Fecha de vencimiento del pago: definición, cálculo y optimización

La fecha de vencimiento del pago es la fecha límite para el pago de una factura. Se produce al final del periodo de pago especificado en la factura. Esta fecha desempeña un papel decisivo en las transacciones comerciales. Proporciona un marco para las relaciones entre su empresa y sus clientes al especificar la fecha límite para el pago de los importes adeudados. Sólo después de esta fecha, y si no se ha efectuado ningún pago, se considera que la factura está vencida. Además, acordar un plazo de pago relativamente largo suele ser apreciado por los clientes, que lo ven como un gesto comercial.

 

Además, conocer la fecha de vencimiento de las facturas le permite gestionar sus cuentas por cobrar y tenerlo en cuenta a la hora de gestionar su tesorería. La empresa sabe que los pagos entrantes pueden no llegar hasta esa fecha. Por tanto, debe disponer de los fondos necesarios para pagar sus propias facturas para entonces. Por lo tanto, una buena gestión de los plazos de pago tiene un impacto directo en la salud financiera de la empresa.

Por definición, la fecha de vencimiento es la fecha límite en la que debe pagarse la factura. Por lo tanto, esta fecha de vencimiento de pago determina cuándo la factura se convierte en pagadera y, por lo tanto, puede ser objeto de un procedimiento de cobro si el pago no se realiza a tiempo.

Incluir la fecha de vencimiento del pago en las facturas es esencial tanto para el cliente como para el proveedor o prestador de servicios.

Desde el punto de vista del cliente, conocer la fecha de vencimiento del pago significa que sabe hasta cuándo puede pagar sin temor a una penalización. Incluso pueden ser recompensados por el pago anticipado si se aplica un descuento al contrato. También les permite saber cuándo van a registrar una salida en su flujo de caja. Así pueden planificar con antelación para gestionar su tesorería de la forma más eficaz posible. Incluso pueden negociar condiciones de pago por adelantado que se ajusten a su ciclo de ventas, para reducir las presiones sobre la tesorería.

Desde el punto de vista del proveedor o prestador de servicios, conocer la fecha de vencimiento es igual de importante. Les permite anticipar los flujos de tesorería entrantes, pero también establecer alertas en caso de impago, de modo que el procedimiento de cobro pueda iniciarse rápidamente, reduciendo así el riesgo del cliente. Esto facilita a su vez la planificación de la tesorería.

Para facilitar la gestión, algunas empresas optan por establecer un calendario de pagos, que centraliza todas las fechas de vencimiento de cada cliente o pedido. Esta herramienta no sólo ofrece una imagen clara de los cobros previstos durante un periodo determinado, sino que también ayuda a anticipar cualquier déficit de tesorería. Un calendario de pagos estructurado facilita la planificación de recordatorios, el ajuste de las condiciones de pago en caso necesario y la mejora de la comunicación entre los equipos de contabilidad y ventas. Es una auténtica palanca para asegurar los flujos financieros.

Además, la negociación de las condiciones de pago forma parte de las negociaciones comerciales que pueden recompensar a un cliente fiel o, por el contrario, castigar a un cliente que suele retrasarse en los pagos.

El plazo de pago y el método de cálculo del vencimiento deben especificarse en el contrato y/o en el presupuesto firmado por el cliente.

Para las transacciones entre empresas, puede establecer un plazo de pago que le convenga a usted y a su cliente. Sin embargo, debe respetar las restricciones impuestas por la ley. Por ejemplo, no puede fijar un plazo de pago superior a 60 días o 45 días a final de mes. Además, puede utilizar varios métodos de cálculo. He aquí algunas explicaciones.

Conviene saberlo: si el último día del plazo es festivo, sábado o domingo, el plazo expira al final del siguiente día laborable.

Fecha de vencimiento del pago: cálculo en días netos

La fecha de vencimiento del pago se expresa en días. Por ejemplo: 15, 30, 45 o 60 días. El punto de partida para calcular la fecha de vencimiento del pago es la fecha de emisión de la factura.

También puede establecer una fecha de pago fija. Por ejemplo, el 10 o el 15 del mes. En este caso, pasen los días que pasen, el pago vence en la fecha fijada. Así, tanto si una factura se emite el 20 de febrero como si se emite el 5 de marzo, deberá pagarse el 10 de marzo siguiente.

Por último, es posible fijar un vencimiento de pago de X días a partir de final de mes. Por ejemplo: 30 o 45 días a final de mes.

A continuación, pueden aplicarse dos métodos de cálculo:

• a partir del final del mes en que se emitió la factura, se añade el número de días previsto ;
• o a partir del final del mes en que caiga, tras añadir un plazo de X días a la fecha de expedición de la factura.

Por ejemplo, si se emite una factura el 15 de enero, en el primer caso el cliente tiene hasta el 16 de marzo para pagar, mientras que en el segundo tiene hasta el 29 de febrero.

Sea cual sea el método de cálculo utilizado, debe indicarse claramente en los documentos contractuales (contrato, presupuesto, factura, etc.).

También es posible renunciar al plazo de pago y exigir el pago inmediato a la recepción de la factura. En ese caso, la fecha de vencimiento coincide con la fecha de la factura.

• Teniendo en cuenta las condiciones de pago definidas en el contrato
• Cálculo basado en plazos de pago estándar (30 días, 60 días, etc.)
• Incidencia de los días festivos y fines de semana en el vencimiento efectivo
• Herramientas y métodos para automatizar el cálculo de fechas de vencimiento

Para determinados sectores empresariales, la ley prevé plazos de pago diferentes. He aquí algunos ejemplos:

• El plazo de pago puede fijarse hasta 55 días a final de mes para la venta de equipos de mantenimiento de zonas verdes;
• la fecha de vencimiento del pago puede ser de hasta 110 días después de la fecha de la factura para la venta de equipos agrícolas, con algunas excepciones;
• el plazo es de 90 días a partir de la fecha de emisión de la factura para el pago del saldo de las facturas emitidas antes de la apertura de la temporada de venta de material para deportes de nieve;
• etc.

Conviene saberlo: una vez determinado el plazo de pago, puede utilizar su programa de facturación o cobro para automatizar el cálculo de la fecha de vencimiento del pago. Esto evita errores de cálculo y ahorra tiempo.

Una buena gestión de los plazos de pago es una de las claves para optimizar la tesorería y el riesgo cliente. Pero hay una serie de acciones complementarias que puedes llevar a cabo para mantener la situación bajo control.

En primer lugar, puede aplicar diferentes plazos de pago en función del perfil del cliente. Por ejemplo, un cliente fiel que nunca se ha retrasado en un pago puede beneficiarse de un plazo de pago más largo que un cliente nuevo o que ya se ha retrasado varias veces. Para determinar el perfil del cliente y el riesgo que representa, puede establecer una puntuación y asociar a cada puntuación un posible plazo de pago.

Por otro lado, establecer un sistema preciso de seguimiento de los vencimientos puede marcar una gran diferencia. Te permite identificar muy rápidamente las facturas impagadas y tomar medidas inmediatas. Y está demostrado que cuanto más rápido se envían los recordatorios de pago, más probabilidades hay de que se produzca un pronto pago.

Para ayudarle a controlar los plazos de pago, puede digitalizar su proceso y, en particular, automatizar determinadas acciones. Por ejemplo, puedes programar alertas cuando se incumpla una fecha de vencimiento, de modo que tu comercial pueda hacer un seguimiento por teléfono o enviar un correo electrónico automático de recordatorio al cliente. Esto optimizará el proceso de cobro de deudas y lo hará mucho más eficiente.

Por último, la comunicación con el departamento de ventas es esencial para adaptar los plazos de pago y la política de cobros. También es muy útil hablar con los clientes para asegurarse de que los plazos de pago son coherentes con sus propias operaciones.

Para optimizar la gestión de los plazos de pago, integrar en su proceso un programa informático de cartas contables y cobros es una solución ideal. De este modo, podrá supervisar los pagos de las facturas en tiempo real, detectar las facturas impagadas y activar los escenarios de cobro que haya establecido de antemano.

Del mismo modo, disponer de un cuadro de mando financiero es muy importante para realizar un seguimiento eficaz y tomar las decisiones estratégicas adecuadas.

Una buena gestión de los plazos de pago repercute no sólo en su tesorería, sino también en las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores. Un seguimiento riguroso de los plazos de pago garantiza la estabilidad financiera de su empresa. Adoptar buenas prácticas en este ámbito y utilizar las herramientas adecuadas, como los programas informáticos de cobro de deudas, es una forma sencilla y eficaz de optimizar la gestión de los pagos.