La reconciliación contable es una operación destinada a asociar los asientos contables de una factura con los de su pago, lo que permite comprobar que las facturas se han pagado correctamente y detectar posibles retrasos o errores. En la práctica, se trata de asignar un código único, a menudo una letra o una combinación de letras, a los asientos correspondientes a los cargos y abonos vinculados a una operación. Esta técnica facilita el seguimiento de los pagos, distinguiendo entre los asientos con letras, que representan facturas pagadas, y los asientos sin letras, que indican facturas pendientes. La asignación de letras puede realizarse manual o automáticamente, y contribuye a la preparación de las cuentas de cierre al garantizar la coherencia de las cuentas de clientes y proveedores.
En este artículo, descubrirá las 6 tareas que más tiempo consumen en la contabilización manual y le mostraremos cómo optimizarlas para aumentar la eficacia de su equipo y de su gestión contable.
Identificación del cliente
Uno de los pasos del proceso de escrituración contable es identificar al ordenante, pero este paso puede llevar mucho tiempo, sobre todo cuando la información requerida no se indica claramente en los pagos, o resulta ser incompleta o ambigua.
Cuando se enfrentan a un pago recibido sin mención explícita del ordenante, los contables a menudo se ven obligados a llevar a cabo una investigación exhaustiva para identificar al ordenante. Los equipos contables se ven obligados a consultar diversas fuentes, como las facturas emitidas, las comunicaciones con los clientes, o incluso a ponerse en contacto directamente con ellos para aclarar la información. El tiempo dedicado a realizar esta operación significa menos tiempo para que sus equipos dediquen a tareas de mayor valor añadido.
Para optimizar esta tarea, es posible utilizar software de reconciliación contable automático. Estas herramientas se basan en la inteligencia artificial y son capaces de automatizar la escrituración contable asociando automáticamente los pagos a los mandantes en función de criterios personalizables.
Además, estas herramientas son capaces de aprender los hábitos de pago de sus clientes, mejorando la precisión y la velocidad de identificación de los mandantes. Programas como CashOnTime permiten la detección e identificación automática de los mandantes, reduciendo el tiempo que su equipo necesita para realizar esta operación.
Análisis y conciliación manual de facturas y pagos
La reconciliación manual de facturas y pagos es una parte esencial del proceso contable de una empresa, aunque puede llevar mucho tiempo y resultar tediosa.
Este trabajo consiste en conciliar las facturas emitidas o recibidas con los pagos correspondientes, garantizando que cada transacción se registra y atribuye correctamente. Cuando se hace manualmente, esta conciliación requiere varios pasos, como recuperar los datos de las facturas, examinar los extractos bancarios e introducir manualmente la información para cotejar las facturas con los pagos.
This task is performed manually in many companies, and requires a certain level of care and attention to avoid potential data entry errors or incorrect reconciliations.
The risk of error is high, particularly when information is incomplete or unclear. For example, if the order number or ordering party is not explicitly mentioned on a given invoice, the accountant has to carry out additional research to identify the associated transaction. This not only increases the time required for reconciliation, but also increases the risk of human error, which can have a significant impact on account accuracy and cash management.
Complex situations, such as partial payments or the settlement of multiple invoices in a single operation, make the process all the more delicate and error-prone.
Each transaction must be carefully examined by the accounting teams to confirm that the amounts, dates and references are correct, which represents an additional challenge, especially for companies receiving a high volume of transactions.
La automatización de la reconciliación contable puede ahorrar tiempo en esta tarea. Estas herramientas de automatización permiten conciliar facturas y pagos según reglas de correspondencia predefinidas. Los programas de automatización de la correspondencia contable permiten configurar reglas de correspondencia basadas en algoritmos, lo que posibilita la conciliación automática y simplificada de las facturas con los pagos correspondientes. Estas herramientas reducen drásticamente el tiempo necesario para la conciliación, al tiempo que eliminan los errores humanos.
Gestión de discrepancias contables y errores tipográficos
La gestión de las discrepancias y los errores en la correspondencia contable es una tarea esencial, pero a menudo compleja y lenta. Estas discrepancias, causadas por errores de introducción, diferencias en los importes o ajustes como descuentos, deben identificarse y corregirse manualmente. Esto implica una comparación minuciosa entre facturas y pagos, teniendo en cuenta cualquier ajuste, lo que puede volverse complicado rápidamente, especialmente para las empresas que manejan un gran volumen de transacciones.
Los errores reconciliación contables pueden tener un gran impacto en la información financiera y la gestión de tesorería. Las discrepancias no resueltas pueden dar lugar a incoherencias en las cuentas, lo que puede afectar a la fiabilidad de los balances y las cuentas de resultados. Por lo tanto, es esencial disponer de mecanismos eficaces para detectar y corregir estas discrepancias con rapidez y precisión.
Para optimizar esta tarea, que consume mucho tiempo, puede ser muy beneficioso el uso de sistemas automáticos de alerta y ajustes sugeridos. Los programas de rotulación automática de la contabilidad pueden detectar automáticamente discrepancias entre facturas y pagos, y generar informes en los que se enumeren los pagos en los que es necesaria la intervención humana. Puede parametrizar la solución de carteo contable para los casos especiales a los que se enfrente (discrepancias debidas a aplazamientos en cuentas de clientes, discrepancias de redondeo, etc.), de modo que pueda cartear manualmente las discrepancias, haciendo que la gestión de discrepancias sea mucho más sencilla y rápida para sus equipos.
Seguimiento manual de los pagos y gestión de grandes volúmenes de facturas
La gestión manual del pago de un gran volumen de facturas es una tarea delicada. La dificultad aumenta considerablemente cuando hay que rotular cientos o incluso miles de facturas para un solo pago, lo que hace que la identificación de las combinaciones de rotulación adecuadas sea especialmente compleja, por no decir imposible.
Cada factura debe examinarse cuidadosamente para garantizar que los pagos recibidos corresponden exactamente a los importes facturados. Esta verificación puede ser tediosa y propensa a errores, y se complica por la necesidad de identificar discrepancias en un gran volumen de transacciones. Las deducciones, notas de débito, descuentos y otros ajustes deben identificarse y gestionarse con precisión.
Por ejemplo, si un cliente liquida una factura aplicando una deducción, es esencial identificar esta información con precisión para mantener la coherencia contable. Además de consumir mucho tiempo, esta gestión manual es también una fuente de errores potenciales, que pueden afectar a la gestión de tesorería.
Para mejorar la eficacia de esta tarea, los programas de contabilidad automática de cartas, como CashOnTime, pueden procesar automáticamente los avisos de pago enviados por adelantado por los clientes. La interpretación de estos avisos de pago permite reservar las facturas que han sido anunciadas y no presentan discrepancias, y destacar las líneas anómalas (deducción, nota de cargo, diferencia de importe). El ahorro de tiempo en estas transferencias, que requieren mucho tiempo, es considerable.
Seguimiento manual de los pagos parciales o retrasados
El seguimiento manual de los pagos parciales o retrasados supone un reto para los equipos contables de una empresa, ya que resulta especialmente complejo y requiere mucho tiempo. Esta tarea requiere una verificación minuciosa de cada pago para garantizar que se atribuye correctamente a la factura en cuestión, especialmente cuando los clientes optan por pagar a plazos o se encuentran con retrasos.
Para ello es necesario revisar los extractos bancarios, comparar los importes recibidos con las facturas emitidas y ajustar los registros en consecuencia. Comprobar cada pago parcial para identificar la factura correspondiente puede resultar especialmente complejo, sobre todo cuando hay numerosas facturas pendientes de pago.
Este seguimiento manual puede repercutir en la productividad del equipo contable. Para hacer frente a estos retos, puede ser aconsejable adoptar una solución de seguimiento automático de los pagos, que permita enviar recordatorios automáticos. Un software como CashOnTime facilita el seguimiento de los pagos parciales en tiempo real, genera notificaciones previas al pago y/o promesas de pago, y envía recordatorios automáticos, reduciendo así el tiempo necesario para completar esta tarea.
Informes y análisis de cronofagos
Informar sobre el estado de las cartas contables es esencial para una gestión financiera eficaz. Realizada manualmente, esta tarea implica recopilar y compilar datos de múltiples fuentes (extractos bancarios, facturas, registros contables), garantizando al mismo tiempo su coherencia.
Esta tediosa tarea requiere mucho tiempo y una atención rigurosa, sobre todo cuando se trata de preparar balances y estados financieros precisos. Es más, el trabajo manual aumenta el riesgo de errores, lo que puede afectar a la fiabilidad de las cuentas e influir en las decisiones estratégicas.
Las herramientas de rotulación contable integran herramientas de generación de informes, lo que ahorra un tiempo considerable a sus equipos contables. Estas herramientas facilitan la generación de informes en tiempo real, automatizando la recogida y compilación de datos. Estas tecnologías reducen el tiempo necesario para crear informes, al tiempo que mejoran su precisión y facilitan una toma de decisiones rápida y fundamentada.
Conclusión
La correspondencia manual en contabilidad es una serie de operaciones que requieren mucho tiempo, como la identificación del remitente, el análisis manual y la conciliación de facturas y pagos, la gestión de discrepancias y errores, el seguimiento de pagos incompletos o atrasados y la elaboración de informes financieros. Estas actividades no sólo consumen mucho tiempo, sino que también aumentan el riesgo de errores, lo que puede comprometer la exactitud de la contabilidad y la gestión de la tesorería.
Por tanto, la automatización del proceso de rotulación contable es esencial para mejorar la eficacia de estas tareas.
Las soluciones automatizadas, como los programas informáticos especializados, ofrecen la posibilidad de cotejar automáticamente facturas y pagos, identificar discrepancias, elaborar informes en tiempo real y realizar un seguimiento proactivo de los clientes con pagos atrasados. Estas herramientas no sólo ahorran tiempo, sino que aumentan la eficacia y precisión de los procesos contables y ayudan a armonizarlos.
Al integrar soluciones automatizadas, los equipos contables pueden centrarse en actividades de mayor valor añadido, como el análisis financiero y el desarrollo de estrategias de gestión de tesorería, o el cobro y seguimiento de las cuentas por cobrar.
Así pues, la automatización representa un pilar fundamental para impulsar la productividad y la fiabilidad de los procesos contables. Es hora de dar el paso y aprovechar las ventajas que ofrecen las modernas tecnologías de rotulación contable.
