La reconciliación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar consiste en asignar un código único, generalmente formado por letras y números, a una factura y a los distintos pagos relacionados. En la práctica, esto significa establecer el vínculo entre la factura y los pagos . Esto es especialmente útil para identificar fácilmente las facturas impagadas, así como el saldo pendiente de las facturas pagadas a plazos. Escribir las cuentas también ahorra tiempo a la hora de preparar el balance al final del ejercicio.
Sin embargo, la anotación puede ser un ejercicio tedioso cuando se hace a mano. Por eso es tan beneficioso el uso de programas informáticos de anotación contable. Así que, si te preguntas cómo puede simplificar el proceso de carteo el software de carteo contable, aquí tienes las principales ventajas del software de carteo contable.
Ventaja núm. 1 del software de reconciliación contable: fácil conciliación de las transacciones
En primer lugar, el uso de un programa de reconciliación contable facilita la conciliación de los asientos contables relativos a la factura, por un lado, y a los distintos pagos, por otro. De hecho, gracias a la reconciliación automatizada, el software se encarga de conciliar los distintos asientos contables. Esto elimina la necesidad de que el personal contable pase horas comparando libros.
Del mismo modo, el uso del software de reconciliación ahorra mucho tiempo a los equipos a la hora de comprobar y corregir las transacciones.
Además, las discrepancias y los errores pueden identificarse rápidamente. A continuación, se puede contactar con los clientes para solicitar correcciones o el pago de facturas pendientes.
El software de cartas contables también es una herramienta inestimable para el cobro de deudas, ya que te permite reaccionar sin demora, con toda la información actualizada al alcance de la mano.
Ventaja nº 2 del software de reconciliación contable: mayor precisión de los datos
El software de reconciliación contable también es ventajoso en lo que respecta a la fiabilidad. El algoritmo del programa no sólo es capaz de registrar cuentas de terceros, sino también de identificar duplicados. Esto evita discrepancias cuya causa puede ser difícil de entender en medio de cientos de asientos contables. El software de reconciliación contable también reduce los errores humanos. En efecto, como la introducción de datos ya no se hace manualmente, se reduce mucho el riesgo de errores tipográficos y de otro tipo.
Por último, el software actualiza la información periódicamente. Como resultado, los departamentos de contabilidad y/o cobros disponen de datos fiables, que pueden utilizar para identificar las facturas para las que deben emitirse recordatorios. Así se evitan los recordatorios innecesarios, que pueden ser mal recibidos por los clientes y perjudicar la relación comercial.
Como resultado, el uso de software de contabilidad de cartas mejora la fiabilidad de la información financiera de una empresa y, por tanto, facilita la toma de decisiones estratégicas. Esto es aún más cierto con un software de cobro de deudas y de reconciliación contable como CashOnTime, en el que la inteligencia artificial (IA) está al servicio de tus necesidades específicas. De hecho, :
- se adapta constantemente a tus necesidades específicas
- aprende de las cartas anteriores;
- aprende de los hábitos de los clientes.
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Esto aumenta enormemente la fiabilidad de la reconciliación . Y para las reconciliacións más complejas, el software puede pedir a los equipos que están en el lugar que arbitren. En este caso, se proponen varias combinaciones de letras. Esto se conoce como reconciliación manual inteligente.
Ventaja n.º 3 del software de reconciliación contable: optimiza la gestión de tesorería
Otra ventaja del software de contabilidad de cartas es que optimiza la gestión del flujo de caja de tu empresa. Utilizar un software de carteo te permite controlar los cobros y desembolsos de efectivo con mucha precisión, ya que realiza tanto el carteo de cuentas a cobrar como el de cuentas a pagar. Esto hace que sea muy fácil conocer la posición de tesorería de la empresa, y anticipar los flujos de caja de forma fiable. Por ejemplo, es posible prever los flujos de caja basándose en los avisos de transferencia. Esto implica la conciliación automática del aviso. Las facturas pueden precontabilizarse al recibir el aviso de transferencia. Esto significa que no es necesaria ninguna intervención cuando llega la transferencia.
Por otra parte, el software de cartas contables pone de manifiesto los retrasos en los pagos y los créditos no cobrados. Sin embargo, sabemos que la capacidad de respuesta es clave para el éxito de los procedimientos de cobro amistoso. Cuanto antes se identifiquen los impagados, antes se podrá resolver el problema y recuperar las cantidades adeudadas.
Por último, pero no por ello menos importante, el software de cartas contables demuestra ser una verdadera ventaja en los periodos punta, cuando hay que procesar grandes volúmenes de datos contables en un breve espacio de tiempo. Es el caso, en particular, de los cierres mensuales o de fin de año.
Ventaja n.º 4 del software de reconciliación contable: simplifica la elaboración de informes financieros
La última ventaja del software de cartas contables es que simplifica la elaboración de informes financieros. Este tipo de software genera automáticamente los estados financieros. También se pueden consultar los cuadros de mando para controlar fácilmente las partidas contables de terceros (clientes y proveedores). Además, el software de reconciliación contable ofrece la posibilidad de ir un paso más allá realizando un análisis en profundidad de los datos financieros, si es necesario.
Conclusión
El uso de un software de reconciliación contable ofrece muchas ventajas, como por ejemplo
- automatizar el proceso de conciliación de transacciones para ahorrar tiempo y mejorar la eficacia;
- mejorar la precisión de los datos contables gracias a la inteligencia artificial y a la eliminación de errores humanos
- optimizar la gestión de la tesorería mediante la previsión de los flujos de caja, la identificación de los pagos atrasados y la anticipación de los avisos de transferencia
- simplificar los informes financieros con la generación automatizada de estados financieros y un análisis más profundo de los datos.
En consecuencia, el uso de software de cartas contables tiene una importancia estratégica para una empresa. Por un lado, es una herramienta esencial para garantizar unos cierres mensuales fluidos y gestionar eficazmente los picos de actividad de gran volumen.
Por otro, es un socio de confianza para garantizar una información financiera fiable y fundamentar la toma de decisiones.
Es más, en general, el uso de software de cartas contables tiene un impacto positivo en el rendimiento global de la empresa. Permite a los equipos contables concentrarse en tareas de mayor valor añadido, al tiempo que aumenta la competitividad de la empresa gracias a una mejor gestión financiera. Este tipo de software ofrece beneficios a corto, medio y largo plazo para la empresa, en términos de eficacia, productividad y fiabilidad. Por tanto, a toda empresa le interesa adoptar un software de cartas contables.
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