Gestionar la tesorería es una de las tareas más delicadas cuando se trata de la gestión financiera de una empresa. Esto es especialmente cierto cuando los clientes se retrasan cada vez más en el pago de sus facturas. Si desea mejorar sus procesos de cobro de deudas, el uso de un software de cobro de deudas ofrece una serie de ventajas. ¿Qué criterios debe aplicar a la hora de elegir su software de cobros? ¿Qué características son esenciales? ¿Cuál será el mejor software de cobros en 2025? Respondemos a todas sus preguntas.
¿Qué es un programa informático de gestión de cobros?
Un software de cobro es una herramienta informática que automatiza el proceso de pago. Realiza un seguimiento del pago de las facturas a medida que vencen y envía recordatorios automáticos a los clientes en caso de retraso en el pago.
También conocido como software de recordatorio al cliente, el software de cobro de deudas debe distinguirse del software de facturación.
El software de facturación se utiliza para gestionar la emisión de facturas y, si es necesario, su envío y archivo.
El software de cobro, en cambio, se utiliza para gestionar todas las etapas posteriores, es decir, garantizar que las facturas se pagan correctamente e iniciar los procedimientos de cobro si es necesario.
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¿Por qué utilizar programas de recogida?
¿Qué problemas plantea el cobro de deudas?
El cobro de deudas es una cuestión estratégica para cualquier empresa. La capacidad de una empresa para mantener al día sus cuentas por cobrar tiene un impacto directo en su salud financiera y su supervivencia a largo plazo.
En primer lugar, al asegurarse de que dispone de un procedimiento adecuado de cobro de deudas y de las herramientas adecuadas, la empresa puede conseguir que sus clientes le paguen más rápidamente. Esto tiene un doble impacto. Por un lado, un pago más rápido de las facturas de los clientes significa más liquidez. En segundo lugar, reduce las necesidades de capital circulante (WCR).
Reducir el WCR es muy ventajoso porque las soluciones para financiar este desfase de tesorería pueden ser relativamente costosas, como el factoring o un préstamo a corto plazo.
Además, el cobro de deudas reduce el riesgo de impago. Las deudas impagadas no sólo pueden afectar a la tesorería, que es esencial para que una empresa pueda pagar sus propias facturas y deudas, sino que también generan costes (honorarios de abogados, etc.). Estos costes adicionales reducen el margen de la empresa.
En consecuencia, el cobro de deudas garantiza que la empresa disponga de liquidez suficiente para hacer frente a sus propios pagos. También es un factor determinante de la rentabilidad de la empresa.
Además, aunque pueda parecer sorprendente, el cobro de deudas también desempeña un papel en el mantenimiento de la relación comercial.
La política de cobro permite ajustar las condiciones de pago convencionales de los clientes en función de su perfil de riesgo. Los clientes que pagan bien pueden ser recompensados con plazos de pago más largos que los demás. Sin duda apreciarán este gesto comercial. Y un procedimiento de cobro de deudas bien gestionado, con recordatorios amistosos enviados en el momento y la forma adecuados, ayuda a preservar la relación comercial y a evitar numerosos litigios.
¿Cuáles son las ventajas de un programa informático de cobro?
Muchas empresas siguen utilizando una hoja de cálculo Excel para llevar el control de sus facturas y gestionar los créditos comerciales. Sin embargo, esta herramienta tiene varias limitaciones. En primer lugar, la implementación y la gestión diaria del fichero llevan mucho tiempo. En segundo lugar, la fiabilidad del fichero puede verse comprometida por errores humanos.
Por el contrario, utilizar un software de cobro de deudas ofrece una serie de ventajas.
La primera ventaja del software de cobro de deudas es que le ahorra mucho tiempo. De hecho, automatiza ciertas tareas. Al estar vinculado al software de facturación, el software de recordatorio de clientes se implementa automáticamente. Esto reduce considerablemente el tiempo de introducción de datos y aumenta la fiabilidad de la información. Además, el personal puede concentrarse en tareas de alto valor añadido, como los casos de cobro más complejos.
Así pues, además de ahorrar tiempo, el software de cobro de deudas también aumenta la productividad del equipo de cobros.
Además, el uso de software de cobro de deudas permite un mejor control del flujo de caja y una reducción de los DSO (Days Sales Outstanding). Por ejemplo, utilizando el software CashOnTime, las empresas pueden reducir su DSO en un 20%.
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Esta importante ventaja se deriva de la posibilidad de programar recordatorios a los clientes en cuanto una factura entra en mora, gracias a los distintos escenarios de recordatorio. Ya no existe el riesgo de olvidar o retrasar el envío del recordatorio por falta de tiempo del equipo.
El software de gestión del crédito también puede utilizarse para controlar la solvencia de los clientes. De este modo, es posible ajustar los plazos de pago de acuerdo con la política de la empresa.
Además, el software de cobros permite centralizar la información y obtener una visión completa de los créditos pendientes. El cuadro de mandos incluye diferentes indicadores en función del nivel de detalle que necesite. El gestor de contenidos y el director financiero pueden seguir las tendencias del flujo de caja de un vistazo, pero también pueden analizar los distintos parámetros mediante informes más detallados.
Además, la información se almacena en el software de cobros. Por tanto, es fácilmente accesible. Esto permite crear un historial que, a su vez, facilita la elaboración de previsiones financieras para los años siguientes.
Además, los programas de gestión de cobros suelen ser fáciles de aprender. Por lo tanto, no se necesita mucho tiempo para que los empleados se familiaricen con él.
Resumen de las ventajas de utilizar un programa informático de cobros :
- ahorro de tiempo ;
- fiabilidad ;
- reducción de los plazos de pago de las facturas y, por tanto, de los DSO (Days Sales Outstanding);
- una visión completa y transversal gracias a los cuadros de mando ;
- mejora de la productividad ;
- facilidad de uso ;
- aumento de la tesorería.
¿Cómo elegir su software de cobros?
Para aprovechar al máximo las ventajas que ofrece un software de cobros, hay que tener en cuenta una serie de criterios y comprobar que dispone de las funciones esenciales.
¿Cuáles son los criterios para elegir un software de cobros?
Hay una serie de criterios que debe tener en cuenta a la hora de elegir el software de reclamación adecuado para su empresa.
Para empezar, el software de recordatorio de clientes debe adaptarse al tamaño de su empresa. Una empresa muy pequeña, una PYME, una franquicia o incluso una empresa internacional no tendrán las mismas necesidades. El número de operaciones a controlar, el número de escenarios de cobro a crear y los plazos a aplicar serán diferentes, por ejemplo.
Del mismo modo, los requisitos en términos de funcionalidad e informes variarán de una empresa a otra. Su programa de gestión de cobros debe responder a sus necesidades actuales y futuras.
Además, debe poder integrarse con su sistema informático actual. Por lo tanto, es importante comprobar que el programa de gestión de cobros es compatible con las demás herramientas que utiliza, en particular con el programa de facturación.
El software de cobro también debe poder conectarse con los distintos proveedores de información financiera, así como con las soluciones informáticas del sector de los seguros de crédito.
El software de cobros debe ofrecer servicios de pago en línea como Stripe. Esto hace que sea rápido y fácil para los clientes pagar sus facturas. Además, las notificaciones de pago pueden desbloquear ciertas situaciones urgentes, como un pedido bloqueado por impago.
El hecho de que la facturación electrónica sea obligatoria para todos en 2026 dará lugar a nuevos usos para el cobro de deudas, el envío de cartas y la previsión de tesorería. En los próximos años, el proceso del pedido al pago evolucionará. Para asegurarse de que dispone de una solución de cobro de deudas potente y preparada para el futuro, debe asegurarse de que es compatible con la plataforma de facturación pública Chorus Pro y de que la hoja de ruta del editor incluye conexiones digitales con las futuras Plataformas de Desmaterialización de Socios (PDP).
La facilidad de uso también debe ser un factor a tener en cuenta a la hora de elegir el software de cobro. El equipo informático, que a menudo está sobrecargado de trabajo, debe poder implantar la solución fácilmente. Y la facilidad de uso también es un factor, porque los equipos deben poder familiarizarse con ella rápidamente. Esto facilita la transición al nuevo proceso de recaudación que incluye el software.
Además, lo mejor es optar por un software de recogida colaborativo. Todos deben tener acceso a él. El equipo encargado de los cobros, por supuesto, pero también el personal de ventas, los asistentes de ventas, el gestor de créditos, el director financiero, etc. Implicar a todo el personal en el proceso de cobro es la mejor manera de concienciar sobre la importancia de conceder plazos de pago adaptados al perfil del cliente y de controlar la relación comercial sin penalizar la tesorería y la rentabilidad de la empresa. Así es como se puede difundir la cultura de caja de la empresa .
Además, la presencia de un servicio de atención al cliente eficaz y de fácil acceso es una verdadera ventaja para apoyar el trabajo de sus empleados.
El presupuesto es un criterio importante a la hora de elegir. Ya sea en forma de suscripción o de compra de licencia, hay que estudiar la facturación del software de gestión del crédito para no salirse del presupuesto fijado por la empresa.
Por último, la calidad de las cartas de reclamación enviadas por el programa de gestión de cobros es extremadamente importante. Por lo tanto, es esencial prestar mucha atención al contenido de las cartas de reclamación del software de reclamación. Y, si es posible, poder personalizarlas.
Resumen de los criterios de elección de un software de recobro
- adaptación al tamaño y las necesidades de la empresa ;
- compatibilidad con el sistema informático existente
- conexión con proveedores de información financiera y seguros de crédito ;
- conexión con plataformas de pago ;
- conexión con plataformas de facturación electrónica como Chorus Pro, etc.
- facilidad de implantación por parte del equipo informático
- facilidad de uso para los empleados;
- el precio ;
- la calidad de las cartas de seguimiento.
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¿Cuáles son las características esenciales de su software de cobro de deudas?
Para sacar el máximo partido de su software de cobro de deudas, debe comprobar que dispone de las funciones esenciales que requiere una solución de este tipo. Esto es lo que debe saber
- personalización de varios escenarios de cobro;
- personalización de las carteras de clientes
- segmentación de clientes ;
- puntuación de clientes
- cálculo de provisiones
- actualización automática de los cobros;
- gestión de la Ley sapin;
- gestión de promesas de pago, litigios y límites de crédito;
- cuadro de mandos e informes ;
- agenda para cada cobrador
- historial de recordatorios;
- portal del cliente;
- archivo de documentos.
- cobro automatizado
Personalización de varios escenarios de cobro
(plazo del recordatorio, canal de comunicación, contenido del recordatorio, etc.);
El cobro de deudas basado en escenarios es una excelente forma de garantizar la fiabilidad de los procedimientos de cobro, al tiempo que se adapta a las diferentes situaciones que los cobradores pueden encontrar en una empresa. Al enviar el recordatorio adecuado en el momento oportuno, las empresas maximizan sus posibilidades de obtener el pago de sus facturas.
Por este motivo, los programas informáticos de cobro deben ser configurables, de modo que sea posible crear diferentes escenarios de cobro jugando con una serie de elementos, como :
- tiempos de reclamación ;
- los índices de solvencia, el comportamiento de pago ;
- el canal de comunicación utilizado para el recordatorio (teléfono, correo electrónico, correo postal, etc.) ;
- el contenido de la carta de reclamación
- etc.
Segmentación de clientes
La segmentación de la clientela consiste en crear varios grupos de clientes en función de criterios preestablecidos. Estos pueden incluir la regularidad de los pedidos, el volumen de negocios generado para la empresa y/o el perfil de riesgo del cliente.
Esto permite planificar diferentes escenarios de cobro en función del segmento al que pertenezca el cliente, con el fin de enviar el mensaje adecuado a la persona adecuada, utilizando los medios adecuados.
De este modo, la segmentación determina en qué automatización entra el cliente en caso de impago.
Scoring de clientes
El scoring permite asignar una puntuación a cada cliente en función de su perfil de riesgo de crédito, tanto interno como externo.
Esto permite adaptar la política de crédito de la empresa, concediendo plazos de pago más largos o más cortos en función del riesgo que represente el cliente.
Cálculo de las provisiones de clientes
Donde hay riesgo, hay provisión. Para asegurarse de que el nivel de provisiones de su empresa para créditos comerciales es lo más exacto posible, necesita una herramienta fiable para calcular las provisiones. El software de cobros debe ser capaz de proporcionarle esta información.
Actualización automática de los cobros
El software de cobros debe poder actualizar los cobros automáticamente. Esto significa que no es necesario que un miembro del personal actualice el archivo. Esto reduce considerablemente el tiempo necesario para actualizar los expedientes de los clientes. Esto evita la necesidad de enviar recordatorios cuando el cliente ya ha pagado su factura y, por lo tanto, genera insatisfacción.
Gestión de la Ley Sapin
La Ley Sapin de 9 de diciembre de 2016 impone numerosas medidas relacionadas con la transparencia, la lucha contra la corrupción y la modernización de la vida económica.
Entre sus obligaciones figura la necesidad de cartografiar los riesgos de exposición de la empresa a solicitaciones externas que puedan desembocar en un acto de corrupción. Además, la empresa debe evaluar a sus clientes sobre la base de este mapeo.
El software de cobro de deudas puede incluir funcionalidades vinculadas a esta obligación de cumplimiento, con el fin de evaluar a los clientes de forma aún más precisa, especialmente en el caso de múltiples recordatorios.
Gestión de promesas de pago, litigios y límites de crédito
El software de cobro de deudas que elija debe permitirle realizar un seguimiento preciso de las promesas de pago realizadas por los clientes tras los recordatorios de su empresa. También debe poder controlar los litigios y los límites de crédito.
Todo ello para que el personal pueda controlar los cobros previstos y emprender acciones legales de cobro en caso necesario.
Cuadro de mandos e informes
Tener una visión general y resumida de los cobros pendientes, el riesgo y la morosidad es esencial para una buena gestión financiera. Por lo tanto, es esencial que el software de cobro de deudas ofrezca informes completos y un cuadro de mandos que contenga la información esencial.
Para una eficacia aún mayor, lo ideal es poder variar el nivel de detalle de la información en función de quién la consulte. Por ejemplo, el director financiero necesitará una visión más detallada que el gestor.
Una agenda para cada cobrador
La posibilidad de que cada gestor disponga de su propia agenda es una verdadera ventaja para su organización y, por tanto, para su productividad.
Cada cobrador puede consultar fácilmente las tareas que debe realizar durante el día o la semana, y así aumentar la eficacia sin el riesgo de duplicar el trabajo de uno de sus colegas.
Historial de reclamaciones
Es esencial poder consultar el historial de reclamaciones de cada cliente. Esto le indicará si el cliente en cuestión se ha retrasado alguna vez en un pago, y cuándo.
Esto influirá en la puntuación del cliente, y posiblemente también en el procedimiento puesto en marcha en caso de un nuevo impago.
Un portal del cliente
El personal de ventas, los gestores de créditos y los cobradores deben poder consultar el expediente de cada cliente. Esto les permitirá tener una visión completa de la historia de la relación comercial, así como del estado actual de la situación, para que puedan tomar las mejores decisiones posibles.
Archivo de documentos
Por último, el software de cobro de deudas debe incluir una función para archivar los documentos emitidos por la empresa, así como los documentos recibidos de sus clientes. Esta GED integrada facilita la búsqueda de los documentos en el archivo, para poder presentarlos ante un tribunal en caso de reclamación de pago, por ejemplo.
Software de cobro de deudas: comparación de las 6 mejores soluciones 2025
Para ayudarle a tomar la decisión correcta, hemos compilado una comparación de los 6 paquetes de software de cobro de deudas más populares para 2025. Esta lista no es exhaustiva y la información proporcionada se basa en lo que estaba disponible en el momento en que se escribió esta guía. Pero le dará una mejor idea de lo que está disponible en el mercado y le permitirá hacer una selección inicial basada en sus necesidades.
Comparación de software de cobro de deudas
|
¿A quién va dirigido? |
Salida principal |
Características |
Premio |
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|---|---|---|---|---|
| CashOnTime | ETI y grandes grupos | Una plataforma completa, modular y colaborativa para digitalizar la gestión de cobros. |
|
A petición |
| LeanPay | VSE y PYME | Riqueza funcional |
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Desde 135 euros al mes con versión anual |
| Clearnox | VSE y PYME | Sistema de puntuación |
|
A petición |
| Aston iFT | PYME, multinacionales y bancos | Funciones internacionales (idiomas y divisas) |
|
Desde 95 euros al mes |
| My DSO Manager | PYME, ETI y grandes grupos | Solución de gestión del crédito |
|
Desde 99 euros al mes |
| Eloficash | PYME, ETI y grandes grupos | Prevención de riesgos para los clientes |
|
A petición |
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