La gestión y el seguimiento adecuados de las cuentas por cobrar es un factor clave para la salud financiera de una empresa. Medir el rendimiento de tus cuentas por cobrar te permite anticipar y optimizar tu flujo de caja. Por ejemplo, una posición de cuentas por cobrar que incluya un gran número de facturas vencidas puede poner en peligro el flujo de caja debido a la falta de flujos entrantes, y crear importantes déficits de tesorería que pueden llevar a la suspensión de pagos en los casos más graves. Para evitarlo, es esencial controlar los indicadores clave de rendimiento de los créditos comerciales. También se conocen como KPI por Key Performance Indicators (Indicadores Clave de Rendimiento). Es crucial comprender que el departamento encargado de las cuentas por cobrar debe estar especialmente atento y ser receptivo. Nos gustaría echar un vistazo más de cerca a los KPI clave que deberías controlar en tus cuadros de mando, para ayudarte a evaluar el rendimiento de tu gestión de cuentas por cobrar.
9 indicadores clave para medir el rendimiento de tus cuentas por cobrar
Hay 9 indicadores clave de cuentas por cobrar que debes controlar, incluidos los siguientes KPI:
- DSO ;
- balance de sumas y saldos antiguo ;
- tasa de morosidad ;
- tasa de facturas impagadas ;
- WCR ;
- la tasa de vencimiento ;
- previsiones de cobro ;
- análisis de las causas de litigios y retrasos ;
- impagados de clientes.
1 – DSO
DSO son las siglas de Days Sales Outstanding. Es un indicador de cobros que nos permite determinar el tiempo medio que se tarda en pagar las facturas, ya sea globalmente o para un cliente concreto.
Es esencial controlar este KPI para el cobro de deudas, porque cuanto mayor sea el retraso medio, mayor será el riesgo de impago. Esto puede poner en peligro el equilibrio del flujo de caja, como resultado de un desajuste entre los flujos entrantes y salientes no relacionados con las operaciones empresariales.
Por eso recomendamos adoptar las mejores prácticas en la gestión de las cuentas a cobrar, para reducir al máximo el DSO de tu empresa.
Es más, un DSO especialmente largo puede ser señal de un proceso de facturación no óptimo, un proceso de cobro ineficaz o una baja satisfacción del cliente que provoque disputas y retrasos en los pagos. Por tanto, merece la pena prestar especial atención a estos factores para poner de manifiesto ciertos problemas organizativos internos.
2 – Balance de comprobación vencido
El balance de comprobación de antigüedad es un documento que clasifica las facturas emitidas y aún no pagadas por fecha de emisión. De este modo, se crean tramos de antigüedad para identificar las facturas impagadas más antiguas, estén o no vencidas.
Por tanto, el balance de sumas y saldos antiguo puede utilizarse para identificar los recordatorios de pago que deben realizarse con carácter prioritario para mejorar la recuperación de la deuda.
Por otra parte, el balance de sumas pendientes de cobro es un indicador de las cuentas a cobrar que hay que controlar, ya que refleja la eficacia de la política de cobro aplicada. Por ejemplo, si la gran mayoría de las facturas pendientes de pago tienen 90 días o más, es señal de que hay que revisar la política de cobros, sobre todo en lo que respecta al perfil y la puntuación de los clientes.
3 -La tasa de morosidad
Otro indicador de las cuentas a cobrar, la tasa de morosidad es el ratio que determina la proporción de facturas vencidas entre las facturas pendientes de pago. Si la tasa de morosidad es cero, no hay facturas pendientes de pago.
El objetivo es mantener la tasa de morosidad lo más baja posible. En caso contrario, hay que revisar la política de pagos, la política de cobros y el proceso de cobro. Del mismo modo, la calidad del servicio al cliente puede influir en el índice de morosidad. De hecho, los litigios derivados de la insatisfacción suelen provocar el impago de las facturas por parte de los clientes.
4 -La tasa de impagados
La tasa de impagados proporciona información adicional para analizar los créditos de los clientes. La tasa de impagados se calcula del siguiente modo:
tasa de impagados = (pérdidas del periodo + provisiones por créditos vencidos y dudosos del periodo – amortizaciones de provisiones por créditos vencidos y dudosos) / ventas del periodo
Se recomienda aspirar a una tasa de impagados inferior al 1% para preservar la tesorería de la empresa.
5 – Necesidades de capital circulante (WCR)
El WCR es un indicador clave de los créditos comerciales. Determina hasta qué punto la empresa puede hacer frente a sus propias necesidades de tesorería, para pagar sus gastos a tiempo. En función de sus necesidades de capital circulante, la empresa puede tener que solicitar a sus proveedores una ampliación de las condiciones de pago. También puede solicitar facilidades de descubierto, o incluso préstamos a corto plazo, a su banco.
A modo de recordatorio, el capital circulante se calcula del siguiente modo:
WCR = existencias medias + créditos comerciales pendientes – créditos comerciales pendientes
Un aumento del WCR que no sea concomitante con un aumento de la actividad empresarial puede ser síntoma de un alargamiento de los plazos de pago y de un aumento de los impagos.
6 – La tasa de vencimiento
La tasa de vencimiento se calcula como sigue
tasa de vencimiento = facturas vencidas / total de cobros pendientes
Por tanto, es aconsejable aspirar a una tasa de vencimiento cercana a cero. Para conseguirlo, es importante optimizar la política de pagos, así como la política y el proceso de cobro.
7 – Previsiones de cobro
Entre los indicadores de cuentas por cobrar que hay que controlar, también incluimos las previsiones de cobro . Se trata de identificar los cobros en efectivo, es decir, las entradas de efectivo, previstas para los próximos días o semanas. Algunos paquetes de software de cobros, como CashOnTime, facilitan la previsión de entradas de caja.
Conocer las previsiones de tesorería te permite
- asegurarte de que la factura se cobra a tiempo
- anticipar posibles retrasos en los pagos
- negociar las condiciones de pago con los proveedores si es necesario;
- gestionar eficazmente la tesorería.
8 – Clientes pendientes de cobro
Los créditos pendientes de cobro son un indicador esencial del rendimiento de los créditos comerciales. De hecho, los créditos comerciales incluyen
- facturas no emitidas con retraso;
- facturas vencidas;
- facturas pendientes de emisión.
Por tanto, corresponde a todas las deudas vencidas y pagaderas de los clientes a la empresa. Es posible controlar el conjunto de los créditos de clientes de la empresa, o cliente por cliente.
9 – Análisis de las causas de litigios y morosidad
El último indicador de créditos de clientes que hay que controlar es el análisis de las causas de los litigios y la morosidad. Si conoces las causas de la morosidad, podrás optimizar los procesos internos de tu empresa. De este modo, podrás tomar medidas eficaces sobre las cuentas por cobrar, reducir la morosidad y aumentar la satisfacción del cliente.
Análisis e interpretación de los resultados
Una vez que te hayas familiarizado con tus indicadores de cuentas por cobrar, es hora de analizar los resultados. Puedes empezar comparándolos con tus objetivos. En caso de discrepancias significativas entre los resultados destacados por los KPI de cuentas por cobrar y los objetivos, puedes aplicar las medidas correctivas necesarias para optimizar el proceso.
Conclusión
Las cuentas por cobrar son un elemento clave de la gestión financiera de una empresa. No sólo refleja el rendimiento de las ventas de la empresa, sino también la eficacia de sus procesos contables y de cobro. Para controlarlo, es esencial supervisar periódicamente los indicadores de las cuentas por cobrar. Es este análisis del cuadro de mando de las cuentas por cobrar el que permite a la empresa aplicar las estrategias de mejora continua pertinentes.
