Lo esencial
- La factura electrónica se convierte en un pivote del proceso Invoice-to-Cash: conecta el presupuesto, la facturación, el pago y el arqueo para asegurar el flujo de caja y optimizar el capital circulante (BFR).
- Más allá de la obligación legal (2026–2027), la facturación electrónica es una palanca para acelerar los pagos, reducir los errores y reforzar el control del ciclo de facturación y de los cobros.
- Desde la emisión automática a partir del presupuesto hasta los recordatorios y la conciliación contable, una herramienta Invoice-to-Cash permite una integración fluida de la factura electrónica, con un seguimiento en tiempo real de facturas y pagos.
- La factura electrónica mejora concretamente la tesorería y la productividad: reducción del DSO, descenso de las tareas manuales, disminución de costes (papel, archivo) y mayor fiabilidad global del proceso I2C.
- Para aprovechar todo su potencial, las empresas deben estructurar su proyecto: auditoría del proceso quote-to-cash, elección de una solución conforme e integrada con el ERP, acompañamiento de los equipos y seguimiento regular de los KPI de rendimiento.
El proceso Invoice-to-Cash (I2C) describe y gestiona todas las etapas, desde la emisión de la factura hasta el registro del pago, pasando por el cobro si es necesario. Ocupa, por tanto, un papel determinante en la gestión financiera de la empresa. En el marco de la optimización de este proceso, pero también del cumplimiento de la normativa relativa a la facturación que cambia a partir del 1 de septiembre de 2026, la facturación electrónica se impone como un elemento central. De hecho, la factura electrónica es un excelente medio para conectar digitalmente la fase de facturación con las etapas siguientes del proceso, como la recepción del pago, la conciliación contable, etc.
La facturación electrónica es mucho más que una obligación legal. Es una palanca para acelerar los pagos, reducir los errores de tratamiento y mejorar la tesorería. También es un medio para ganar en eficiencia operativa.
En este artículo te explicamos cómo la factura electrónica se integra en una estrategia Invoice-to-Cash global, desde el presupuesto hasta el pago. También compartimos las buenas prácticas que debes adoptar para aprovecharla al máximo dentro de tu empresa.
¿Por qué la factura electrónica se ha convertido en un elemento imprescindible del proceso Invoice-to-Cash?
La factura electrónica está en camino de convertirse en una obligación legal para las empresas. En efecto, a partir del 1 de septiembre de 2026 todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector de actividad, deben ser capaces de recibir facturas electrónicas. Además, en esa misma fecha, las grandes empresas y las empresas de tamaño intermedio (ETI) deben emitir sus facturas electrónicas obligatoriamente. Para las pequeñas y medianas empresas (PYME) y los empresarios individuales (incluidas las microempresas), esta obligación entrará en vigor el 1 de septiembre de 2027.
Los impactos de la factura electrónica son importantes en todas las organizaciones. En primer lugar, a diferencia de las facturas impresas en papel y/o emitidas manualmente, el proceso digitalizado que acompaña a las facturas electrónicas permite beneficiarse de varias ventajas. Podemos citar, por ejemplo, el ahorro de tiempo, la fiabilidad del proceso o la reducción de tareas repetitivas.
Para los credit managers y los directores financieros, el despliegue de la factura electrónica va mucho más allá del cumplimiento de la normativa, aunque este aspecto siga siendo esencial. Es una oportunidad para disponer de un mejor control del ciclo de facturación y de los cobros. La facturación electrónica ofrece mayor visibilidad financiera, en particular gracias al seguimiento en tiempo real de las facturas, y permite asegurar con más facilidad el flujo de caja.
A partir de ahí, la factura electrónica se convierte en una palanca de transformación. Verdadero catalizador de la transformación digital, contribuye activamente a optimizar el capital circulante (BFR) al reducir los plazos de pago de los clientes.
¿Cómo se integra concretamente la factura electrónica desde el presupuesto hasta el pago?
La factura electrónica se integra en el proceso de facturación hacia el cobro de manera fluida. En la práctica, el software invoice-to-cash permite automatizar la emisión de las facturas a partir de los presupuestos firmados por los clientes. Ya no es necesario volver a introducir los datos manualmente. Esto permite ahorrar tiempo, pero también limitar los errores de introducción.
Además, el envío de las facturas electrónicas se realiza de forma instantánea. El envío a través de la plataforma de facturación electrónica es rápido y seguro. Tu cliente la recibe prácticamente de inmediato. Puede entonces planificar el pago sin demora en sus operaciones contables próximas.
Del mismo modo, los recordatorios se automatizan en caso de retraso en el pago. La gestión de las facturas electrónicas se integra en tu software de recobro, lo que te permite programar avisos unos días antes de la fecha de vencimiento de la factura, y recordatorios de pago después de la fecha de vencimiento si es necesario. Todo ello contribuye a acelerar los cobros, a la vez que ahorra tiempo a los equipos.
La factura electrónica facilita también la conciliación contable. En cuanto se efectúa el pago, la vinculación entre la factura y el abono es automática en el ERP o en el software contable utilizado. Por tanto, puedes seguir en tiempo real las facturas emitidas, pendientes de pago, pagadas y vencidas. Esta mayor visibilidad te permite anticipar posibles retrasos y ser proactivo en tu gestión financiera.
Por último, la generalización de la factura electrónica impone el respeto de un formato estructurado que facilita en gran medida la explotación de los datos. La factura emitida electrónicamente se convierte así en una fuente de datos fiable para todo el proceso Invoice to Cash.
¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica para la tesorería?
La adopción de la facturación electrónica genera numerosos beneficios tanto en la gestión de la tesorería como en la productividad.
Para empezar, los pagos son más rápidos gracias a la factura electrónica, ya que ésta llega antes y, por tanto, puede ser tramitada con mayor eficacia por el cliente. Esto permite reducir los plazos medios de pago de los clientes o Days Sales Outstanding (DSO). En términos generales, la factura electrónica permite reforzar la gestión financiera de la empresa. El panel financiero ofrece visibilidad en tiempo real sobre el estado de las facturas y los pagos. La dirección financiera puede así ser proactiva en sus decisiones estratégicas.
Además, la facturación electrónica es una palanca importante para la fiabilización del proceso Invoice-to-Cash. Esto se explica por la reducción de errores y del riesgo de pérdida de facturas, por ejemplo. La cadena digital que acompaña la implantación de la facturación electrónica garantiza una mayor trazabilidad y una verdadera integridad de los datos de facturación.
Por parte de los equipos operativos, la facturación electrónica permite obtener importantes ganancias de productividad. Los equipos realizan menos manipulaciones manuales a diario y pueden dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor añadido, como el cobro de los expedientes más complejos. También permite reducir costes gracias a la supresión del papel y de los espacios de almacenamiento físico.
Y, por último, la facturación electrónica permite a los clientes tramitar tu solicitud de pago de forma más sencilla y rápida. El proceso es más fluido, lo que reduce las causas de insatisfacción o incluso de disputa que podrían bloquear el pago.
¿Cómo desplegar eficazmente la factura electrónica?
Para desplegar eficazmente la facturación electrónica en tu empresa, varias buenas prácticas deben adoptarse.
La evaluación inicial del proceso de facturación
Antes incluso de plantearte implementar la facturación electrónica en tu organización, debes tener una idea muy precisa del estado actual. Para ello, se recomienda realizar una auditoría del proceso quote-to-cash, con el fin de identificar los puntos de fricción actuales, los volúmenes de facturas a tratar, los plazos medios de procesamiento y de pago, etc. Este diagnóstico te permite comprender mejor tus necesidades y definir tus objetivos en la transición hacia la facturación electrónica.
La elección de la solución para facturar electrónicamente
Es imprescindible elegir una solución, software o plataforma de facturación, conforme a las normas vigentes y validada por el Estado. Además, debes asegurarte de que la solución elegida sea perfectamente compatible con el ERP que utilizas y con las demás herramientas de tu ecosistema. Si no, puedes enfrentarte a bloqueos que paralicen la actividad.
La implicación de los equipos y la gestión del cambio
Una integración exitosa de la factura electrónica en tu proceso Invoice-to-Cash no puede realizarse sin la implicación de los equipos. Hay que no solo formarlos, sino también implicarlos en el despliegue, el uso y la mejora continua. Puedes, por ejemplo, explicarles claramente los beneficios, las etapas del despliegue, nombrar embajadores internos, etc.
También puede ser útil prever un acompañamiento paso a paso y, eventualmente, una fase piloto para probar la facturación electrónica en un ámbito limitado antes de generalizarla.
Esto concierne tanto a los equipos financieros como a los contables, los equipos de TI y el departamento comercial. Todos los colaboradores que intervienen en el proceso deben adherirse a la iniciativa.
El seguimiento y la optimización
Una vez desplegada la factura electrónica en la empresa, debes medir los resultados. Para ello, puedes seguir indicadores de rendimiento (KPI) como la reducción de los plazos de pago y, por tanto, la disminución del DSO, la reducción de los costes de tratamiento, etc. El objetivo es poder ajustar el proceso rápidamente si es necesario.
Conclusión
Mucho más que una obligación legal a cumplir, la factura electrónica representa una verdadera oportunidad de optimización del proceso Invoice-to-Cash. Se integra fácilmente en cada etapa, desde el presupuesto inicial hasta el pago. Esto permite acelerar el ciclo de conversión de la factura en tesorería. Los pagos se reciben antes, lo que mejora el flujo de caja y la eficacia global de la gestión financiera.
La facturación electrónica es también una palanca importante para ganar en fiabilidad y eficiencia. Los equipos internos se ven liberados de tareas manuales y repetitivas, y pueden asignar los recursos a tareas de alto valor añadido. Además, la experiencia del cliente mejora gracias a un proceso fluido y transparente.
Desde la dirección financiera también, la factura electrónica ofrece numerosos beneficios. Permite modernizar los procesos financieros y optimizar la gestión de cobros.
El reto para la empresa, por tanto, es planificar cuidadosamente la implementación de la factura electrónica, en particular adoptando la herramienta adecuada, para cumplir con las obligaciones legales y, al mismo tiempo, proporcionar una prestación competitiva gracias a un mayor control del proceso I2C.
