Adoptar una plataforma de cobro de deudas es una verdadera ventaja para que una empresa obtenga el pago de sus facturas. En efecto, el uso de un software de recobro permite a los responsables del cobro identificar fácilmente las facturas impagadas, hacer un seguimiento de las acciones emprendidas y dirigir los expedientes al procedimiento más adecuado. También es una herramienta inestimable para el Director Financiero, ya que una plataforma de cobros adaptada a sus necesidades le ofrece una visión global de la gestión de las cuentas a cobrar de los clientes a través de una serie de indicadores. El acceso a un cuadro de mando actualizado en tiempo real le permite tomar las decisiones estratégicas necesarias para una gestión eficaz de la tesorería. Sin embargo, para aprovechar al máximo las ventajas de una plataforma de cobros, debes evitar ciertos errores. He aquí los 6 errores que debes evitar al adoptar una plataforma de cobros.
Error nº 1: subestimar la importancia de la calidad de los datos
Si quieres implantar una plataforma de cobros para optimizar la estrategia de cobros de tu empresa , el primer error que debes evitar es subestimar la importancia de la calidad de los datos .
Los datos incorrectos o ausentes pueden obstaculizar el uso óptimo de la plataforma.
De hecho, la calidad de los datos introducidos en tu plataforma de recogida es crucial para el éxito del despliegue de los distintos escenarios y el análisis de los resultados.
Por tanto, es esencial garantizar de antemano la fiabilidad de tu base de datos.
Error nº 2: Ignorar el análisis de las necesidades específicas
Al elegir tu plataforma de recogida, es importante elaborar previamente un pliego de condiciones. Elaborar este documento, por breve que sea, te permitirá establecer una lista de tus necesidades específicas de cobro de deudas.
Según el tamaño de tu empresa, el tipo de cartera de clientes, tu organización interna y tus objetivos, la lista de funcionalidades y opciones variará.
Por ejemplo, no tiene sentido tener un gran número de escenarios más o menos complejos para los recordatorios automáticos si en la práctica sólo tienes que tratar uno o dos casos. El objetivo no es montar una «fábrica de gas», sino hacer que tu proceso de cobro sea eficiente y, por tanto, sencillo y eficaz para obtener el pago de las facturas impagadas de tus clientes.
Por otra parte, la plataforma de cobros debe poder adaptarse a la evolución futura de la empresa. En consecuencia, las posibilidades de evolución no deben ser demasiado restringidas.
Error nº 3: subestimar la importancia de la personalización
Más allá de las necesidades específicas de tu empresa, la plataforma de recogida también debe ser capaz de personalizar tus acciones de recogida.
Esta personalización de la plataforma de cobros es importante a dos niveles.
Ante todo, la plataforma de pago debe adaptarse a la evolución tecnológica del mercado. Por ejemplo, debe incluir conectores API que permitan la creación de un verdadero ecosistema entre distintas herramientas. Esto incluye la capacidad de enviar correo electrónico certificado (ERE/AR 24) o conectarse a un sistema de pago de facturas online como Stripe.
Por otra parte, la personalización de la plataforma de cobro también debe incluir la capacidad de personalizar :
- Cuadros de mando según el perfil del usuario ;
- indicadores clave de rendimiento (KPI) supervisados ;
- escenarios de recordatorio al cliente;
- el contenido de los correos de recobro en función de la segmentación de los clientes ;
- etc.
De lo contrario, corres el riesgo de tener una plataforma de cobro rígida que no te permita establecer un proceso óptimo que responda también a los retos de la satisfacción del cliente.
Error nº 4: No definir claramente los objetivos
Otro error que debes evitar al adoptar una plataforma de cobros son los objetivos poco claros.
Si no te tomas el tiempo necesario para definir claramente estos objetivos, corres el riesgo de tomar decisiones inadecuadas y de no asignar correctamente tus recursos.
Para tener un proceso de recaudación eficaz, y poder configurar correctamente tu software de recaudación, necesitas haber definido unos objetivos claros para tu recaudación. Por ejemplo, tu objetivo principal puede ser alcanzar un determinado DSO o índice de cobro.
Error nº 5: No implicar a los usuarios finales y al departamento de TI
Un error común al adoptar una plataforma de cobros es limitar la toma de decisiones al nivel ejecutivo. Sin embargo, la mejor forma de elegir el software de cobros que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa es entrevistar a los directivos y equipos que lo utilizarán a diario .
Así te aseguras de que la solución elegida se adapta bien a tus necesidades específicas. Además, implicar a tus equipos desde el principio del proyecto facilitará la implantación de la herramienta desde un punto de vista operativo.
Asimismo, es esencial que te pongas en contacto con el departamento informático para comprobar que la plataforma de recogida que estás considerando es compatible con los sistemas existentes en la empresa.
Error nº 6: Descuidar la formación del equipo
El último error que hay que evitar al adoptar una plataforma de cobros es descuidar la formación del equipo.
Es esencial facilitar la transición y familiarizarse con esta nueva herramienta de trabajo, para sacarle el máximo partido. Si no se forma a los equipos, la solución será ineficaz en la práctica.
Por eso es importante incluir una fase de formación y adaptación, para que todos puedan familiarizarse con la plataforma de recogida y utilizarla de la mejor manera posible. Esto permitirá a la empresa optimizar el retorno de la inversión.
Conclusión
Adoptar una plataforma de cobros es un paso importante para optimizar el proceso de cobro de facturas impagadas de una empresa. Por eso es esencial evitar ciertos errores, como
- subestimar la importancia de la calidad de los datos
- ignorar el análisis de las necesidades específicas ;
- subestimar la importancia de personalizar los recordatorios
- no definir claramente los objetivos ;
- no implicar a los usuarios finales y al departamento informático;
- descuidar la formación del equipo.
De hecho, elegir una plataforma de cobros accesible y adaptable es la condición sine qua non para aprovechar las ventajas económicas que ofrece una plataforma de cobros bien elegida y bien utilizada.
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