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¿Qué cuentas hay que conciliar? |
Las cuentas elegibles para la conciliación contable son las cuentas de terceros (cuentas de clientes y proveedores). |
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¿Es obligatoria la conciliación? |
La conciliación contable no es obligatoria. Pero tiene muchas ventajas. |
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¿Qué es una factura con letras? |
Una factura con letra es aquella que ha sido vinculada al menos a un pago. Los importes pendientes de pago no llevan letra. |
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¿Cuáles son las ventajas de la conciliación contable? |
1. mejorar la gestión de tesorería ; 2. reducir los errores y omisiones en los estados financieros ; 3. facilitar las auditorías contables ; 4. tomar decisiones financieras con conocimiento de causa 5. el relanzamiento adecuado |
La mención contable no forma parte de las obligaciones contables impuestas a las empresas, pero es una buena práctica que conviene adoptar. El etiquetado contable permite asignar un código único a diferentes pagos relacionados con la misma factura, o a un único pago relacionado con diferentes facturas. Este procedimiento de control y conciliación permite ahorrar tiempo y dinero. Descubra todas las ventajas de la carta contable y cómo poner en marcha un procedimiento de carta contable en unos pocos pasos.
¿Cuáles son los fundamentos de la carta contable?
La anotación contable es un procedimiento de control que consiste en asignar un código único al menos a dos asientos contables relativos a la misma factura.
Por ejemplo, si un cliente paga un anticipo y luego el saldo de la factura, cada pago estará vinculado a la factura. Por lo tanto, las operaciones con letras se abonan en la cuenta del cliente, para compensar el débito que representa la factura emitida.
Si la factura no se paga en su totalidad, el saldo pendiente no se contabiliza.
Esto simplifica la gestión contable al facilitar la identificación de qué factura corresponde a qué operación, y también facilita la identificación de los créditos pendientes o incluso vencidos.
La correspondencia contable y la conciliación bancaria no son lo mismo. El objetivo de la conciliación bancaria es comprobar que los movimientos observados en la cuenta bancaria corresponden a los anotados en la cuenta contable 512-Bancos. A diferencia de la anotación contable, la conciliación bancaria no tiene en cuenta las facturas de clientes o proveedores.
Existen dos métodos de correspondencia
- el asiento contable manual, en el que el contable asigna a cada asiento un código y una factura determinados, cuenta por cuenta;
- la anotación contable automática mediante un programa informático de contabilidad con función de anotación. En este caso, el programa concilia sistemáticamente los asientos con las facturas.
Como resultado, la conciliación automática supone un ahorro de tiempo considerable, especialmente para las empresas que manejan grandes volúmenes de facturas y transacciones.
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¿Cuáles son las ventajas de la conciliación contable para las empresas?
La carta contable ofrece una serie de ventajas.
En primer lugar, este procedimiento de control contribuye a mejorar la gestión de la tesorería de la empresa.
Por un lado, la carta de cuentas optimiza la gestión de los créditos. De hecho, la carta de cuentas facilita la identificación de las facturas vencidas que no han sido pagadas en su totalidad. Entonces es posible actuar rápidamente en caso de retraso en el pago, enviando los primeros recordatorios al cliente. Si, a pesar de estos recordatorios y de un requerimiento formal, el deudor no regulariza la situación en sus libros, puede iniciar un procedimiento judicial de cobro.
Por otro lado, la remisión de facturas de proveedores optimiza su pago. De este modo, se asegura de que las facturas de su empresa se pagan a tiempo, manteniendo así buenas relaciones comerciales con sus socios. También evita tener que pagar penalizaciones. Por otro lado, no es necesariamente bueno para la empresa pagar sus facturas demasiado pronto, cuando se beneficia de condiciones de pago. Esto podría poner en peligro la tesorería en caso de discrepancias importantes con los pagos de los clientes. Por eso es importante elegir el momento adecuado para pagar las facturas de los proveedores.
Además, implantar un procedimiento de cartas contables ayuda a reducir los errores y el riesgo de omisiones en los estados financieros. Las conciliaciones periódicas entre asientos y facturas permiten identificar rápidamente pagos duplicados, imputaciones erróneas o comprobantes contables que faltan. Además, es mucho más fácil corregir un error reciente que retroceder varios meses en los registros contables. Por lo tanto, las cartas contables favorecen la fiabilidad de nuestras cuentas a lo largo de todo el año.
Esto enlaza con otra ventaja de la inscripción de las cuentas de acreedores y deudores: simplificar la preparación del balance anual. Un control riguroso y regular de las cuentas por cobrar y por pagar facilita enormemente la elaboración de las cuentas anuales en el momento del cierre. Esto no sólo demuestra la seriedad de los procedimientos contables de la empresa, sino que también ahorra una enorme cantidad de tiempo.
Por último, pero no por ello menos importante, la carta contable contribuye a que el Director Financiero (CFO) y el Director General (CEO) tomen decisiones estratégicas con conocimiento de causa. Disponen de una visión fiable, clara y actualizada de la situación de las cuentas por cobrar y por pagar. Como resultado, tienen una visión pertinente de la situación de tesorería de la empresa. Por lo tanto, están en condiciones de afinar la política de cobro de deudas de la empresa, conceder o denegar condiciones de pago contractuales a los clientes, o saber cuándo negociar las condiciones de pago con sus proveedores para preservar el capital circulante.
¿Cuáles son las etapas del proceso de escrituración contable?
Para llevar a cabo un «lettering» eficaz, es necesario seguir varias etapas:
- identificación de las operaciones que deben ser escrituradas ;
- casar los asientos contables ;
- cuadrar las cuentas;
- verificación y justificación de la contabilización realizada.
Identificación de las operaciones que deben ser escrituradas
En primer lugar, es importante precisar que la inscripción contable sólo afecta a las cuentas de terceros. Corresponde a las cuentas de la clase 4 del plan general de cuentas, es decir, 401-Proveedores y 411-Deudores.
Una vez identificadas las cuentas a las que hay que poner letras, hay que identificar las operaciones a las que hay que poner letras. Éstas son:
- todas las entradas de caja correspondientes al pago de una factura de cliente;
- todas las salidas de tesorería correspondientes al pago de una factura de un proveedor por parte de la empresa.
Correspondencia entre asientos contables
A continuación, hay que establecer la correspondencia entre los asientos contables y la factura en cuestión.
Para ello, asigne un código único a la factura de acuerdo con la nomenclatura adoptada por la empresa. A continuación, etiquete las transacciones correspondientes con este código.
De este modo, por cada factura conciliada habrá al menos dos asientos contables.
Si utiliza un programa de conciliación contable, todas estas tareas se realizan automáticamente.
Ajuste de cuentas
Para completar el proceso de control de la facturación contable, también es necesario cuadrar las cuentas.
De hecho, una vez pagada la factura, los saldos acreedor y deudor de la cuenta deben cuadrar. Si no es así, significa que aún no se ha efectuado un pago y que existe un crédito de cliente o una deuda de proveedor.
Por ejemplo, si una empresa emite una factura a un cliente por 50.000 euros y registra un pago de 10.000 euros y otro de 30.000 euros. Estos dos asientos serán deudores. La cuenta del cliente tendrá un saldo deudor de 10.000 euros.
Pero si el cliente realiza los siguientes pagos: 10.000 euros, 30.000 euros y 10.000 euros, entonces el importe adeudado en la cuenta de cliente (importe de la factura) será idéntico al importe abonado en la cuenta de cliente (importe total de los pagos anotados). La cuenta está equilibrada.
Verificación y justificación de la escrituración
La última etapa del proceso de escrituración contable es la verificación de las escrituras realizadas.
Esto es especialmente necesario cuando la empresa recibe numerosos pagos de importes similares. Por lo tanto, es esencial disponer de justificantes de cada anotación realizada.
Resumen de las etapas del proceso de escrituración contable :
| Etapa 1 | Identificación de las operaciones que deben anotarse |
|---|---|
| Etapa 2 | Correspondencia entre asientos contables |
| Etapa 3 | Equilibrio de las cuentas |
| Etapa 4 |
Verificación y justificación de los asientos efectuados |
¿Cuáles son las mejores prácticas para una conciliación contable eficaz?
Para beneficiarse de todas las ventajas de la conciliación contable, hay que adoptar ciertas buenas prácticas:
- mantener una documentación clara y precisa ;
- seguir una metodología rigurosa
- utilizar herramientas y programas informáticos de escrituración contable para automatizar el proceso;
- realizar conciliaciones periódicas.
Mantener una documentación clara y precisa
Para empezar, la mejor manera de optimizar su carta contable es disponer de una documentación clara y precisa.
Esto se aplica tanto a las facturas como a los libros contables.
Para codificar y conciliar los asientos con las facturas, es esencial disponer de una base fiable sobre la que trabajar.
Seguir una metodología rigurosa
Si lleva la contabilidad manualmente y procesa un gran número de asientos, es fácil perderse.
Para evitarlo, hay que adoptar una metodología rigurosa.
Todos los pasos a seguir deben anotarse detalladamente en un documento de referencia. De este modo, aunque cambie la persona encargada de la tarea, se respetará el proceso.
Además, armonizar este proceso le ayudará a ahorrar tiempo y a ser eficiente al saber exactamente cómo proceder.
Utiliza herramientas y programas de conciliación contable para automatizar el proceso
La forma más sencilla de automatizar el proceso de escrituración contable es utilizar un programa informático de escrituración contable.
Los mejores programas de gestión de cobros suelen incluir esta función, al igual que CashOnTime.
El uso de un programa de cartas contables vinculado a su programa de cobros permite actualizar rápida y fácilmente las cuentas por cobrar, de modo que no tenga que perseguir a un cliente por una factura que acaba de pagar, por ejemplo. También permite a su equipo de cobros comprobar rápidamente las cuentas de los clientes e identificar cualquier partida vencida que deba tratarse.
También le permite centralizar la información y obtener una visión de 360 grados de su cliente, con todas las acciones actuales y pasadas (litigios, promesas de pago, notas o comentarios, evolución del riesgo, anuncios de pago, etc.). Al analizar el comportamiento de pago de sus clientes directamente con el software, ganará en capacidad de respuesta y eficacia.
Lo ideal es optar por un software de cartas contables que incluya inteligencia artificial (IA). En efecto, gracias a la inteligencia artificial, un programa de cartas contables como CashOnTime aprende de sus cartas anteriores y del comportamiento de pago de sus clientes. De este modo, se adapta a sus operaciones específicas reconociendo diferentes escenarios. Y para las operaciones más complejas, el carteo inteligente ofrece una serie de combinaciones entre las que su personal puede elegir para ahorrar aún más tiempo.
Esta inteligencia artificial también puede interpretar automáticamente los avisos de pago de los principales clientes.
Realice conciliaciones periódicas
La conciliación periódica de asientos y facturas es esencial para una contabilidad eficaz. Como mínimo, la conciliación debe realizarse una vez al mes. Pero esto depende del tamaño de la empresa y del número de asientos que haya que procesar.
También en este caso, el uso de un programa informático de contabilidad es ventajoso, ya que reduce el tiempo entre conciliaciones. Como resultado, las cuentas por cobrar y por pagar están siempre al día.
La correspondencia contable es una herramienta indispensable para una gestión financiera eficaz de su empresa. Este procedimiento de control beneficia tanto a la fiabilidad de sus estados financieros como a la gestión de tesorería de su empresa. Y para una eficacia aún mayor, se recomienda encarecidamente el uso de programas informáticos de contabilidad.
