Si quieres optimizar el flujo de caja de tu empresa, debes prestar especial atención a la gestión de los créditos de clientes. Las cuentas a cobrar de los clientes son las cantidades que éstos les deben por los bienes o servicios vendidos por la empresa.
Por tanto, es esencial asegurarse de que las facturas se pagan a tiempo, y emprender las acciones de cobro adecuadas cuando sea necesario. Es la única forma de garantizar los ingresos. La digitalización de las cuentas por cobrar facilita mucho esta tarea. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de las cuentas por cobrar y cómo puede beneficiar a tu empresa.
Comprender la digitalización de las cuentas por cobrar
La digitalización de las cuentas por cobrar implica utilizar herramientas digitales e implantar procesos de gestión desmaterializados para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar. Digitalizar las cuentas por cobrar significa estandarizar y centralizar todas las facturas. Esto no sólo aumenta la eficacia, sino también la fiabilidad.
Además, esta práctica reduce los costes asociados a la gestión de la facturación y el cobro de deudas. Las tareas sencillas y repetitivas pueden ser gestionadas por el software de cobros según parámetros definidos, mientras que el personal puede centrar sus esfuerzos en los casos más complejos o de mayor valor.
Digitalizar las cuentas por cobrar es, por tanto, una forma excelente de optimizar la gestión de riesgos, priorizando los expedientes y tomando medidas preventivas, como enviar recordatorios unos días antes del vencimiento de las facturas. En resumen, las ventajas de digitalizar tus cuentas por cobrar son :
- ahorro de tiempo ;
- análisis precisos
- toma de decisiones estratégicas fundamentadas ;
- fiabilidad ;
- reducción de costes.
En consecuencia, la digitalización de las cuentas por cobrar es una de las mejores prácticas a adoptar. Sin embargo, el despliegue y el éxito de un proyecto de este tipo requiere la implicación de los departamentos de ventas, finanzas y contabilidad. Además, es esencial elegir la herramienta adecuada para las necesidades actuales y futuras.
¿Cuáles son las etapas de la digitalización de tu departamento de atención al cliente?
Hay 4 etapas principales en un proyecto de digitalización de la relación con el cliente:
| Paso | Descripción |
| Análisis de los procesos existentes | Identificación de las prácticas actuales y posibles mejoras |
| Elección de soluciones tecnológicas | Seleccionar las herramientas adecuadas para el trabajo |
| Configurar herramientas | Instalación, configuración e integración de software |
| Formación y gestión del cambio | Sensibilizar y formar a los equipos en el uso de nuevas herramientas. |
Análisis de los procesos existentes
El primer paso para poner en marcha un proyecto de atención al cliente digital es hacer balance de los procesos existentes: ¿Cuáles son las prácticas actuales? ¿Cuál es la política de facturación y cobro? ¿Qué funciona y qué podría mejorarse? Esto no sólo facilitará la elaboración del pliego de condiciones, sino también la definición de los escenarios de automatización que hay que programar.
Elegir las soluciones tecnológicas adecuadas
Dependiendo del tamaño de su empresa, del número de clientes, del importe de las cuentas pendientes de cobro, de su organización interna y de su presupuesto, no recurrirá a las mismas soluciones técnicas para digitalizar sus cuentas pendientes de cobro. Algunas soluciones de software de cobros, como CashOnTime, se adaptan a sus necesidades y ofrecen una amplia gama de funciones fáciles de utilizar. He aquí algunos ejemplos:
- reclamación y cobro de deudas ; –
- litigios y deducciones ; –
- crédito y riesgo cliente ; –
- carta contable ; –
- portal del cliente ; –
- pago en línea ; –
- gestión de cuentas por cobrar ; –
- gestión colaborativa ; –
- etc.
Establecer herramientas para gestionar las cuentas por cobrar
En segundo lugar, la digitalización de colecciones implica la implantación de las herramientas seleccionadas en la empresa. Se trata principalmente de instalar y configurar el software de acuerdo con las prácticas de la empresa.
Formación de equipos y gestión del cambio
Por último, para sacar el máximo partido de la digitalización de la relación con el cliente, es esencial formar a los equipos. Directores, gerentes y empleados deben participar en este proceso. Cada uno debe aprender a utilizar la herramienta en función de su actividad y de sus necesidades. También es aconsejable hacer un seguimiento del uso de la plataforma de cobro, para asegurarse de que todo el mundo es capaz de utilizar la herramienta a diario.
¿Cuáles son las principales soluciones tecnológicas?
Las principales soluciones tecnológicas para digitalizar las cuentas de los clientes son :
- software de gestión de las relaciones con los clientes (solución CRM), que permite al equipo de ventas seguir la evolución de los expedientes, como los pendientes ;
- plataformas de facturación electrónica que permiten elaborar facturas en unos pocos clics, enviarlas por correo electrónico y hacer un seguimiento de su pago ;
- la rotulación de los recibos de los clientes, lo que facilita la conciliación de los asientos contables y la identificación de los impagados ;
- recordatorios automáticos a los clientes, para reducir las facturas impagadas.
¿Cuáles son las mejores prácticas para el éxito de la digitalización?
Para optimizar la digitalización de las cuentas por cobrar, es aconsejable adoptar ciertas buenas prácticas, incluida la participación de las partes interesadas desde el principio del proyecto. Como hemos visto, lo mejor es incluir a los empleados que utilizarán la herramienta en todas las fases del proyecto. Esto les permitirá elegir el software de recopilación que mejor se adapte a sus necesidades, así como facilitar la gestión del cambio y la adopción de la herramienta en el día a día.
Por otro lado, es importante adaptar las soluciones a las necesidades específicas de su empresa. Es esta adaptabilidad de la herramienta a sus necesidades lo que le permitirá optimizar realmente sus procesos de recogida para que sean lo más eficaces posible.
Además, no hay que pasar por alto la cuestión de la seguridad de los datos de los clientes. Asegúrese de elegir una herramienta que cumpla las normas de gestión de datos personales y sea compatible con el resto de su software.
Por último, pero no por ello menos importante, el éxito de la digitalización del proceso de cuentas por cobrar depende del análisis del rendimiento. Es esencial poder realizar un seguimiento de los indicadores clave a través de cuadros de mando actualizados en tiempo real. Esto permite ajustar las estrategias y los procesos.
Conclusión
La digitalización de las cuentas por cobrar puede considerarse una verdadera palanca competitiva, ya que su implantación ofrece muchas ventajas. En los mercados actuales, cada vez más competitivos y en rápida evolución, es esencial poder contar con soluciones fiables y de alto rendimiento.
