Aplicar un procedimiento eficaz de cobro de deudas es esencial para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o sector de actividad. En efecto, el cobro de deudas está directamente vinculado a la gestión del riesgo cliente y, por tanto, a la gestión de la tesorería. Existen diversos procedimientos de cobro, tanto amistosos como judiciales. En todos los casos, las empresas deben seguir una serie de pasos para optimizar sus procedimientos internos o externos de cobro de deudas. En esta guía completa sobre los procedimientos de cobro de deudas, resumimos los pasos que hay que dar para garantizar el éxito en la recuperación de la deuda.
Paso 1: Evaluación inicial del expediente de cobro
Ante una factura impagada, lo primero que hay que hacer es evaluar el expediente de cobro.
Esta etapa preliminar del procedimiento de cobro nos permite determinar nuestros objetivos de cobro, así como estimar el riesgo real de pérdida para la empresa.
La evaluación inicial del expediente de cobro incluye una fase de recopilación de información sobre el deudor. Por ejemplo, puede consultar el Bodacc para comprobar que el deudor no está sometido a un procedimiento de quiebra (sauvegarde, redressement o liquidation judiciaire), en cuyo caso deberá declarar su crédito al representante judicial designado. También puede consultar las notificaciones Sirene para determinar la solvencia de su deudor.
Además, puede consultar el historial de este cliente en sus libros. ¿Tiene la costumbre de pagar sus facturas con retraso o se trata de un caso aislado?
En segundo lugar, hay que analizar la deuda que se va a cobrar. De hecho, antes de poner en marcha un procedimiento de cobro en el sentido estricto del término, hay que comprobar que la empresa está realmente legitimada para hacerlo.
Para ello, es necesario asegurarse de que la reclamación es :
- cierto ;
- líquida ;
- exigible ;
- y no prescrita.
Fase 2: Preparación de documentos y actuaciones previas
Antes de iniciar un procedimiento de cobro de deudas como tal, también es necesario preparar los documentos pertinentes y llevar a cabo ciertas acciones preliminares.
Por ejemplo, conviene comprobar que dispone de todos los justificantes necesarios para demostrar la existencia de la deuda. Esto puede incluir un :
- contrato ;
- un presupuesto firmado ;
- una orden de pedido firmada ;
- una factura ;
- etc.
En función del perfil de riesgo del cliente, el importe pendiente y sus relaciones comerciales con él, ya puede planificar las medidas que debe poner en marcha para minimizar el riesgo. Por ejemplo, puedes ponerte en contacto con el equipo de ventas para reducir las condiciones de pago de futuros pedidos, o incluso bloquear nuevos pedidos a esta empresa hasta que se haya saldado la deuda.
Por último, puede preparar una carta formal solicitando el pago.
Paso 3: Comunicación con el deudor
Ahora que ha preparado adecuadamente su expediente de cobro, el siguiente paso en el procedimiento de cobro de deudas es ponerse en contacto con el deudor.
Para ponerse en contacto con el deudor, tiene a su disposición varias técnicas de cobro:
- recordatorios telefónicos ;
- recordatorios por correo electrónico del vencimiento de la factura
- cartas de reclamación enviadas por correo postal o electrónico.
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El objetivo de todas estas medidas es mantener la comunicación con el deudor para encontrar una solución amistosa y evitar tener que recurrir a la vía judicial. Esto puede adoptar diversas formas
- pago inmediato e íntegro de la factura
- negociación de condiciones de pago adicionales;
- establecimiento de un plan de reembolso.
En caso de acuerdo amistoso, es preferible redactar un documento escrito que formalice los compromisos del deudor y del acreedor.
Si el deudor no responde a los recordatorios o no respeta el acuerdo amistoso, el acreedor puede enviar una carta de emplazamiento. Esta carta certificada con acuse de recibo es el punto de partida para calcular los intereses y las sanciones por demora. Si la situación no se corrige en el plazo previsto (15 días como mínimo), el acreedor puede iniciar un procedimiento judicial de cobro contra el deudor.
El requerimiento es, por tanto, la etapa crucial entre el cobro amistoso y el cobro forzoso.
Etapa 4:# Aplicación de medidas legales de cobro
Si la fase de cobro amistoso fracasa, la empresa acreedora puede emprender acciones legales solicitando al tribunal la obtención de un mandamiento de ejecución para el pago de su deuda. Es lo que se conoce como cobro forzoso o judicial.
Dependiendo del importe de la deuda, pero también de la situación, son posibles varios procedimientos de cobro forzoso.
Existen tres procedimientos de cobro judicial relativamente rápidos y económicos:
- requerimiento de pago para obtener una orden de ejecución;
- procedimiento de cobro simplificado (sólo para litigios por importes inferiores a 5.000 euros);
- requerimiento provisional.
También es posible proceder a un requerimiento de pago sobre el fondo, es decir, llevar el litigio ante un juez para abrir un juicio. Este procedimiento es más largo y costoso. Por esta razón, generalmente se reserva para los casos más complejos o los que implican grandes sumas.
Sea cual sea el procedimiento de cobro forzoso que inicie, el objetivo es el mismo: obtener un mandamiento de ejecución. Se trata de una orden o sentencia que permite al acreedor hacer ejecutar la decisión judicial por un comisario judicial (antiguo agente judicial). De este modo, si el deudor no paga tras ser condenado por el juez, el acreedor puede pedir que se practiquen embargos.
Esto tiene la ventaja de aumentar las posibilidades de cobrar la deuda.
Etapa 5: Seguimiento y cierre
La última etapa de un procedimiento de cobro es el seguimiento de los pagos de la deuda.
Si, tras el recordatorio, el deudor se ha comprometido a efectuar el pago inmediatamente, deberá comprobar su cuenta bancaria en los días siguientes. Del mismo modo, si se ha llegado a un acuerdo extrajudicial, debe hacer un seguimiento del caso para asegurarse de que los plazos se pagan a tiempo.
Además, en caso de embargo por un comisario judicial o un agente judicial, debes seguir el caso con él y, en particular, la recepción de los pagos.
El seguimiento del procedimiento de cobro incluye también la conciliación de las cantidades cobradas con los derechos de cobro. Para ello, el uso de un software de cobros con letra contable, como CashOnTime, puede ahorrarle tiempo.
Por último, una vez cobrada la totalidad de la factura, debe cerrarse el expediente de cobro.
Conclusión
En resumen, los principales pasos a seguir para un procedimiento de cobro de deudas son :
- evaluación inicial del expediente de cobro
- preparación de documentos y acciones preliminares ;
- comunicación con el deudor ;
- aplicación de las medidas legales de cobro; en caso necesario ;
- seguimiento y cierre de los cobros.
A la vista de estos factores, está claro que una evaluación precisa y una documentación adecuada del caso son esenciales para el éxito del procedimiento de cobro. Lo mismo se aplica a la comunicación, que debe ser proactiva para fomentar acuerdos amistosos de cobro de deudas. No obstante, si es necesario, se puede recurrir a un procedimiento de cobro forzoso o judicial. En todos los casos, un seguimiento riguroso del procedimiento de cobro es la clave para una gestión óptima de las deudas pendientes.
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