¿Uno de sus clientes no ha pagado una factura a tiempo? ¿Se pregunta cuál es la mejor manera de obtener el pago sin ofender a su cliente? El cobro amistoso es la primera fase del cobro de deudas. Consiste en poner en marcha un proceso de cobro destinado a encontrar una solución amistosa con el acreedor. Esto puede implicar el reembolso inmediato de la factura impagada, o un acuerdo para conceder un plazo adicional para el pago, o para establecer un calendario de pagos. En todos los casos, el cobro amistoso de deudas se basa en la comunicación entre la empresa acreedora y su cliente deudor. Pero, ¿cómo funciona en la práctica el cobro amistoso de deudas? ¿Cuáles son las principales etapas del proceso de cobro amistoso? Aquí tienes todas las explicaciones y consejos que necesitas para tener éxito en el cobro extrajudicial de deudas.
Las ventajas del cobro amistoso
El cobro amistoso es un tipo de cobro muy ventajoso para una empresa.
De hecho, la principal ventaja del cobro amistoso es que ayuda a mantener buenas relaciones con los clientes. Las acciones de cobro amistoso se llevan a cabo de forma que se mantenga la comunicación y se preserve la relación comercial. La demora puede deberse a un simple descuido o a un retraso en la tramitación contable. Por lo tanto, es preferible evitar amenazar al cliente con procedimientos judiciales o sanciones por demora desde el primer intercambio tras la fecha de vencimiento de la factura.
Esto también va de la mano con la preservación de la reputación de la empresa. Los procedimientos judiciales nunca son buenos para la imagen de una empresa. El cobro amistoso de deudas le permite ser más discreto.
El cobro amistoso de deudas es rápido y fácil de poner en marcha. Además, si se aplica un buen procedimiento de cobro amistoso en la empresa, la eficacia está garantizada. Es un método que vale la pena cuando se trata de reducir los retrasos en los pagos.
Además, establecer un procedimiento de cobro amistoso es menos costoso que emprender acciones legales.
La última ventaja del cobro amistoso es que facilita ganar el caso si finalmente llega a los tribunales. Si, a pesar de los esfuerzos de la empresa acreedora, las gestiones de cobro amistoso han fracasado, el juez estará más inclinado a fallar a favor de la empresa acreedora si se dan todos los elementos legales. Por lo tanto, es importante poder demostrar los esfuerzos realizados para encontrar una solución amistosa.
El cobro amistoso de deudas ofrece muchas ventajas. Sin embargo, para beneficiarse de él, la empresa debe dominar su funcionamiento y conocer los pasos clave a seguir.
Cómo funciona el cobro amistoso
La comunicación con el deudor es la piedra angular del cobro amistoso de deudas. De hecho, para llegar a un acuerdo amistoso, es esencial que las partes -acreedor y deudor- sean capaces de comunicarse cordialmente y de buena fe.
Por eso, las acciones de cobro amistoso del acreedor deben ser claras y firmes en cuanto a la necesidad de obtener el pago de la deuda, y abrir la puerta a la negociación si es necesario.
Dependiendo de la situación financiera del cliente, no siempre podrá pagar la totalidad de la deuda inmediatamente. Por lo tanto, es aconsejable evaluar la situación financiera del cliente, en particular consultando el aviso de estado sirene del deudor. El objetivo es darle una idea de lo que puede o no ser posible, y proteger a la empresa en caso de que la situación evolucione hacia un procedimiento colectivo (salvaguardia, reorganización o liquidación judicial).
Dependiendo de la situación financiera del deudor y del acreedor, las partes pueden negociar diferentes condiciones para el pago de la deuda pendiente. En la mayoría de los casos, el acuerdo se refiere a la concesión de un plazo de pago adicional o al establecimiento de un calendario de pagos. Se recomienda encarecidamente formalizar este acuerdo extrajudicial por escrito. Además, pueden adjuntarse condiciones al acuerdo, como la suspensión de nuevos pedidos a la espera del pago íntegro, o el pago al contado de todos los nuevos pedidos.
Si el deudor no cumple su compromiso, el acreedor puede rescindir el acuerdo amistoso e iniciar otro procedimiento de cobro, como el cobro forzoso o el cobro judicial.
Fases clave del proceso de cobro amistoso
Aunque se trate de un procedimiento de cobro amistoso, es esencial respetar las etapas clave del mismo.
Por un lado, esto maximiza las posibilidades de recuperar la deuda y, por otro, facilita la prueba si el litigio tiene que ir a los tribunales más adelante.
Las principales etapas del proceso amistoso de cobro de deudas son :
- verificación de la información relativa al crédito ;
- contacto inicial con el deudor ;
- Reclamación ;
- propuesta de soluciones de reembolso
- seguimiento regular de los compromisos ;
- envío de una carta de emplazamiento.
Verificación de la información relativa a la deuda
El primer paso en un procedimiento amistoso de cobro de deudas es verificar la información relativa a la deuda.
Antes de ponerse en contacto con el cliente para notificarle el retraso en el pago, conviene comprobar que la factura está efectivamente vencida. De lo contrario, se corre el riesgo de irritar al cliente y dañar la imagen de la empresa. Por lo tanto, si el estado de la factura acaba de cambiar a impagada, debe comprobar los últimos pagos recibidos para asegurarse de que está al día con el seguimiento de los pagos.
Utilizar un software de cobros como CashOnTime no sólo facilita el seguimiento del estado de las facturas, sino que también permite vincularlas a los cobros en efectivo. Así, cuando se detecta un impago, se pueden iniciar una serie de acciones de forma automática gracias a la automatización.
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Además, es esencial comprobar que la deuda cumple las condiciones legales establecidas en el Código Civil antes de iniciar un procedimiento amistoso de cobro de deudas. Por ejemplo, la deuda debe ser cierta, líquida y exigible, y no haber prescrito.
Sólo una vez realizadas estas comprobaciones rutinarias se puede pasar a la segunda fase del proceso amistoso de cobro de deudas.
Primer contacto con el deudor
El contacto inicial con la empresa deudora es crucial en caso de impago de una factura. Hay que ser firme y cordial a la vez.
Puede informar al deudor de su retraso en el pago por teléfono o correo electrónico. Estos métodos son menos formales que una carta, por ejemplo, y proporcionan una respuesta rápida. También son muy eficaces para iniciar una conversación y comprender las razones del impago.
Reclamaciones
No hay obligación legal de enviar recordatorios de facturas impagadas. Sin embargo, se recomienda encarecidamente adoptar esta práctica. En primer lugar, porque a menudo ayuda a encontrar una solución rápida y, por tanto, a reducir el plazo de pago de las facturas pendientes. En segundo lugar, porque demuestra la voluntad de la empresa acreedora de encontrar una solución amistosa. Esto será apreciado por el juez si fracasa el cobro amistoso y se inicia un procedimiento de cobro forzoso.
Las notificaciones de reclamación pueden enviarse por :
- teléfono ;
- correo electrónico ;
- carta simple.
MODELO DE CARTA DE RECLAMACION
Una vez más, para simplificar, lo mejor es optar por un recordatorio telefónico o por un recordatorio por correo electrónico. Esta última solución es sin duda la más adecuada, ya que proporciona una prueba escrita de las gestiones amistosas realizadas por el acreedor.
Proponer soluciones de reembolso
Aunque el objetivo de la empresa acreedora sea obtener la liquidación total e inmediata de la deuda pendiente, es necesario permanecer abierto a la negociación.
La empresa acreedora rara vez inicia la propuesta de soluciones amistosas. Sin embargo, en sus tratos y en el curso de sus diversos intercambios con el deudor, debe declarar que está dispuesta a considerar cualquier propuesta seria de solución extrajudicial.
De este modo, el deudor puede hacer una propuesta para obtener un plazo de pago adicional o para escalonar los pagos en el tiempo.
Si el deudor acepta la propuesta de pago, es aconsejable formalizarla por escrito, firmada por ambas partes.
Control regular del cumplimiento de los compromisos
La aceptación de un acuerdo extrajudicial requiere un seguimiento periódico. El acreedor debe asegurarse de que el deudor cumple sus compromisos. Por ejemplo, el acreedor debe comprobar que el deudor paga puntualmente los plazos acordados.
Si el deudor no cumple sus compromisos, el acreedor puede rescindir el acuerdo enviando una carta de emplazamiento.
Requerimiento
La carta de emplazamiento puede enviarse en caso de :
- falta de respuesta del deudor tras los recordatorios enviados por éste ;
- falta de solución amistosa ;
- incumplimiento del acuerdo de solución amistosa previamente establecido.
Esta carta, enviada por correo certificado con acuse de recibo al deudor, es la etapa final del proceso amistoso de cobro de deudas. Si no se ha efectuado el pago, o si no se ha llegado a un acuerdo al final del plazo concedido en el requerimiento -normalmente 15 días-, el acreedor puede solicitar que se inicie un procedimiento judicial de cobro.
Además, es el requerimiento el que marca el inicio del cálculo de los intereses y de las sanciones por demora. Por ello, el envío del requerimiento es la única obligación legal del acreedor en el cobro amistoso de deudas.
Por lo tanto, el requerimiento de pago debe incluir cierta información obligatoria:
- la mención «mise en demeure» ;
- la fecha del escrito ;
- los datos del acreedor
- los datos de contacto del deudor
- la naturaleza de la obligación del deudor (en este caso, la obligación de pagar);
- un resumen de los hechos y del litigio ;
- el plazo para rectificar la situación ;
- un recordatorio de las consecuencias del impago;
- la firma del remitente.
También debe adjuntar una relación actualizada de las cantidades adeudadas. También puede adjuntar una copia de la factura impagada.
5 consejos para el éxito en el cobro extrajudicial de deudas
Para optimizar el proceso amistoso de cobro de deudas de su empresa y maximizar sus posibilidades de recuperar sus deudas, he aquí 5 buenas prácticas que debe adoptar:
- mantener una comunicación abierta y respetuosa ;
- establezca calendarios de pago realistas
- documente todas las interacciones con el deudor ;
- utilice programas informáticos de cobro;
- recurrir a profesionales del recobro si es necesario.
Mantener una comunicación abierta y respetuosa
Como se habrá dado cuenta, la comunicación es la clave del éxito del cobro amistoso de deudas. Para que sea beneficiosa, esta comunicación debe ser abierta y respetuosa.
Pero gestionar situaciones conflictivas con los clientes puede requerir verdaderos conocimientos técnicos. Puede formar a su personal en buenas prácticas en este ámbito.
Adoptar la postura correcta y el lenguaje adecuado puede marcar una verdadera diferencia en el cobro amistoso de sus deudas. Y, en consecuencia, ayudarle a gestionar mejor su tesorería, su capital circulante y su WCR.
Establezca calendarios de pago realistas
Si consigues llegar a un acuerdo amistoso con tu deudor, asegúrate de que el plan de pagos que establezcas sea realista.
El objetivo de elaborar un calendario de pagos es no hacerle perder el tiempo. Sin embargo, esto puede convertirse rápidamente en el caso debido a la supervisión regular que implica, especialmente si tiene que hacer un seguimiento con el deudor en cada fecha de pago.
No tiene sentido establecer un calendario de pagos que el deudor no pueda cumplir con el tiempo. Puede ser más adecuado planificar un plazo más largo con cuotas más pequeñas, pero tener la certeza de que se respetará el acuerdo.
Sin embargo, si esto no es posible porque su empresa no puede permitirse conceder esos plazos, puede ser aconsejable encontrar otra solución.
Documente todas las interacciones con el deudor
Para garantizar un seguimiento adecuado de su expediente amistoso de cobro de deudas, es esencial conservar todos los registros de sus relaciones con el cliente deudor. Esto es relativamente fácil en el caso de los correos electrónicos y las cartas. Sin embargo, los intercambios telefónicos pueden ser más complicados. En este caso, puedes anotar rápidamente el contenido de la conversación y los compromisos adquiridos en un correo electrónico dirigido al deudor. Esto también garantiza que no haya malentendidos.
Además de hacer un seguimiento del caso, documentar las interacciones con el deudor ayuda a acumular pruebas en caso necesario.
Utilizar software de cobro
Para simplificar el proceso de cobro amistoso de deudas y ahorrar tiempo a su personal, equiparlo con un software de cobro de deudas es una muy buena solución.
El software de cobro le permite :
- realizar el seguimiento de los pagos ;
- controlar el estado de las facturas ;
- realizar la correspondencia contable
- enviar recordatorios mediante herramientas automatizadas ;
- acceder a un cuadro de mandos para controlar el riesgo cliente.
En general, el uso de un software de cobro de deudas ahorra tiempo a los equipos, permitiéndoles dedicar sus esfuerzos a los casos más complejos.
CashOnTime es una solución completa, editada por DIMO Software, que estructura la gestión de los créditos desde la automatización del proceso de cobro hasta la recuperación de la deuda. Las soluciones de gestión de créditos, cobro, litigios y letras son el núcleo de este software de cobro.
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Si es necesario, recurra a profesionales del cobro.
Por último, para asegurarse de que su cobro amistoso de deudas sea un éxito, puede recurrir a los servicios de profesionales del cobro de deudas como :
- un abogado ;
- un comisario judicial (agente judicial) ;
- una empresa de cobros.
Conclusión
El cobro amistoso de deudas ofrece muchas ventajas a las empresas, entre ellas el mantenimiento de buenas relaciones con sus clientes. La eficacia del cobro amistoso de deudas depende de las etapas clave que se sigan, así como de la adopción de buenas prácticas. Poner en práctica estos consejos ofrece más posibilidades de recuperar las deudas impagadas sin tener que recurrir a los tribunales.
