Las cuentas por cobrar son un asiento contable que permite registrar todas las reclamaciones de los clientes. Una gestión eficaz de las cuentas por cobrar es esencial para mantener la salud financiera de una empresa, especialmente en lo que respecta a su flujo de caja. En efecto, las cuentas por cobrar representan flujos de entrada de efectivo esperados por la empresa. Los retrasos significativos, sobre todo debidos a facturas impagadas, pueden alterar este equilibrio y aumentar sustancialmente las necesidades de capital circulante (WCR). Por eso te proponemos descubrir las mejores prácticas en la gestión de las cuentas por cobrar.
Entender las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar incluyen tanto las facturas aún no vencidas, es decir, las enviadas al cliente pero cuyo plazo de pago aún no ha vencido, como las facturas vencidas, es decir, aquellas cuyo plazo de pago ya ha vencido.
Por tanto, las cuentas a cobrar representan los importes totales adeudados por los clientes a la empresa.
Una vez que las facturas se liquidan, pasan de las cuentas por cobrar a formar parte de los ingresos.
En consecuencia, las cuentas por cobrar influyen directamente en el nivel de tesorería de la empresa, ya que resumen todos los flujos entrantes generados por las actividades de la empresa.
Si las cuentas por cobrar aumentan debido a que los clientes amplían los plazos de pago o a retrasos en los pagos, pueden crearse discrepancias significativas en el flujo de caja y, en los casos más graves, provocar una suspensión de pagos. En la mayoría de los casos, estas discrepancias provocan un aumento de las necesidades de capital circulante (WCR). Y esto puede resultar costoso para la empresa. De hecho, puede tener que financiar su WCR mediante préstamos a corto plazo, como líneas de crédito o financiación al descuento, que suelen tener tipos de interés relativamente altos.
Para evitar estas consecuencias, una empresa puede adoptar las 6 mejores prácticas que detallaremos en breve.
Establecer condiciones de pago claras
El primer paso para una buena gestión de las cuentas por cobrar es establecer unas condiciones de pago claras. Es crucial tener una política de crédito bien definida que prevea expresamente las condiciones de pago aplicables a los contratos en función del perfil del cliente. Esto incluye
- si se exige un depósito y, en caso afirmativo, el importe;
- los plazos de pago aplicables
- los métodos de pago aceptados
- si se practica el descuento
- el importe de las penalizaciones por demora, si procede;
- etc.
Esta información no es sólo para vendedores, contables o agentes de cobros. Debe comunicarse de forma transparente a los clientes en el momento de la firma del contrato. También es aconsejable reiterar estos detalles en diversos documentos, como presupuestos y facturas. Así se evitan numerosas disputas relacionadas con un malentendido de las cláusulas relativas al pago de facturas.
Identificar y evaluar los riesgos del cliente
El riesgo del cliente es una realidad para todas las empresas. Ninguna empresa es inmune al riesgo de impago de un cliente por insolvencia. Para reducir el riesgo de impago, es crucial que una empresa identifique y evalúe los riesgos del cliente .
Desde el inicio de la relación, se recomienda investigar sobre la salud financiera de la empresa cliente. Por ejemplo, si publica sus estados financieros, es relativamente fácil hacerse una idea de la rentabilidad de la empresa, el estado de sus activos, etc.
Para ir aún más lejos, se puede utilizar el método de puntuación de clientes , que consiste en asignar una puntuación a los clientes en función del nivel de riesgo que representan. En función del perfil del cliente, se pueden ajustar los plazos de pago. Por ejemplo, a un cliente nuevo con escasa solvencia se le podrían dar plazos de pago muy cortos, mientras que a un cliente fiel que nunca ha incumplido se le podrían ofrecer condiciones más favorables.
Esta personalización de los contratos es una forma excelente de minimizar los riesgos de impago al tiempo que se maximizan las oportunidades de negocio.
Automatizar el proceso de facturación
Entre las mejores prácticas de cuentas por cobrar, podemos incluir la digitalización de las cuentas por cobrar, y en particular la automatización del proceso de facturación.
La facturación manual puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores. Por el contrario, un proceso de facturación automatizado permite el envío automático de facturas. Por tanto, se reduce el tiempo necesario para enviar las facturas y, en consecuencia, el tiempo necesario para recibir los pagos. La eficiencia en el tiempo, la fiabilidad y la eficacia son, por tanto, las principales ventajas de la automatización del proceso de facturación.
Para beneficiarse de estas ventajas, es esencial elegir el software de facturación o de contabilidad adecuado. En efecto, la solución elegida debe permitir un seguimiento preciso del estado de cada factura y proporcionar alertas en caso de retraso.
Para optimizar aún más tu proceso de facturación, puedes
- documentar el proceso de facturación indicando todos los detalles que hay que incluir, los parámetros que hay que proporcionar, el seguimiento que hay que hacer, los indicadores que hay que seguir, etc;
- establecer recordatorios automáticos antes de la fecha de vencimiento para evitar retrasos;
- implicar a los representantes de ventas en el proceso, ya que mantienen una relación privilegiada con los clientes y tienen acceso a la información por adelantado;
- garantizar un servicio de atención al cliente de alta calidad para evitar disputas por insatisfacción que lleven al impago de las facturas.
Controla los pagos atrasados y automatiza los recordatorios
Otra buena práctica de cuentas por cobrar es realizar un seguimiento de los pagos atrasados y automatizar los recordatorios. Las facturas olvidadas o traspapeladas son motivos habituales de impago. De hecho, una factura retrasada no indica necesariamente dificultades financieras o una disputa con el cliente. Por eso es importante planificar recordatorios personalizados en momentos estratégicos. Es mejor enviar un recordatorio pronto para resolver el problema lo antes posible. Sin embargo, hacer recordatorios telefónicos o manuales por correo electrónico puede llevar mucho tiempo.
Además, necesitas poder identificar rápida y fácilmente las facturas vencidas y hacer un seguimiento de las acciones emprendidas.
Utilizar un software de cobro de deudas unido a tu software de facturación es entonces la solución ideal. Recibes notificaciones mediante alertas sobre facturas vencidas y puedes controlar el progreso de cada caso. Los recordatorios se envían automáticamente según los escenarios que hayas establecido en función de los perfiles de los clientes, los saldos, etc. Así, tus equipos pueden centrarse en los casos más complejos.
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Acción |
Descripción |
| Identificación de retrasos | Detección automática de facturas vencidas |
| Notificaciones | Alertas enviadas a los gestores de cobros |
| Recordatorios automáticos | Envío automático de recordatorios a los clientes sobre sus pagos atrasados |
| Seguimiento de las acciones | Registro de las medidas adoptadas para cada factura vencida |
| Priorización | Clasificación de los créditos a cobrar por prioridad en función de la antigüedad y el importe |
Analizar y optimizar las cuentas por cobrar
Por último, la gestión de las cuentas por cobrar implica analizar y optimizar periódicamente el proceso. Para ello, es importante controlar los principales indicadores de las cuentas por cobrar. Entre ellos se incluyen
- los importes pendientes de pago de los clientes , o el importe total que los clientes deben a la empresa;
- el periodo medio de pago (Días de Ventas Pendientes – DSO);
- el saldo antiguo para identificar los créditos más antiguos y priorizar las acciones de cobro;
- la previsión de tesorería para anticipar los movimientos de efectivo.
Analizar estos indicadores ayuda a optimizar la estrategia de gestión de las cuentas por cobrar, identificando áreas de mejora. Por ejemplo, si una empresa observa un elevado DSO, podría plantearse acortar los plazos de pago en sus condiciones de venta, comprobar los niveles de satisfacción de los clientes y el número de litigios en curso, o revisar su proceso de cobro para acelerar el pago de las facturas impagadas.
Utilizar una plataforma de cobros facilita mucho este análisis. Una solución de este tipo, como CashOnTime, permite acceder a cuadros de mando actualizados en tiempo real y personalizados según la función.
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Conclusion
The management of accounts receivable plays a pivotal role in optimizing a company’s cash flow. To effectively control customer claims, several best practices can be adopted:
- establishing clear payment terms;
- automating the billing process;
- identifying and assessing customer risks;
- monitoring late payments and automating reminders;
- analyzing and optimizing accounts receivable.
Have you implemented all these recommendations within your organization? Start now to adopt the best practices of accounts receivable and preserve the financial health of your company.
