de pago aún no ha pasado. Por lo tanto, no hay retraso en el pago.
Es importante tener en cuenta que, para una misma deuda, puede haber una parte vencida y otra vencida. Es el caso, por ejemplo, de un préstamo bancario. Las cuotas no pagadas a tiempo, incluidos los intereses, constituyen una deuda vencida, mientras que el capital pendiente es una deuda exigible. Si, como consecuencia de una acumulación de retrasos en los pagos, el banco cancela el préstamo, todo el préstamo es exigible. El capital pendiente que se adeudaba es ahora exigible. Lo mismo ocurre en caso de liquidación forzosa.
Otro ejemplo es una factura. Si la factura tiene como fecha límite de pago el 15 de enero, después de esta fecha la deuda es exigible si el cliente no ha pagado. En cambio, antes de esta fecha, la deuda es exigible.
¿Cuál es el proceso de gestión de los créditos vencidos?
La gestión de los créditos vencidos entra en el ámbito del cobro de deudas. Ahora que la factura está vencida, la empresa debe hacer todo lo posible para recuperar el importe adeudado por el cliente lo antes posible, preservando la relación comercial si es posible. Para ello, es aconsejable proceder por etapas:
- Recuérdeselo al cliente por correo electrónico o por teléfono. En muchos casos, el procedimiento se detendrá en esta fase. Por ejemplo, si el cliente simplemente ha olvidado pagar. Si la factura no se ha pagado, puede pasar a la siguiente fase.
- Envíe una carta recordatoria por correo electrónico o postal. Esta vez, el contenido es más firme, con un recordatorio detallado de la información de la factura y la fecha de pago prevista inicialmente.
- Envíe una carta de emplazamiento si persiste el impago. Esta es la última etapa del proceso amistoso de cobro de deudas. Una vez transcurrido el plazo de regularización mencionado en el requerimiento (generalmente 15 días), puede iniciar un procedimiento de cobro forzoso, como un requerimiento de pago o un requerimiento de pago.
Si observamos las etapas del proceso de gestión de los créditos vencidos, veremos la importancia de mantener la comunicación con el deudor. Las razones del impago pueden ser muchas y variadas. Además, una buena comunicación con el deudor facilita y acelera el cobro de las cantidades adeudadas.
¿Qué impacto tienen los créditos vencidos en la gestión de una empresa?
Los créditos comerciales vencidos tienen un impacto directo en la gestión de tesorería de una empresa. Los cobros previstos no se reciben en la fecha acordada. Esto puede provocar déficits de tesorería, ya que la cantidad de efectivo disponible no es la prevista. Si se acumulan los créditos vencidos, la empresa puede enfrentarse a presiones de tesorería y, en última instancia, a dificultades de pago por falta de liquidez. Es más, si la empresa entra en mora, puede incurrir en gastos de demora y sanciones. Por último, los créditos vencidos repercuten en los indicadores financieros de la empresa, como el DSO, la tasa de morosidad y el balance de comprobación de la antigüedad.
En consecuencia, los créditos vencidos afectan a la salud financiera de la empresa.
Esta situación también puede provocar dificultades con los proveedores cuyas facturas no se pagan o se pagan con retraso.
¿Cuáles son las soluciones y las mejores prácticas para gestionar los impagados?
Para reducir el número y el importe de los créditos vencidos, las empresas pueden adoptar una serie de buenas prácticas. Es bueno saberlo:
- aplicar una política precisa de cobro de deudas;
- formar a los equipos en los procedimientos de recogida;
- disponer de un sistema de alerta en cuanto se produce un impago;
- envíe el primer recordatorio muy poco después de la fecha de vencimiento;
- disponer de una herramienta de seguimiento y gestión vinculada al programa informático de facturación;
- Negociar las condiciones de pago con el cliente y, en su caso, establecer un calendario de pagos.
El uso de un software de cobro de deudas también es muy recomendable para optimizar la gestión de los créditos vencidos. Un software como CashOnTime no solo le avisa cuando una factura está vencida, sino que también le permite emprender las acciones de cobro necesarias y supervisar el expediente en tiempo real. Los cuadros de mando facilitan la gestión de los impagados y, por tanto, de la tesorería.
Conclusión
Para proteger la salud financiera de una empresa es esencial conocer a fondo el concepto de créditos vencidos y el impacto que puede tener en ella. Hay que ser reactivo y eficaz a la hora de gestionar los impagados. La gestión proactiva de los créditos vencidos permite limitar sus consecuencias negativas. Adoptar una política de crédito y cobro precisa y utilizar programas informáticos de cobro son algunas de las soluciones más eficaces para optimizar la gestión de los créditos vencidos. Este es el combo que permite a todos disponer de información en tiempo real, pero también saber exactamente qué acciones emprender para recuperar rápidamente las sumas adeudadas.
