Order to cash, u O2C, se refiere a todo el proceso que sigue un cliente entre la realización de un pedido y el pago de la factura correspondiente. El proceso de pedido a cobro incluye, por tanto, todas las interacciones que una empresa puede tener con su cliente. Así pues, dado que el ciclo del cliente afecta a todas las partes de la empresa, el proceso order-to-cash implica a todos los actores de la empresa. En consecuencia, el ciclo pedido-efectivo tiene implicaciones tanto cualitativas como financieras. Tiene un impacto directo en las ventas y el flujo de caja. Compartimos con usted todo lo que necesita saber sobre el ciclo del pedido al cobro y sus componentes clave.
El proceso de pedido a caja
Para comprender plenamente el concepto de «pedido a caja», es necesario familiarizarse con todas las etapas del proceso. Las principales etapas del proceso de pedido a cobro son :
- recepción del pedido del cliente, es decir, la aceptación del pedido por parte de la empresa;
- la tramitación del pedido, que puede incluir la apertura de una cuenta de cliente para los nuevos clientes y la emisión de presupuestos si es necesario. Además del presupuesto, puede firmarse un contrato;
- preparación del pedido por el departamento de logística, por ejemplo ;
- envío del pedido ;
- facturación al cliente ;
- Seguimiento del pago de la factura, que puede incluir el cobro de la deuda en caso de impago del cliente;
- cierre del pedido.
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La prospección de ventas no se incluye en el proceso «order-to-cash». De hecho, no se tienen en cuenta las acciones de venta realizadas antes de la realización del pedido. Sin embargo, esto no significa que los representantes de ventas no formen parte del proceso. Al contrario, suelen participar en la fase de tramitación del pedido, e incluso pueden supervisar las relaciones con el cliente a lo largo de todo el proceso. Estas etapas demuestran que el ciclo de vida del cliente, y por consiguiente el ciclo de vida del pedido al cobro, implica a varios departamentos de la empresa. Por lo tanto, los distintos procesos empresariales deben incluirse en el proceso del pedido al cobro de la empresa. Involucrar a todos los actores en el proceso optimiza el ciclo pedido-cobro, haciéndolo fluido y agradable para el cliente. Se pueden adoptar varias medidas para mejorar el proceso de pedido al cobro, como la gestión de los plazos de entrega y la digitalización del proceso de pedido al cobro.
Gestión de los plazos del pedido al cobro
Ya sea para mejorar la satisfacción del cliente o para aumentar la productividad dentro de la empresa, la gestión de los plazos de entrega es un aspecto esencial del proceso de pedido al cobro. El objetivo de la empresa es reducir al máximo los plazos de entrega dentro del ciclo de vida del cliente. Para lograrlo, es necesario analizar los plazos de tramitación de los pedidos:
- ¿Pueden mejorarse para tramitar los pedidos de los clientes con mayor rapidez?
- ¿Hay que eliminar tareas innecesarias o implantar nuevos hábitos?
- ¿Hay que contratar personal?
- ¿Hay que invertir en equipos más eficientes?
Este trabajo de investigación hace que la tramitación de pedidos sea más fluida. Lo mismo puede hacerse con la expedición de pedidos.
En efecto, si el procesamiento de los pedidos es más rápido, el equipo encargado de la expedición o la entrega debe ser capaz de adaptarse a un ritmo más rápido. De lo contrario, la optimización de la relación pedido-efectivo será sólo parcial. Por último, la fase de facturación no debe pasarse por alto cuando se trata de reducir los plazos entre el pedido y el cobro. De hecho, es esencial enviar las facturas rápidamente para reducir los plazos de pago. Cuanto antes se emita la factura, antes se pagará. Sin embargo, es importante asegurarse de que las facturas sean lo suficientemente claras y precisas, para evitar cualquier pregunta por parte del cliente, o incluso una disputa que podría conducir a un retraso en el pago. Una buena gestión de los plazos de cobro es, por tanto, esencial. Por una parte, aumenta la satisfacción del cliente, ya que puede recibir sus pedidos más rápidamente, y por otra, reduce el tiempo entre el pedido y la facturación. Como resultado, al acortar el ciclo del cliente, la empresa ingresa dinero más rápidamente.
Herramientas y sistemas Order to Cash
Dado que el ciclo del pedido al cobro comprende varias etapas y múltiples procesos empresariales, en su optimización intervienen varios sistemas. El uso de herramientas, y en particular de programas informáticos, es esencial para una gestión eficaz:
- gestión de pedidos ;
- gestión de inventarios ;
- gestión de facturas ;
- seguimiento de pagos.
Por ejemplo, el software de gestión de inventarios garantiza que siempre disponga de cantidades suficientes de los productos que necesita para satisfacer las necesidades de los clientes. También facilita la realización de inventarios, ya que es más fácil mantener inventarios precisos. Además, la gestión de inventarios ayuda a controlar las deudas de la empresa con los proveedores y, por tanto, a gestionar los flujos de salida de efectivo.
Del mismo modo, un software de cobro vinculado a un software de facturación automatiza el proceso de cobro. En cuanto se detecta un retraso en el pago, el software de cobro activa un escenario que incluye un primer recordatorio por correo electrónico o postal, basado en una plantilla validada por la empresa. Esto reduce considerablemente los tiempos de procesamiento y garantiza un pago más rápido. Mientras tanto, los equipos pueden dedicar su tiempo y esfuerzo a los casos más complejos que requieren su intervención.
A modo de ejemplo, CashOnTime es una solución integral de DIMO Software que estructura la gestión de las cuentas por cobrar desde el procesamiento automatizado de los pagos hasta el cobro de las deudas. Las soluciones de gestión de créditos, cobro, litigios y letras son el núcleo de este software de cobro. Como resultado, disponer de procesos claros y herramientas adecuadas no sólo aumenta la productividad, sino también la fiabilidad. También tiene la ventaja de reducir costes. Como resultado, la empresa es capaz de ofrecer una muy buena experiencia al cliente, lo que evita facturas impagadas por litigios y fomenta la toma de nuevos pedidos..
Las ventajas del cobro contra reembolso
Prestar especial atención a la gestión de pedidos tiene una serie de ventajas para la empresa. En primer lugar, la optimización de la gestión de pedidos mejora la satisfacción del cliente. La fluidez y rapidez de los procesos desempeñan un papel fundamental en la satisfacción del cliente. Y un cliente satisfecho es probable que vuelva a hacer un pedido o incluso que recomiende la empresa a otras personas.
Esto beneficia a la empresa tanto económicamente como en términos de imagen de marca. Además, garantizar un proceso óptimo del pedido al cobro reduce el riesgo de fraude y error. Tanto si se trata de recibir o procesar pedidos, como de facturar, pueden producirse errores. Gracias a las soluciones y procesos de gestión de pedidos, puede reducir significativamente este riesgo. Una buena gestión de los pedidos al cobro también tiene consecuencias muy positivas para la tesorería de su empresa. Por un lado, el control de las existencias ayuda a gestionar los flujos de salida (deudas de proveedores) y, por otro, la gestión del riesgo de los clientes y del cobro de deudas (créditos de clientes) contribuye a reducir los plazos de pago y a conseguir que se abonen las facturas. De este modo, los flujos de entrada también se mantienen bajo control. Esto optimiza el capital circulante de la empresa y reduce su WCR. Por último, el order-to-cash permite al CFO y a la dirección de la empresa tomar decisiones informadas basadas en los datos proporcionados por el order-to-cash.
Conclusión
El order-to-cash es un proceso esencial en la gestión de las actividades comerciales. Implantar los sistemas y herramientas adecuados en cada etapa del proceso order-to-cash ayuda a reducir los plazos de entrega y, por tanto, el ciclo del cliente. Esto no sólo aumenta la eficiencia y la satisfacción del cliente, sino que también facilita la gestión de la tesorería de la empresa.
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