El cobro de deudas es una parte integral de la gestión financiera de una empresa. Contar con un buen proceso de cobro de deudas ayuda a controlar las necesidades de capital circulante (WCR) garantizando que los flujos de caja entrantes lleguen a tiempo mediante la gestión del riesgo de los clientes. Aunque el cobro de deudas se entiende en general, puede resultar más difícil identificar las diferentes técnicas de cobro que pueden utilizarse para obtener el pago de facturas impagadas. He aquí algunos métodos eficaces de cobro de deudas.
Pasos en el cobro de deudas
¿Qué es el cobro de deudas? El cobro de deudas es un conjunto de métodos y pasos que una empresa debe seguir para obtener el pago de una deuda pendiente. Antes de examinar con más detalle las diferentes técnicas de cobro, repasemos las etapas que intervienen en el cobro de deudas:
- identificación de las facturas impagadas.
- comunicación con el deudor (su cliente).
- envío de cartas recordatorias.
- notificación formal.
- emprender acciones legales si es necesario.
Identificación de impagados
La primera etapa del procedimiento de cobro consiste en identificar las deudas impagadas. Es muy importante detectar cuanto antes las facturas impagadas y vencidas para poder reaccionar con rapidez ante cualquier impago.
De este modo se reduce eficazmente el plazo de pago de la factura vencida.
Comunicación con el deudor
Una vez identificado el importe impagado, debe ponerse en contacto con el deudor, su cliente.
En esta fase, es importante mantener la relación comercial. De hecho, el impago puede deberse a un simple descuido que puede rectificarse rápidamente. Para ello, lo mejor es adoptar un tono cordial al tiempo que se mantiene firme en la necesidad de regularizar la situación en sus libros.
Esto se aplica tanto si se comunica por teléfono como por correo electrónico.
Envío de cartas recordatorias
Las cartas de reclamación pueden enviarse por correo postal o electrónico al cliente.
Se trata de formalizar por escrito la solicitud al deudor del pago de la factura pendiente. Debe anotarse lo siguiente
- el número de factura ;
- la fecha de envío ;
- el plazo inicial de pago ;
- el importe que debe abonarse a la empresa.
Notificación formal
Un requerimiento es una carta enviada por el acreedor a la empresa deudora por correo certificado con acuse de recibo. Los intereses y las sanciones por demora se calculan a partir de la fecha de envío del requerimiento.
En esta carta se ordena al deudor que salde su deuda con el acreedor en un plazo generalmente fijado en 15 días. Si el deudor no lo hace, el asunto puede remitirse a un comisario judicial (antes conocido como agente judicial) o a un abogado para obtener el pago debido.
Recurso judicial en caso necesario
Por último, si el requerimiento sigue sin dar resultado, la empresa puede recurrir al cobro forzoso (requerimiento o intimación de pago).
Las diferentes técnicas de cobro
Existen muchas técnicas de cobro diferentes. En función de la fase del procedimiento de cobro en que se encuentre el asunto, se puede recurrir a una técnica de cobro amistosa o a una técnica de cobro judicial.
Los principales métodos de cobro son :
- la utilización de programas informáticos de cobro de deudas;
- el seguimiento de la antigüedad del saldo ;
- el uso de cartas amistosas de recordatorio ;
- llamadas telefónicas de seguimiento ;
- comunicación por correo electrónico para facilitar el seguimiento por escrito
- cobro extrajudicial de deudas ;
- el cobro judicial ;
- utilización de una agencia de cobro de deudas.
Utilización de programas informáticos de cobro de deudas
Los programas informáticos de cobro de deudas son una herramienta muy eficaz para optimizar el cobro de deudas.
En la práctica, una herramienta de cobro puede utilizarse para :
- detectar automáticamente las facturas impagadas
- enviar cartas recordatorias a los clientes gracias a la automatización ;
- realizar el envío de cartas contables, si está equipada con esta función.
Este es el caso, en particular, del software CashOnTime, una solución completa editada por DIMO Software que estructura la gestión de los créditos desde la automatización del tratamiento del cobro hasta la recuperación de la deuda. Las soluciones de gestión de créditos, cobro, contenciosos y letras son el núcleo de esta herramienta de cobro.
Esto ahorra tiempo a los equipos, que pueden dedicarse a los casos más complejos. También hace que el proceso de cobro sea más fiable y reactivo.
¿Por qué no automatizar el envío de cartas recordatorias utilizando un software de cobro de deudas?
Seguimiento del balance de comprobación de antigüedad
El balance de comprobación de antigüedad es un documento contable que proporciona una visión exhaustiva de los créditos comerciales vencidos y por pagar, con el fin de controlar con precisión los flujos de tesorería. Por lo tanto, puede utilizarse para identificar los créditos impagados. Se pueden clasificar por el número de días de retraso o por el importe pendiente.
El balance de comprobación de la antigüedad es, por tanto, una técnica de cobro que facilita la identificación de los impagados y la rápida puesta en marcha de las acciones de cobro necesarias.
El uso de cartas amistosas de recordatorio
Antes de enviar una carta de requerimiento formal a su deudor, puede enviar una carta recordatorio «amistosa». El objetivo es informar al deudor del retraso en el pago y pedirle que salde la cantidad adeudada lo antes posible, de forma amistosa pero firme.
Por lo general, invita al acreedor a ponerse en contacto con usted si es necesario encontrar una solución amistosa.
El envío de una carta recordatoria no es obligatorio en los procedimientos de cobro de deudas.
Sin embargo, este tipo de carta es apreciada por los jueces en los casos en que el litigio ha llegado a una solución legal. Demuestra la buena fe de la empresa para encontrar una solución amistosa con su cliente deudor. Por tanto, puede utilizarse como prueba.
Por eso muchas empresas utilizan esta técnica de cobro.
Llamadas telefónicas de seguimiento
Las llamadas telefónicas de seguimiento son otro método de cobro de deudas. Menos formal que una carta de reclamación, una llamada telefónica le permite hablar directamente con el deudor.
Esto suele ser muy apreciado por los clientes, y les ayuda a encontrar rápidamente una solución para saldar la deuda. La función de las llamadas de seguimiento es asegurarse de que el deudor cumple sus compromisos.
Comunicación por correo electrónico para facilitar el seguimiento por escrito
Aunque las llamadas telefónicas pueden ser útiles, no permiten seguir los intercambios. Por ello, la comunicación por correo electrónico es una técnica de cobro habitual.
Los intercambios por correo electrónico son escritos y fechados. Por lo tanto, pueden utilizarse como prueba en caso necesario. También tienen la ventaja de ser percibidos como menos formales que una carta, lo que ayuda a preservar la relación comercial en el contexto del cobro amistoso de deudas.
Recobro amistoso
El cobro amistoso de deudas se refiere a todas las técnicas de cobro de deudas que no implican la intervención de un juez. El objetivo es llegar a un acuerdo común para cobrar las deudas pendientes. Por lo tanto, incluye
- los recordatorios telefónicos ;
- las cartas de reclamación ;
- el requerimiento.
También existen procedimientos de cobro más supervisados, como el mandato ad hoc o la conciliación.
Recaudación judicial
Si fracasan las técnicas de cobro amistoso, el caso puede remitirse a un juez. El procedimiento de cobro de deudas varía en función del importe en litigio:
- requerimiento de pago hasta 4.000 euros ;
- requerimiento de pago superior a 4.000 euros.
Lo mejor es ir acompañado de un profesional del Derecho. Hay muchas normas muy específicas que seguir, como las establecidas en la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Recurrir a una agencia de cobro de deudas
Existe otra técnica de cobro. Se trata de confiar el cobro de la deuda impagada a una agencia de cobro de deudas.
La agencia se encarga de los distintos procedimientos de cobro amistoso y/o judicial. A cambio, recibe una comisión correspondiente a un porcentaje del importe recuperado.
Negociación de planes de reembolso
Otro método de cobro es la negociación de planes de reembolso.
Se trata de establecer un plan de pago de la deuda basado en la capacidad financiera del deudor. Esto requiere un acuerdo mutuo sobre el calendario de pagos que puede aplicarse.
Es importante formalizar este plan de pagos por escrito. De este modo, si el deudor no lo cumple, el acreedor puede rescindir el plan y reanudar el procedimiento de cobro amistoso o judicial.
El seguimiento del plan de pagos requiere especial atención. También en este caso, una solución de cobro de deudas puede ayudarle a llevar el control de los distintos plazos de forma sencilla y eficaz.
Conclusión
Una empresa dispone de toda una serie de métodos de cobro eficaces para garantizar el pago de sus deudas. Una de las técnicas de cobro más importantes es la comunicación proactiva con los deudores. Mantener la comunicación es esencial para encontrar una solución rápidamente y en las condiciones adecuadas.
Además, el uso de una solución de cobro de deudas optimiza todo el proceso de cobro, desde la detección de impagados y el envío de cartas recordatorias hasta el seguimiento del plan de pago.
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