| ¿Qué es el cobro de deudas? | El cobro de deudas consiste en desplegar un plan de acción para obtener el pago de una factura impagada. |
| ¿Cuáles son los distintos procedimientos de cobro de deudas? | cobro de deudas puede adoptar la forma de un procedimiento amistoso (recordatorio, requerimiento, calendario de pagos, conciliación) o de un procedimiento judicial (requerimiento de pago, medida cautelar, etc.). |
| ¿Por qué tener una estrategia de cobro de deudas? | Disponer de una estrategia de cobro significa que puedes limitar el riesgo de impago y reaccionar con rapidez y eficacia en caso de impago. |
| ¿Cuál es el plazo de prescripción para el cobro de deudas? | El plazo de prescripción de las facturas impagadas es de 2 años para los clientes particulares y de 5 años para los clientes empresariales. En ambos casos, el plazo de prescripción comienza el día siguiente a la fecha de vencimiento de la factura. |
El cobro de deudas representa un reto estratégico y financiero para las empresas. Anticiparse y gestionar las deudas impagadas significa reducir los déficits de tesorería y evitar pérdidas. Por eso, los errores en el cobro de deudas pueden acarrear importantes pérdidas financieras para la empresa. Entonces, ¿cómo proceder al cobro de deudas? Lo primero que hay que hacer es evitar estos 5 errores, para que tengas una estrategia de cobro eficaz y puedas reducir el tiempo que se tarda en pagar las facturas, garantizando así la salud financiera de tu empresa.
Error nº 1: no definir una política de cobros clara
Si quieres aplicar una estrategia eficaz de cobro de deudas, debes asegurarte de que tienes una política de cobros perfectamente clara.
De hecho, la ausencia de una política de cobros, o una política mal redactada, conlleva una serie de riesgos. En primer lugar, aumentas el riesgo de impago de las facturas porque las condiciones de pago no están claras. Además, si no se establece de antemano el procedimiento de pago a seguir, las personas encargadas del cobro pueden improvisar y, por tanto, cometer errores.
Por otra parte, al no establecer una política de cobros clara, te expones a un mayor riesgo de litigios con tus clientes. En efecto, las reclamaciones pueden acumularse rápidamente si se aplican penalizaciones por demora, aunque no estén expresamente estipuladas en el contrato, por ejemplo.
Y, en general, la ausencia de una buena política de cobros es una fuente de errores que puede dañar la reputación de una empresa.
Para evitar todos estos inconvenientes, lo mejor es elaborar una política de cobros y comunicar claramente sus términos desde el inicio de la relación comercial. La transparencia es una de las claves de una estrategia de cobros eficaz. De hecho, si todos los términos y condiciones de pago están perfectamente claros desde el principio, los riesgos de facturas impagadas y litigios se reducen enormemente.
No dudes en implicar a tus equipos de ventas y cobros en la redacción de tu política de cobros. Esto les permitirá enriquecerla si es necesario, y aplicarla después con mayor eficacia.
Error nº 2: no comunicarse con los clientes
La falta de comunicación es un grave error cuando se trata de la gestión de la facturación y el cobro de deudas. Es vital que tus clientes conozcan perfectamente los términos y condiciones aplicables a su contrato. No hacerlo aumenta el riesgo de litigios. Un deudor que no entiende los cargos de su factura es un deudor insatisfecho que está obligado a hacértelo saber. Y gestionar los litigios puede llevar mucho tiempo, consumir mucha energía y resultar costoso para la empresa. A largo plazo, esto puede aumentar la insatisfacción del cliente y deteriorar su confianza.
Entonces, ¿cómo puedes evitar este error en el cobro de deudas? Lo mejor es aplicar una política de comunicación proactiva desde el principio de la relación con tus clientes. En concreto, esto significa asegurarte de que el personal de ventas esté bien informado en cuanto inicie la relación con el cliente, así como recordarle periódicamente los términos y condiciones del contrato. Tu transparencia y apoyo serán sin duda muy apreciados por tus clientes. Así es como se construye una relación de confianza a largo plazo.
Error nº 3: Recordárselo a tus clientes demasiado tarde
Muchas empresas tienden a emplazar a sus clientes demasiado tarde por miedo a disgustarlos. Sin embargo, un recordatorio tardío puede tener varias consecuencias para tu empresa :
- presiones sobre el flujo de caja, al no materializarse las entradas de efectivo previstas;
- un riesgo de que tu deuda sea declarada incobrable debido a la prescripción, con las consiguientes pérdidas financieras para la empresa;
- un deterioro de la relación con tu cliente, sobre todo porque estás bajo presión de tiempo y corres el riesgo de cometer errores.
Por el contrario, si estableces recordatorios automáticos unos días después de la fecha de vencimiento de la factura en caso de impago, evitarás todos estos riesgos. Para ello, puedes utilizar un software de cobro de deudas como CashOnTime, que te permite automatizar los recordatorios a tus clientes en caso de impago de una factura. De este modo, puedes mejorar la salud de tu tesorería gracias a un cobro más rápido de las deudas, preservando al mismo tiempo vuestra relación comercial.
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Error nº 4: Descuidar la personalización en tus recordatorios
Es bueno enviar recordatorios de facturas impagadas. Pero para que sean realmente eficaces, te aconsejamos que personalices tus recordatorios.
Si los recordatorios a tus clientes no están personalizados, es probable que carezcan de relevancia. Por tanto, es preferible incluir elementos de contexto específicos de tu cliente, para ganar eficacia en el cobro de facturas impagadas. Tanto más cuanto que, si tu cliente dispone de todos los elementos para identificar la factura en cuestión y calibrar la situación, le resultará más fácil proceder rápidamente al pago.
Por otra parte, la falta de personalización en los recordatorios a los clientes puede provocar insatisfacción. Un recordatorio estándar o genérico puede percibirse rápidamente como impersonal y formal, y ofender así a tu cliente. Sin embargo, si la deuda impagada es simplemente un descuido, esta situación debe evitarse a toda costa.
Por eso, para evitar perder clientes por un enfoque impersonal del cobro de deudas, te recomendamos segmentar tu cartera de clientes según su perfil. De esta forma, puedes personalizar fácilmente tus recordatorios, incluso de forma automática. Esta es una de las características que debes buscar al seleccionar tu software de cobro de deudas. CashOnTime, por ejemplo, te ofrece esta posibilidad, permitiéndote optimizar la gestión de los recordatorios a tus clientes.
Error nº 5: Falta de seguimiento en los cobros
Finalmente, el último error que debes evitar en tu estrategia de cobro de deudas es la falta de seguimiento en el cobro de facturas.
Como hemos visto, es vital enviar recordatorios a tu cliente en el momento adecuado. Pero el proceso de cobro no se detiene ahí. Si el cliente no responde, no regulariza la situación en tus libros, o no propone una solución seria al problema, es esencial supervisar el progreso del caso.
Si no controlas regularmente el cobro de tus deudas, corres el riesgo de :
- Exceder los plazos de pago, con lo que aumenta el riesgo de impago;
- sobrepasar los plazos para emprender acciones, incluso legales si es necesario;
- no detectar señales de dificultades financieras entre tus clientes y, por tanto, no adaptar las condiciones de pago (por ejemplo, reduciendo los plazos contractuales)
- no detectar tendencias en tus resultados de cobro, y aumentar los riesgos financieros y legales.
Por el contrario, si creas cuadros de mando para controlar tus cobros en tiempo real, podrás introducir todas las mejoras necesarias para promover un buen cobro de deudas.
Por ejemplo, el software de cobros CashOnTime te da acceso a cuadros de mando claros que reúnen los indicadores clave que necesitas para tomar decisiones estratégicas como :
- DSO (Días de ventas pendientes);
- CEI (Índice de Eficacia de Cobro) y su tendencia;
- DBT (Días Fuera de Plazo) y su tendencia;
- la escala de antigüedad ;
- impagados ;
- previsiones de cobro basadas en el análisis del comportamiento de pago;
- KPI de litigios y riesgo de cliente;
- KPI de letras automáticas.
Conclusión
Ahora ya conoces los 5 errores que debes evitar en tu estrategia de cobro de deudas. Para que el cobro de deudas sea eficaz, tienes que definir claramente y seguir rigurosamente un procedimiento de cobro. Además, es esencial tratar a cada cliente con respeto, de forma personalizada, para evitar conflictos. En caso de dificultades, no dudes en recurrir a los expertos para garantizar una gestión eficaz y profesional del cobro de tus deudas .
