El cobro manual de deudas tiene muchas limitaciones. No solo hace que el proceso de cobro sea especialmente lento, sino que también alarga los plazos de tramitación. Y estos son solo algunos ejemplos de las desventajas del cobro manual de deudas.
Esto es de suma importancia, ya que la gestión del cobro de deudas tiene un impacto directo en los ingresos previstos de la empresa y, por tanto, en su flujo de caja. El cobro automatizado, mediante software de cobro, es la solución para un proceso de cobro optimizado. Así es como funciona.
¿Cuáles son los retos del cobro manual de deudas?
El cobro manual de deudas plantea muchos retos a las empresas y a sus empleados.
En primer lugar, el cobro manual de los créditos vencidos repercute negativamente en la productividad de los equipos y reduce la eficacia de las acciones emprendidas. En efecto, tener que tratar manualmente cada expediente de cobro requiere importantes recursos humanos. Los empleados tienen que realizar numerosas microtareas para recopilar información, llevar a cabo las acciones de cobro adecuadas en el momento oportuno y supervisar los expedientes. Esto consume una enorme cantidad de tiempo.
Por otra parte, este proceso de cobro manual puede dar lugar a errores en el seguimiento de las facturas y los recordatorios. Por ejemplo, un empleado puede hacer un seguimiento de un cliente que ya ha pagado. Esto puede dañar la relación comercial, sintiéndose el cliente ofendido. Otro ejemplo es cuando se sobrepasa el plazo de prescripción, lo que lleva a dar por perdido el importe de una factura que ha pasado a ser irrecuperable.
Además, resulta difícil para los equipos encargados de recuperar las deudas impagadas priorizar las acciones de cobro.
Pero el cobro manual de deudas también tiene importantes limitaciones para la gestión de la empresa. Los directivos, directores financieros y contables carecen de visibilidad sobre el estado de las cuentas por cobrar. No tienen acceso a datos actualizados en tiempo real ni disponen de un cuadro de mando resumido que muestre indicadores clave como el DSO. Como resultado, la toma de decisiones estratégicas se vuelve más compleja.
Por último, la gestión manual del proceso de cobro dificulta la coordinación de acciones con otros departamentos. Hay que recordar que la gestión de impagados no es sólo cosa de contables y cobradores. También es un tema que interesa al departamento de ventas.
¿Qué impacto tiene la morosidad en la tesorería?
Además de las consecuencias organizativas de la gestión manual del proceso de cobro de deudas, también hay consecuencias significativas para la tesorería de una empresa.
Para una empresa, las facturas impagadas suponen un retraso en los flujos de entrada previstos. Esto puede provocar importantes déficits de tesorería, reduciendo el efectivo disponible para las operaciones e inversiones cotidianas. Si la situación persiste, puede existir incluso un riesgo de impago que lleve a la suspensión de pagos.
Además, una posición de tesorería menos saneada aumenta la dependencia de la financiación externa. La empresa se ve obligada a recurrir a financiación a corto plazo, que suele ser costosa (aumento del descubierto autorizado, factoring, etc.).
Y estas presiones de tesorería también pueden deteriorar las relaciones con proveedores y socios si la empresa se retrasa en pagarles por falta de liquidez, por ejemplo.
¿Cuáles son las ventajas del cobro automatizado de deudas?
El cobro automatizado de deudas ofrece muchas ventajas.
En primer lugar, adoptar una herramienta para automatizar el cobro de deudas le permite centralizar los datos de forma eficaz. Todo está en el mismo sitio, introducido de forma fiable y vinculado a su programa de facturación. También garantiza que los datos se actualizan en tiempo real, para que puedas evitar recordatorios inoportunos y tomar decisiones con conocimiento de causa.
El cobro automatizado de deudas también permite aumentar la trazabilidad de las acciones de cobro. Puede consultar el historial de acciones e identificar fácilmente el siguiente paso. Ahorro de tiempo y eficacia garantizados. Los plazos de tramitación se reducen para aumentar sus posibilidades de obtener el pago rápidamente.
El cobro automatizado de deudas también permite prever los cobros con mayor eficacia. Por ejemplo, la IA tiene la capacidad de analizar el comportamiento de los pagadores y predecir los cobros con mayor precisión. Por tanto, es una solución eficaz para prevenir los retrasos y afrontarlos con mayor eficacia.
En la práctica, esto significa crear un software de cobro adaptado a sus necesidades.
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Conclusión
Los procesos de cobro manuales no son óptimos. No son fiables, consumen mucho tiempo y pueden provocar tensiones de tesorería. Por el contrario, al cambiar a un proceso automatizado para cobrar sus cuentas por cobrar, se beneficia de una herramienta fiable, actualizada en tiempo real, que le ofrece una visión clara y precisa de las facturas impagadas y las acciones en curso. Es la solución ideal para optimizar su tesorería y mejorar la relación con sus clientes.
