Las cuentas pendientes de cobro son una partida contable decisiva en la gestión financiera de una empresa, ya que afectan directamente al flujo de caja y, por tanto, a las necesidades de capital circulante (WCR). Una buena gestión de la tesorería es la clave de la viabilidad a largo plazo de una empresa. Entonces, ¿cómo gestionar los créditos pendientes? ¿Cuáles son los reflejos y las mejores prácticas que hay que adoptar? He aquí cómo.
¿Qué son los derechos pendientes de cobro?
Los créditos a clientes, o riesgo cliente, son el importe total que los clientes adeudan a la empresa. Son los créditos que la empresa mantiene con sus clientes. Por lo tanto, aparece en la parte inferior del balance, como activo circulante.
Los créditos a clientes incluyen :
- las facturas pendientes de emisión, es decir, aquellas cuyas operaciones comerciales han finalizado, pero cuya factura está pendiente de emisión;
- facturas aún no vencidas: se trata de facturas cuyo plazo de pago aún no ha vencido. Se trata, por tanto, de facturas vencidas pero no vencidas;
- las facturas vencidas, que son facturas emitidas después del plazo de pago acordado. Se trata de facturas vencidas.
Esta partida global tiene varias implicaciones estratégicas para la empresa. Por un lado, es una palanca eficaz para establecer relaciones comerciales a largo plazo concediendo condiciones de pago a los clientes, especialmente a los más fieles. Por otro, la empresa debe controlar su riesgo cliente para evitar déficits de tesorería excesivos que pongan en peligro su capacidad de pagar a sus proveedores.
¿Cómo se calculan los derechos pendientes de cobro?
El cálculo de los derechos pendientes de cobro consta de dos pasos:
- la suma de las facturas emitidas, vencidas y no vencidas ;
- restando los anticipos y depósitos ya abonados por los clientes.
La fórmula para calcular los créditos comerciales es, por tanto, la siguiente:
Cuentas de clientes pendientes = (facturas emitidas + facturas vencidas + facturas no vencidas) – (anticipos + depósitos).
¿Cómo se evalúa el riesgo del cliente?
Antes de intentar gestionar las cuentas pendientes de cobro, es esencial evaluar el riesgo que representan. De hecho, dependiendo de su política de gestión de las cuentas por cobrar, El periodo medio de cobro pueden ser relativamente cortos. Como resultado, el riesgo de impago se reduce, al igual que el riesgo de déficit de tesorería. Su WCR también se reduce.
Sin embargo, además de una política clara de gestión de las cuentas por cobrar de los clientes que sea pertinente para la actividad de la empresa, existe una forma eficaz de evaluar el riesgo de los clientes. Se llama scoring.
Con este método de gestión del crédito, se asigna una puntuación a cada uno de los clientes en función de su perfil de riesgo. Cuanto más alta sea la puntuación, más probabilidades tendrá el cliente de beneficiarse de facilidades de pago. En cambio, si el perfil de un cliente se considera de riesgo, deberá pagar a cuenta, en efectivo, etc.
El scoring permite evaluar detalladamente para cada cliente el riesgo que representan los créditos pendientes.
¿Cómo gestiona los créditos pendientes?
El objetivo de la gestión de las cuentas por cobrar no es sólo limitar la morosidad, sino también reducir los litigios con los clientes.
Para optimizar la gestión de sus cobros pendientes, he aquí 8 buenas prácticas que debe adoptar:
- realizar una auditoría ;
- supervisar periódicamente el riesgo de los clientes ;
- definir un procedimiento de recogida ;
- actualizar las condiciones generales de venta ;
- implicar a los equipos ;
- externalizar la gestión de los créditos pendientes ;
- nombrar un gestor de créditos ;
- Equípate con una herramienta eficaz de gestión del crédito.
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1 -Realizar una auditoría
Para tener una visión general de la situación, recomendamos empezar con una auditoría de su política de gestión de cobros. Esto incluye las normas de pago, los procesos previos al cobro y los procedimientos de cobro.
Además, analizará la composición de los créditos pendientes: ¿qué tipos de facturas hay? ¿Hay facturas vencidas? ¿Quiénes son los clientes morosos? etc.
De este modo, podrá identificar las áreas de mejora en las que debe trabajar para obtener un mayor control de los cobros pendientes.
2 -Supervisión periódica del riesgo de los clientes
Si la auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempo determinado, el seguimiento debe realizarse de forma periódica. Por ejemplo, semanal y/o mensualmente.
Esto le permite anticiparse a posibles disputas y responder a los recordatorios de los clientes cuando sea necesario.
3 -Defina su procedimiento de recogida
Dado que es imposible eliminar todo riesgo de impago en una empresa, es esencial poner en marcha un procedimiento de cobro eficaz .
Los empleados encargados de los recordatorios y los procedimientos contenciosos deben saber :
- a qué ritmo realizar los distintos recordatorios;
- en qué formato (correo electrónico, correo simple o certificado, recordatorio telefónico) ;
- las normas aplicables a cada cliente en función de su perfil.
4 -Actualización de las condiciones generales de venta
Las Condiciones Generales de Venta (CGV) de la empresa determinan las normas aplicables tanto a los clientes como a la empresa. Por lo tanto, es esencial mantenerlas actualizadas, para garantizar que siempre estén en consonancia con la política de gestión de impagados de la empresa, y que las condiciones de pago sean coherentes con ella.
Además, los equipos internos deben conocer las mejores prácticas que deben adoptar al redactar los contratos. Esto se aplica en particular a las condiciones de pago concedidas y a los medios de pago disponibles, en función de la puntuación del cliente, así como a los márgenes de negociación disponibles.
5 -Participación de los equipos
La gestión de las cuentas pendientes de cobro no es sólo un asunto del Director Financiero (CFO) o del equipo de cobros, también es una cuestión clave para los equipos de ventas.
Todos los que intervienen en la relación con el cliente (equipo de ventas, servicio posventa), y todos los que participan en el proceso de pago y seguimiento de la facturación, deben ser conscientes de esta cuestión. Hay que instaurar en la empresa una auténtica cultura del efectivo.
6 -Externalizar la gestión de los impagados
Para controlar sus créditos pendientes y limitar el riesgo de impago, puede recurrir al factoring.
Se trata de subcontratar la totalidad o parte de sus créditos pendientes a una empresa especializada en financiación a corto plazo. Esta empresa le anticipa el importe de las facturas y gestiona cualquier trámite de cobro, a cambio de una comisión de entre el 5% y el 25% del importe de las facturas que se le confíen.
Por tanto, el factoring puede representar un coste importante para la empresa.
7 -Nombrar a un gestor de créditos
Contar con un gestor de créditos en la empresa sirve de enlace entre el Director Financiero y los equipos de ventas y contabilidad. El gestor de créditos define y supervisa todo el proceso, desde la negociación del contrato y las normas de puntuación hasta los avisos formales de impago.
Además, garantiza un seguimiento muy regular gracias a los cuadros de mando que elabora.
8 -Equípese con una herramienta de gestión del crédito
Por último, pero no por ello menos importante, una herramienta de gestión del crédito es un activo real cuando se trata de controlar sus cuentas pendientes de cobro.
Este tipo de software le permite no sólo controlar los cobros pendientes en tiempo real, sino también implantar procesos integrales. Puede crear flujos de trabajo que se activen según los escenarios que haya ideado.
Esto es lo que le ofrece la solución CashOnTime. Gracias a su servicio Collection (seguimiento de los impagados, plazos de pago, evaluación de riesgos), los equipos ahorran mucho tiempo y pueden concentrarse en los expedientes más complejos, mientras que el gestor de créditos puede dirigir mediante datos.
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