Comprender la facturación electrónica
La facturación electrónica, también conocida como «facturación electrónica», es el mecanismo para emitir, enviar y recibir facturas en un formato digital estructurado. Este enfoque promueve un procesamiento eficiente y automatizado. Es fundamental comprender que una factura electrónica no es simplemente una copia escaneada o en PDF de una factura tradicional, sino un documento con un conjunto de datos normalizados que garantizan su autenticidad, integridad y legibilidad.
Este proceso tiene lugar a través de plataformas de desmaterialización dedicadas a la transmisión de facturas entre empresas y a las autoridades fiscales. Hay dos categorías principales de plataformas: los portales públicos de facturación (PPF), que son gratuitos y están abiertos a todas las empresas, y las plataformas de desmaterialización de socios (PDP), que son servicios de pago que ofrecen funcionalidades adicionales. Las PDP deben obtener el registro oficial de las autoridades fiscales, que publican periódicamente una lista de operadores autorizados.
Optar por la facturación electrónica aporta multitud de ventajas a las empresas, ya sea desde el punto de vista económico, ecológico o de seguridad. Entre ellas, la reducción de costes, la reducción de los plazos de pago, la disminución de los errores y del riesgo de fraude, así como la reducción del impacto medioambiental en comparación con la facturación en papel. Además, esta solución simplifica las declaraciones del IVA gracias a un sistema automático de precumplimentación.
En definitiva, la facturación electrónica contribuye significativamente a un mejor conocimiento de la actividad económica, ofreciendo una palanca eficaz para ajustar las políticas económicas a la realidad sobre el terreno.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
Optar por la facturación electrónica ofrece multitud de ventajas a las empresas, permitiéndoles mejorar su gestión de la facturación y cumplir al mismo tiempo las normas reglamentarias. Descubre a continuación las principales ventajas de la facturación electrónica:
- Reducción de costes: pasar a la facturación electrónica reduce significativamente los gastos asociados a la impresión, el envío y el procesamiento de las facturas. Una gestión más precisa también minimiza los errores de facturación, evitando sanciones y litigios innecesarios.
- ahorro de tiempo y eficacia: agiliza el ciclo de facturación eliminando el tiempo de espera asociado a la tramitación de facturas en papel. Las facturas pueden crearse, enviarse y recibirse al instante, garantizando una recepción más rápida por parte de los clientes.
- mayor seguridad de los datos: la facturación electrónica mejora la seguridad de la información. Garantiza la autenticidad, integridad y legibilidad de los datos, almacenados en bases de datos encriptadas y protegidas contra alteraciones, pérdidas o robos.
- archivado más fácil: simplifica el almacenamiento de las facturas al minimizar los costes y las limitaciones asociadas al almacenamiento físico. Los datos pueden conservarse durante largos periodos en bases de datos de fácil acceso.
- mejor impacto medioambiental: al reducir el consumo de papel y las emisiones de carbono asociadas al transporte de facturas en papel, la facturación electrónica promueve un enfoque ecológico, reduciendo la huella medioambiental de las empresas.
Marco jurídico y obligaciones
Las normas legales regulan estrechamente la facturación electrónica, con el objetivo de garantizar su autenticidad, seguridad y cumplimiento. Las empresas que no cumplan estas directrices se arriesgan a sanciones económicas.
Es crucial conocer las siguientes obligaciones :
- A partir de 2026, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas sujetas al IVA en Francia, con una implantación gradual en función del tamaño de la empresa. El sistema se aplicará exclusivamente a las transacciones nacionales. Deberán emitirse, enviarse y recibirse facturas electrónicas que contengan un conjunto de datos básicos estructurados.
- También a partir de 2026, entrará en vigor una nueva obligación de transmitir los datos de facturación a Hacienda, siguiendo el mismo calendario que para la facturación electrónica. Esta norma se aplica a todas las operaciones realizadas por empresas sujetas al IVA en Francia, incluso las exentas de facturación electrónica, como las operaciones con particulares, actores no sujetos al impuesto o empresas extranjeras. Las empresas deberán facilitar a Hacienda los datos de sus facturas y operaciones internacionales o no sujetas.
- Es obligatorioutilizar una plataforma de desmaterialización para intercambiar facturas electrónicas entre empresas y con Hacienda. Las empresas pueden optar por el portal público de facturación (PPF), que es gratuito y está abierto a todos, o elegir plataformas privadas certificadas (PDP), que cobran una tasa pero ofrecen servicios adicionales. Hacienda mantendrá una lista actualizada de las PDP autorizadas.
- Las empresas deben garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas electrónicas, de conformidad con el Código General Tributario y el Código de Comercio franceses. Las facturas deben crearse, enviarse y recibirse en formato digital y estructurado para garantizar la veracidad de su origen y contenido, y deben conservarse durante seis años para estar disponibles en caso de auditoría.
- En cuanto a las sanciones, emitir una factura no electrónica incumpliendo los requisitos legales puede acarrear una multa de 15 euros por factura, con un máximo de 15.000 euros al año. Del mismo modo, no declarar las facturas a Hacienda puede dar lugar a una multa de 250 euros, también con un límite máximo de 15.000 euros al año.
¿Cómo implantar y adoptar la facturación electrónica?
Para implantar y adoptar con éxito la facturación electrónica, las empresas deben estar preparadas y contar con apoyo durante todo el proceso. Necesitan adaptar sus sistemas de información y procesos internos, y mantener una comunicación fluida con sus socios. He aquí los principales pasos a seguir:
- Elegir la solución adecuada: selecciona una solución de facturación electrónica que satisfaga tus necesidades específicas y las de tu sector empresarial. Existen numerosas opciones, cada una de las cuales ofrece distintas funcionalidades y servicios a precios diferentes. Puedes optar por el Portal Público de Facturación (PPF), una solución gratuita apta para todas las empresas, o por una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP), una opción de pago que puede ofrecer servicios adicionales. Ten en cuenta que las PDP deben ser aprobadas por las autoridades fiscales, que proporcionan una lista de plataformas elegibles.
- Cumplimiento de las normas técnicas : asegúrate de que cumples las normas técnicas y los formatos de facturación electrónica exigidos por la normativa. Las facturas electrónicas deben incluir un conjunto de datos estructurados esenciales para garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad. Los formatos aceptados son XML, PDF firmado, PDF/A-3 y Factur-X.
- Formación y sensibilización de los equipos : es crucial informar y formar a tus equipos sobre la facturación electrónica, destacando las ventajas, obligaciones y aspectos prácticos de esta reforma. Una comunicación eficaz con tu personal, clientes y proveedores es esencial para facilitar la transición a la facturación sin papel.
- Prueba yvalida la solución elegida: antes de la implantación completa, es aconsejable probar y validar tu solución de facturación electrónica. Realiza simulaciones y comprobaciones de calidad para asegurarte de que la solución funciona correctamente, es compatible con los sistemas existentes y cumple los requisitos legales.
- Despliegue y seguimiento: cuando despliegues tu solución de facturación electrónica, planifica un periodo de transición durante el cual cohabitarán la facturación en papel y la electrónica. Esto ayudará a evitar interrupciones del servicio y desacuerdos. También es importante establecer indicadores de rendimiento y satisfacción para evaluar la eficacia y el impacto de la transición a la facturación electrónica.
¿Cuáles son las consecuencias para el proceso de cobro?
La facturación electrónica aporta ventajas significativas al proceso de cobro de deudas, a menudo fuente de preocupación para las empresas. Esta tecnología ayuda a minimizar las facturas impagadas, acelerar los pagos y mejorar el seguimiento de las transacciones. Exploremos las principales repercusiones de la facturación desmaterializada en los cobros:
- reducción de los impagos y gestión del riesgo cliente: al mejorar la calidad y fiabilidad de las facturas, la facturación electrónica reduce el riesgo de impago y permite una mejor gestión del riesgo cliente. Las facturas desmaterializadas son menos propensas a errores, disputas y pérdidas, lo que facilita una mejor gestión de los pagos y una evaluación más precisa del riesgo del cliente.
- Cobro más rápido: la facturación electrónica también reduce los plazos de tramitación y pago al enviar y recibir las facturas al instante, eliminando los retrasos postales o los problemas de gestión de inventarios. La facilidad de validación y pago de las facturas electrónicas favorece el cumplimiento de los plazos de pago y reduce los retrasos.
- Facilita el seguimiento de los pagos : con mayor visibilidad y trazabilidad, la facturación electrónica mejora el seguimiento de los pagos. Las facturas se almacenan de forma segura, lo que permite acceder fácilmente a su historial y estado actual. La integración con el software de contabilidad o ERP permite elaborar informes de seguimiento, simplificando la gestión de las cuentas por cobrar y optimizando el flujo de caja.
Perspectivas y conclusiones
La facturación electrónica representa una transformación significativa en el panorama de la facturación en Francia, marcando una evolución crucial para las empresas mediante la introducción de nuevas responsabilidades y prácticas. El objetivo es triple: luchar contra el fraude del IVA, aligerar las obligaciones de información y mejorar la comprensión de la dinámica económica.
Esta reforma aporta ventajas considerables a las empresas, sobre todo en cuanto a la mejora de la gestión de las facturas, el cumplimiento de las normas reglamentarias y la mayor eficacia de los procesos de recaudación.
Sin embargo, la adopción de la facturación electrónica conlleva retos y riesgos. Requiere una cuidadosa preparación y apoyo para que las empresas adapten sus infraestructuras tecnológicas, sus procedimientos internos y la colaboración con sus socios comerciales.
También exige vigilancia y un alto nivel de seguridad para evitar ciberataques, errores técnicos y posibles sanciones económicas. Además, esta transición requiere el compromiso y la colaboración de todos los actores, tanto públicos como privados, para garantizar su éxito.
Para las empresas, la facturación electrónica es un reto estratégico que requiere anticiparse a este gran cambio. Los censores jurados de cuentas desempeñan un papel esencial en este periodo de transición, ofreciendo asesoramiento, formación y tranquilidad a sus clientes.
Además, esta evolución ofrece a los censores jurados de cuentas la posibilidad de prestar servicios adicionales de gran valor, como la auditoría, la supervisión y el asesoramiento fiscal.
En resumen, la facturación electrónica es una forma eficaz de agilizar los pagos, cumplir la normativa, mejorar la gestión y contribuir a la economía nacional. Para las empresas, representa una oportunidad de reforzar su competitividad, su eficacia operativa y su responsabilidad social. Para los censores jurados de cuentas, pone de relieve su función de asesoramiento, reforzando su relación de confianza y proximidad con sus clientes.
