Los recordatorios a los clientes son un tema delicado para muchas empresas. La mayoría de las veces, temen dañar la relación comercial que mantienen con sus clientes. Sin embargo, los recordatorios de clientes son parte integrante del proceso de gestión de cuentas por cobrar.
Optimizando este paso, puede obtener un mayor control sobre su flujo de caja. Entonces, ¿cómo hacer para reclamar a los clientes y lograr un buen cobro? ¿Cuáles son las mejores prácticas? ¿Cómo optimizar la reclamación de clientes? Se lo explicamos.
¿Qué es un recordatorio de cliente?
Recordatorio para el cliente: definición
Un recordatorio de cliente consiste en formalizar un recordatorio de pago a un cliente que no ha abonado su factura en el plazo previsto.
En esta fase, simplemente se informa al cliente de que ha pasado la fecha de pago de su factura y se le pide que regularice su situación en los libros. Un recordatorio al cliente no es una notificación formal. Es, por tanto, una operación de cobro amistoso.
En la práctica, las empresas realizan dos o tres recordatorios antes de pasar a la siguiente fase, en función de la relación con el cliente y del importe pendiente.
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La importancia de los recordatorios a los clientes
Aunque pueda parecer tediosa, la reclamación desempeña un papel esencial en la gestión de los créditos y las relaciones comerciales de una empresa.
De hecho, un procedimiento de reclamación de clientes bien establecido permite :
- reducir los plazos de pago;
- reducir los DSO (Days Sales Outstanding) ;
- limitar el riesgo de impago y, por tanto, los procedimientos de cobro de deudas;
- controlar el flujo de tesorería, especialmente las diferencias de calendario imprevistas.
También es importante recordar que la mayoría de las dificultades financieras que experimentan las empresas tienen su origen en problemas de tesorería. Adoptando una estrategia eficaz de recordatorio a los clientes, puede limitar el riesgo de falta de liquidez.
¿Cómo hacer un buen recordatorio al cliente?
Para que la gestión de los recordatorios a los clientes sea más fácil y eficaz, es importante conocer las mejores prácticas.
Esto es lo que necesita saber
- Identificar las facturas vencidas y los motivos;
- planificar un mensaje de seguimiento evolutivo
- personalizar el mensaje ;
- adjuntar facturas a los recordatorios de clientes;
- gestión multicanal de los recordatorios a los clientes;
- elegir una herramienta de gestión del crédito.
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Identificar las facturas vencidas y sus causas
En primer lugar, para hacer un buen recordatorio a los clientes, su empresa debe ser plenamente consciente de qué facturas han sobrepasado su fecha de vencimiento, de qué clientes se trata y de qué importes.
No cometas el error de reclamar a un cliente que está al día. Del mismo modo, no tardes demasiado en enviar el primer recordatorio.
También es buena idea identificar las causas de una factura impagada. Por ejemplo, puedes comprobar con el departamento de ventas o el servicio posventa de tu empresa si existe algún litigio en curso con este cliente. La insatisfacción del cliente es una de las principales causas del retraso en el pago de las facturas. Sin embargo, es más fácil encontrar soluciones en este caso que si tu cliente tiene dificultades financieras.
En todos los casos, mantente abierto al debate y envía un mensaje sencillo. Se trata de un recordatorio, no de una orden de pago.
Planificar un mensaje de seguimiento evolutivo
El contenido de su correo electrónico recordatorio es muy importante. Debe ser claro y preciso. Sin embargo, el primer recordatorio debe ser más suave que el último.
Así, mientras que el primer recordatorio es un simple requerimiento de pago de la factura, el último es un recordatorio firme antes de enviar una carta de emplazamiento.
Por lo tanto, su correo electrónico recordatorio está destinado a evolucionar a lo largo del procedimiento previo a la recogida.
Y si quiere reducir los plazos de pago, no espere a que venzan las facturas para recordárselo a sus clientes, ya que rara vez pagan el mismo día. Para obtener el pago de las facturas en su fecha de vencimiento, es por tanto esencial actuar y, por tanto, hacer un seguimiento antes de la fecha de vencimiento.
Personalice su mensaje
Al igual que su mensaje de reclamación debe ser gradual, también debe ser personalizado.
Escriba su mensaje de reclamación como lo haría con cualquier otro intercambio con el cliente en cuestión. La idea no es crear una distancia entre vosotros, sino informar al cliente del retraso en el pago de la factura.
También puede personalizar su mensaje haciendo referencia a un intercambio telefónico que haya tenido sobre el tema o en relación con un litigio, por ejemplo.
Adjuntar facturas a los recordatorios de los clientes
Adjuntar facturas al correo electrónico de recordatorio al cliente es, sin duda, la práctica más sencilla y recomendable.
De hecho, al hacerlo, permite a su cliente identificar rápidamente la factura impagada y, por tanto, proceder al pago más fácilmente.
Sin embargo, no recomendamos adjuntar facturas vencidas a las reclamaciones. En el mundo cada vez más digitalizado de hoy en día, es mejor permitir que los propios clientes accedan a los documentos a través de portales, por ejemplo.
Gestión multicanal de los recordatorios a los clientes
Dependiendo de sus clientes, un recordatorio por teléfono o correo electrónico será mucho más aceptado que uno por correo postal.
Del mismo modo, si ha hecho el primer recordatorio por correo electrónico, puede plantearse hacer el segundo por teléfono, para poder hablar con su cliente cara a cara.
Variar los canales (teléfono, correo electrónico, carta postal, etc.) que utiliza para llegar a su interlocutor le permitirá atraer su atención de la manera más adecuada a su forma de trabajar.
Elegir una herramienta de gestión del crédito
El uso de software de gestión de créditos facilita enormemente la gestión de todo el proceso de cobro de deudas, desde la fase de recordatorio al cliente. Como la función principal del software de gestión de créditos es enviar automáticamente recordatorios utilizando los medios y formatos adecuados, ahorrarás mucho tiempo en la preparación, creación y envío de tus recordatorios, que ahora se harán automáticamente.
También tendrá acceso a un cuadro de mandos que centraliza los principales indicadores clave, y podrá calcular su DSO en tiempo real. Además, podrás supervisar el estado de las facturas, las acciones ya emprendidas y ajustar la puntuación de cada cliente.
Por tanto, adoptar una solución de software de gestión de créditos permite a su empresa hacer más fiable el proceso de reclamación de sus clientes, disponer de datos precisos sobre su gestión financiera y ahorrar tiempo.
¿Se pueden automatizar los recordatorios a los clientes?
Es perfectamente posible establecer un sistema de reclamación automática. De hecho, es muy recomendable, para liberar tiempo de sus equipos para ocuparse de los expedientes más complejos.
Además, la automatización de la reclamación de clientes hace que el proceso sea más seguro, ya que puede estar seguro de que la acción se llevará a cabo en el momento que usted especifique. Por ejemplo, puede programar el envío de un primer correo electrónico recordatorio si una factura no se ha pagado al cabo de 7 o 15 días, en función de su política de gestión de cobros.
Un software de cobro como CashOnTime le permite programar su proceso de cobro de deudas y crear flujos de trabajo. Un evento desencadenante, como X días de retraso en el pago, genera el envío del primer correo electrónico recordatorio y programa otra acción en función de la reacción del cliente (regularización, solicitud de prórroga o falta de respuesta).
Se trata de un software de valor incalculable que facilita el trabajo de sus empleados y gestores de créditos, que tienen a su alcance toda la información económica y financiera que necesitan.
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