La gestión del cobro en una empresa suele considerarse una actividad delicada, ya que combina aspectos financieros y comerciales.
Por un lado, es indispensable que la empresa se asegure de que los flujos de entrada de dinero lleguen en la fecha prevista para evitar desajustes de tesorería que puedan perjudicar su salud financiera y dificultar el pago de sus propias facturas a proveedores. Por otro lado, busca preservar la relación con su cliente. Por lo tanto, es necesario establecer una política y un procedimiento de cobro de deudas que sean eficaces y respeten la relación comercial.
Para lograrlo, resulta muy útil adoptar una herramienta de cobro eficaz. De hecho, este tipo de solución permite acelerar el pago de las facturas y, por lo tanto, reducir el DSO y mejorar la tesorería. Queda por determinar qué solución se adapta mejor a sus necesidades. Entre un software de cobro, un ERP y un simple Excel: ¿cuál elegir? Le ayudamos a tomar una decisión con nuestra comparativa completa.
Software de cobro de deudas: la solución dedicada y automatizada
El software de cobro es sin duda la solución más completa y avanzada para obtener el pago de sus cuentas por cobrar lo antes posible.
De hecho, el software de cobro es una solución totalmente diseñada para optimizar el proceso de cobro dentro de su empresa. Para ello, el software de cobro cuenta con numerosas funciones especialmente interesantes, como
- alertas en caso de facturas impagadas para evitar olvidos;
- automatización de los recordatorios con la activación de escenarios previamente definidos en función del perfil del cliente, el importe impagado y la duración del retraso;
- seguimiento de los cobros, incluso cuando se establece un calendario de pagos;
- actualización en tiempo real de la información para evitar errores y duplicaciones.
- cuadros de mando que permiten conocer con exactitud la situación y, por lo tanto, tomar las decisiones adecuadas para la gestión de la tesorería de la empresa.
- gestión de litigios con clientes, que pueden ser motivo de impago.
- etc.
Otra ventaja del software de cobro es que puede integrarse con los ERP y otras herramientas contables ya implantadas en la empresa. La compatibilidad entre las herramientas y su conexión facilitan el intercambio de datos, pero también permiten actualizar la información en tiempo real por ambas partes.
Además, el software de cobro es utilizado tanto por los equipos contables y financieros como por los equipos comerciales. Esta colaboración entre equipos permite garantizar un seguimiento eficaz y personalizado de los expedientes, facilitando el mantenimiento del contacto con el cliente. Además, permite ajustar los plazos de pago aplicados específicamente al cliente, reduciéndolos cuando se multiplican los impagos.
Por lo tanto, el uso de un software de cobro supone un importante ahorro de tiempo para los empleados. También es una herramienta muy eficaz para actuar con rapidez y reducir los plazos de pago tras una factura impagada gracias a la automatización del cobro. El software de cobro también permite tener una mayor visibilidad de los flujos entrantes.
En resumen, el software de cobro es una solución que tiene un impacto positivo en la tesorería de la empresa, así como en la relación con los clientes.
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ERP: una solución global pero generalista para el cobro
Un software ERP es, por definición, un software de planificación de recursos empresariales. Se trata, por lo tanto, de una solución global que tiene como objetivo centralizar todos los procesos de gestión de la empresa. Esto abarca desde la gestión contable hasta los recursos humanos, pasando por la logística.
Por lo tanto, algunos programas ERP incluyen módulos de gestión de facturas y seguimiento de cobros. Sin embargo, las funciones en materia de cobro de deudas siguen siendo limitadas. Por ejemplo, no se recibe ninguna notificación que avise de que una factura vencida está pendiente de pago, ni se pueden personalizar o automatizar los recordatorios. Del mismo modo, no se tiene acceso a un panel de control completo y actualizado en tiempo real.
Por eso, recurrir a un software ERP para el cobro de deudas puede ser una solución viable para las empresas que desean un enfoque integrado de su gestión. Por ejemplo, es una solución que puede resultar adecuada para las empresas que ya cuentan con este tipo de software. Sin embargo, no será suficiente para implementar un procedimiento de cobro avanzado, como es posible hacerlo con un software de cobro.
Excel: la solución manual para pequeñas estructuras
Otra solución posible para gestionar el cobro de las cuentas por cobrar es crear una hoja de cálculo Excel. De hecho, esta es una solución que se sigue utilizando a menudo en las pequeñas empresas para realizar el seguimiento de los recordatorios y los cobros. Probablemente, esto se deba a que Excel es un programa muy común, que los equipos ya conocen bien y que permite crear una tabla de seguimiento personalizada en función de las necesidades de la empresa. El formato de hoja de cálculo también ofrece una gran flexibilidad.
Sin embargo, el uso de Excel para la gestión del cobro de deudas también tiene muchas limitaciones. En primer lugar, esta solución puede carecer de fiabilidad. Todo se hace manualmente, lo que puede ser una fuente importante de errores. También existe el riesgo de pérdida de datos en caso de manipulación incorrecta o de problemas en los servidores informáticos de la empresa.
Además, debido a la falta de automatización, las tareas suelen ser repetitivas para los empleados, cuando podrían dedicar su tiempo a realizar seguimientos con los clientes y a los casos más complejos. Por otra parte, Excel no permite compartir fácilmente la información entre los equipos financieros y comerciales. No es posible trabajar en equipo, al mismo tiempo, en la misma hoja de cálculo.
Excel puede ser una solución para el cobro de deudas para pequeñas empresas que tienen facturas y pagos que controlar. Sin embargo, cuando el volumen de información a procesar aumenta, resulta indispensable recurrir a una solución automatizada, como un software de cobro.
Software de cobro de deudas, ERP o Excel: cómo tomar la decisión correcta
Para elegir la solución más adecuada para el cobro de deudas en su empresa entre un ERP, Excel y un software de cobro, hay que tener en cuenta varios criterios. Por ejemplo, hay que considerar el tamaño de la empresa, su madurez, el volumen de facturas y pagos que hay que seguir, así como la tasa de impagos y el plazo medio de pago (DSO).
| Solución | Ventajas | Límites |
| Software de cobro | Automatización de los recordatorios, seguimiento en tiempo real, colaboración entre equipos, integración ERP. | Coste de la licencia, tiempo de integración inicial |
| ERP | Centralización de datos, coherencia global del sistema | Pocas funciones de recuperación, personalización limitada. |
| Excel | Gratis, flexible, fácil de implementar | Riesgo de errores, falta de automatización, colaboración limitada. |
Como hemos visto anteriormente, la automatización del cobro es un verdadero impulso en términos de rendimiento del cobro. Y esto es aún más cierto cuando la empresa tiene que gestionar una gran cantidad de información y realizar numerosas acciones de seguimiento. Permite ahorrar tiempo, pero también reducir el riesgo de error.
Además, con un software de cobro, usted se beneficia de una visibilidad real de los pagos pendientes, cobrados o atrasados. Tiene acceso a paneles de control que facilitan la gestión financiera de la empresa, y tanto los equipos financieros como los comerciales pueden acceder a ellos.
Por lo tanto, el software de cobro de deudas suele ser la opción óptima para las empresas que desean profesionalizar sus procesos y acelerar sus cobros.
Si está pensando en adoptar la solución del software de cobro, debe tener en cuenta, por un lado, las funciones que pone a su disposición y, por otro, asegurarse de que la solución sea compatible con el resto de su software y de que sea escalable en función de sus necesidades.
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Conclusión
Para elegir correctamente entre un software de cobro, un ERP y un software de cobro, es necesario evaluar las necesidades actuales y futuras de la empresa, así como su nivel de madurez. Excel o un ERP pueden ser suficientes para las empresas pequeñas que gestionan un volumen reducido de facturas. Por el contrario, un software de cobro resulta especialmente útil para las empresas que desean controlar realmente el cobro de sus deudas y tener un mayor control de su tesorería.
