El cobro de deudas es un ejercicio delicado, ya que implica encontrar un equilibrio entre la necesidad del acreedor de obtener el pago de sus facturas, para garantizar su estabilidad financiera, y la necesidad de mantener buenas relaciones comerciales con sus clientes.
En efecto, el cobro de deudas es a la vez una estrategia y un procedimiento que repercute directamente en la gestión del riesgo cliente y, por consiguiente, en el flujo de tesorería entrante. Un buen control del capital circulante y del WCR es esencial para el futuro a largo plazo de la actividad de una empresa. Así que si se pregunta cómo conseguir un buen cobro de deudas, hay una serie de buenas prácticas que puede adoptar. Estos son nuestros consejos para un cobro eficaz.
Establezca una política de cobro clara
Cuando se trata de cobrar deudas, lo primero que hay que hacer es elaborar una política de cobro clara y precisa. Una política de cobro de deudas es un documento en el que se establecen las normas, condiciones y medidas que deben adoptarse para aplicar la estrategia de cobro de deudas de una empresa.
Por ejemplo, la política de cobros especifica las condiciones de pago, como los plazos de pago concedidos al deudor (su cliente) o los medios de pago autorizados, en función del perfil del cliente. De este modo, el personal de ventas puede adaptar las condiciones contractuales tras comprobar la solvencia y los hábitos de pago del cliente. Además, las condiciones pueden ser diferentes para un cliente nuevo que para un cliente fiel que respeta las condiciones de pago.
La política de cobro también debe estipular que todos los documentos contractuales indiquen de forma clara y precisa los plazos de pago y las penalizaciones por demora para el deudor en caso de facturas impagadas. Esta información debe figurar en el contrato, en el presupuesto y en la factura. El cliente no debe poder ignorar estos elementos y debe poder leerlos muy fácilmente. De este modo se evitan malentendidos que podrían dar lugar a retrasos en los pagos.
Por último, aunque la política de cobros es ante todo un documento de uso interno, puede ser muy útil elaborar una versión para sus clientes. Ser proactivo a la hora de comunicar la política de cobros a sus clientes es una excelente forma de demostrar transparencia, al tiempo que se establecen claramente las normas aplicables.
Controle periódicamente las facturas impagadas
A continuación, si quiere saber cómo cobrar las deudas correctamente, debe llevar a cabo un seguimiento regular para poder recuperar las facturas impagadas lo antes posible.
Por lo tanto, el proceso de cobro puesto en marcha por la empresa debe incluir un seguimiento regular de las facturas impagadas. Se trata de establecer un sistema de seguimiento de las facturas vencidas, que puede ser manual o automático. La utilización de un programa de cobro compatible con el programa de facturación permite detectar automáticamente las facturas vencidas e identificar los expedientes sobre los que hay que actuar.
Por ejemplo, Cash On Time es una solución completa, editada por DIMO Software, que estructura la gestión de las cuentas por cobrar desde la automatización del proceso de cobro hasta la recuperación de la deuda. Las soluciones de gestión de créditos, cobro, litigios y letras son el núcleo de este software de cobro.
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Cuanto antes identifique las facturas vencidas, más rápidamente podrá cobrarlas y reducir los plazos de pago. Para ello, hay que enviar recordatorios de pago a los clientes afectados. Una vez más, si envía recordatorios por correo postal o electrónico, puede hacerlo manualmente o automatizarlo en su software de cobro de deudas. A continuación, se envía sistemáticamente una carta de recordatorio en cuanto se identifica la factura como vencida e impagada.
Comunicación profesional y persuasiva
Un buen cobro de deudas también implica una buena comunicación con el cliente. Como acreedor, pero también como proveedor o prestador de servicios al deudor (su cliente), debe adoptar un enfoque cordial pero firme cuando trate con sus clientes.
Por lo tanto, es importante atenerse a los hechos resumiendo los distintos elementos:
- el contrato firmado ;
- la entrega de los bienes y la prestación de los servicios
- el envío de la factura en una fecha concreta con un recordatorio del plazo de pago.
También hay que explicar claramente al cliente las consecuencias del impago. Entre ellas se incluyen las penalizaciones por demora en el pago y los posibles procedimientos legales de cobro, así como el bloqueo de la cuenta del cliente para impedirle hacer más pedidos a su empresa.
Estos intercambios son una oportunidad para encontrar una solución amistosa, una solución que evite la necesidad de iniciar procedimientos judiciales y le permita mantener una buena relación con sus clientes, explorando las distintas soluciones de liquidación posibles. En la mayoría de los casos, esto implicará escalonar los pagos o conceder un plazo de pago adicional.
Utilizar medidas legales cuando sea necesario
Por último, para responder correctamente a la pregunta de cómo cobrar las deudas, es esencial conocer bien las leyes y reglamentos vigentes en materia de cobro de deudas. La Ley de Enjuiciamiento Civil establece una serie de normas en este ámbito y, en particular, los plazos que deben respetarse, empezando por el plazo de prescripción.
También debe poder emprender acciones legales cuando sea necesario. En la práctica, después de enviar una carta recordatoria, el procedimiento amistoso de cobro de deudas no siempre es suficiente para obtener el pago de su cliente. Entonces es necesario recurrir a otro procedimiento para cobrar las deudas impagadas, es decir, el cobro por vía ejecutiva.
Para una reclamación inferior a 4.000 euros, puede solicitar un requerimiento de pago, mientras que para una reclamación superior a 4.000 euros, debe solicitar una citación para pagar.
Es aconsejable recurrir a los servicios de un profesional del Derecho si hay que llevar el litigio a los tribunales.
En todos los casos, es esencial seguir los procedimientos legales vigentes para recuperar las deudas impagadas del deudor. Por ejemplo, una vez dictada una resolución judicial, deben celebrarse reuniones periódicas con el comisario judicial (antiguo agente judicial) encargado de ejecutar la resolución, para controlar el reembolso de la deuda.
Un buen cobro de deudas garantiza un flujo de caja estable, maximiza las posibilidades de recuperar las deudas impagadas y refuerza la relación de confianza con los clientes adoptando un enfoque profesional. Para lograrlo, es necesario
- Establecer una política de cobro clara;
- realizar un seguimiento regular de las facturas impagadas
- comunicar de forma profesional y persuasiva ;
- emprender acciones legales cuando sea necesario.
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