Datos clave:
- Una factura vencida es una factura cuyo plazo de pago ha vencido: se convierte en un crédito y puede repercutir directamente en la tesorería de la empresa.
- Una gestión eficaz de las facturas vencidas limita las tensiones de tesorería y preserva la relación comercial con el cliente.
- Un proceso de recordatorio estructurado combinado con las herramientas adecuadas (por ejemplo, un programa informático de cobro de deudas) maximiza las posibilidades de obtener el pago rápidamente, al tiempo que se mantiene una comunicación sana.
- Reclamar demasiado pronto puede dañar la relación con el cliente, por lo que es importante acertar con el momento y el tono.
- Si fracasan los recordatorios amistosos, la notificación formal de impago es el primer paso antes de emprender acciones legales.
- La automatización (alertas, recordatorios, cuadros de mando) y la formación de los equipos son palancas esenciales para optimizar el seguimiento y la recuperación de las facturas vencidas.
Una factura vencida es una factura cuyo plazo de pago ha expirado. Si la factura permanece impagada en la fecha de vencimiento, se convierte en un crédito exigible. Una factura vencida e impagada tiene un impacto directo en el flujo de caja de una empresa. En efecto, la entrada de tesorería prevista para una fecha determinada no se ha producido, lo que puede crear déficits de tesorería y tensiones.
Al mismo tiempo, la cuestión de la gestión de las facturas vencidas impagadas exige un enfoque táctico, con el fin de le maintien des relations avec les clients. Para combinar la eficacia en el cobro de las facturas vencidas con el mantenimiento de la relación comercial, no solo hay que conocer las palancas de un relanzamiento eficaz del cliente, sino también dominar las mejores prácticas y herramientas de seguimiento de los pagos.
¿Qué es una factura vencida?
Una factura vencida es una factura cuyo plazo de pago ha vencido y no se ha recibido el pago.
En la práctica, las empresas pueden emitir facturas a pagar al contado o negociar con sus clientes plazos de pago de entre 15 y 60 días como máximo. Hasta que no haya transcurrido este plazo, la factura se debe al cliente, pero no es pagadera. Sólo una vez transcurrido el plazo de vencimiento la empresa puede exigir el pago a su cliente. Es entonces cuando la factura se convierte en impagada.
Por lo general, se distingue entre facturas vencidas y atrasadas. Una factura vencida tiene una fecha de pago que ha pasado, pero se aplica un periodo de gracia. Se trata de un periodo de tolerancia de unos días para evitar recordárselo al cliente demasiado pronto, cuando el pago aún puede estar en curso. En cambio, una factura retrasada es una factura que ha sobrepasado su fecha de vencimiento lo suficiente como para justificar un recordatorio.
Teniendo en cuenta estas definiciones, es fácil ver las consecuencias financieras que pueden derivarse de un aumento del número de facturas pendientes o de una mala gestión de los créditos comerciales.
¿Por qué es importante gestionar las facturas vencidas?
En el marco de su gestión financiera, y más concretamente de su tesorería, una empresa prevé las entradas de tesorería en función de los importes y las fechas de pago de las facturas emitidas. Sin embargo, si las facturas vencidas se pagan con retraso, pueden producirse déficits de tesorería que pueden provocar importantes tensiones. La empresa puede entonces tener dificultades para pagar sus propias facturas por falta de liquidez en las cuentas. Si este fenómeno se repite para importes demasiado elevados, puede incluso llevar a la empresa al impago.
Por ello, es esencial que la empresa realice una buena gestión de sus facturas vencidas, para tener una visibilidad financiera lo más precisa posible y garantizar su estabilidad financiera.
Por otro lado, gestionar correctamente las facturas vencidas le ayuda a mantener una relación sana con sus clientes. Estableciendo un marco claro y aceptado por todos, y contando con un proceso de reclamación bien gestionado, puedes asegurarte de que la relación comercial se mantiene en buenas condiciones, al tiempo que obtienes tus pagos.
Además, ahorra mucho tiempo y eficacia a los equipos financieros y comerciales.
¿Cómo cobro una factura vencida?
Cuando detecte una factura vencida, es importante reaccionar con rapidez. Cuanto antes inicie el proceso de seguimiento y, posiblemente, de reclamación, mayores serán sus posibilidades de cobrar. También es una forma excelente de reducir los días de ventas pendientes (DSO). Sin embargo, es importante no reclamar al cliente demasiado pronto, ya que es posible que la transferencia esté en curso, por ejemplo, y podría sentirse ofendido al ser reclamado «sin motivo». Por consiguiente, es importante adoptar el momento oportuno, pero también el tono adecuado, para que los recordatorios sean eficaces tanto desde el punto de vista financiero como comercial. Por eso recomendamos encarecidamente establecer un plan de reclamaciones estructurado y priorizado en función del perfil del cliente, el importe en juego y el número de días de retraso. Para maximizar sus posibilidades de éxito en la fase de recordatorio al cliente, también puede utilizar diversos canales de comunicación. Por ejemplo, un recordatorio telefónico o por correo electrónico puede ser suficiente en un primer momento. Un recordatorio por correo postal puede ser útil si el cliente no reacciona.
Es importante señalar que los recordatorios a los clientes no son obligatorios por ley como parte de un procedimiento amistoso de cobro de deudas. En la práctica, sin embargo, este paso es prácticamente inevitable. Por un lado, ayuda a mantener el contacto con el cliente y, por otro, evita incurrir en gastos innecesarios si el cliente simplemente se ha olvidado de pagar o ha enviado el cheque a la espera de recibirlo, por ejemplo.
Si sus recordatorios fracasan y se plantea iniciar un procedimiento judicial de cobro, tendrá que enviar una notificación formal de impago. Se trata de una carta certificada con acuse de recibo en la que se recuerda al cliente sus obligaciones de pago. Hace referencia a la factura impagada, mencionando su número, el importe, la fecha inicial de pago, etc. El requerimiento sirve para iniciar el cálculo de los intereses y sanciones por demora. El cliente debe disponer de un plazo razonable para rectificar la situación. Por lo general, este plazo es de 15 días.
Si la situación no se rectifica en el plazo previsto, el caso puede llevarse ante los tribunales mediante diversos procedimientos legales, que van desde un requerimiento de pago hasta una intimación de pago.
Además, el éxito del proceso de cobro de facturas vencidas depende de la cooperación de los departamentos de contabilidad y ventas.
¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar eficazmente las facturas vencidas?
Lo primero que hay que hacer para gestionar eficazmente las facturas vencidas es consultar la política de cobros de la empresa. Esta debe incluir un proceso interno claro que establezca las medidas de seguimiento que deben tomarse, los plazos que deben respetarse, las prioridades que deben seguirse y los distintos recordatorios que deben hacerse.
A continuación, es importante formar no sólo a los equipos de contabilidad, sino también a los de ventas, en los procedimientos de reclamación y cobro de clientes. Esto desempeña un papel fundamental a la hora de mantener la comunicación con el cliente y preservar la relación, al tiempo que se obtiene el pago lo antes posible.
Otra buena práctica para gestionar eficazmente las facturas vencidas es utilizar un software de cobros que le permita :
- centralice la información y controle las facturas y los pagos atrasados;
- recibir alertas automáticas para reaccionar en el momento oportuno y evitar descuidos;
- automatizar los recordatorios para ahorrar tiempo y hacer que el proceso sea más fiable;
- acceder a completos cuadros de mando actualizados en tiempo real para una gestión precisa;
- analizar informes para supervisar los resultados y ajustar la estrategia financiera en consecuencia.
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Conclusión
La gestión de las facturas vencidas desempeña un papel fundamental en la gestión financiera de una empresa. Una gestión eficaz de las facturas vencidas no sólo optimiza la tesorería, sino que también mejora la organización interna y mantiene relaciones sanas con los clientes. Por lo tanto, es importante conocer bien todos los pasos a seguir y adoptar los reflejos adecuados, como la anticipación, la comunicación y la automatización. Implementar las herramientas adecuadas, como un software de cobro como CashOnTime, es una verdadera ventaja en términos de eficacia y tranquilidad.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué es una deuda vencida?
Una deuda vencida es una deuda que tiene que pagar porque ha vencido el plazo de pago. En la práctica, la factura vence inmediatamente.
¿Qué significa «facturas pendientes»?
Una factura vencida es una factura cuya fecha de vencimiento ha vencido o ha pasado, pero que aún no ha sido pagada por el cliente. En la práctica, se trata de una factura impagada cuyo pago puede exigir iniciando un procedimiento de cobro de deudas si es necesario.
¿Cuál es la diferencia entre un pago debido y un pago pendiente?
Un pago atrasado es un pago realizado por adelantado. Por ejemplo, se paga el alquiler del mes siguiente. Un pago vencido es un pago realizado una vez transcurrido el mes o prestado el servicio. Por ejemplo, usted paga el abono correspondiente al mes pasado.
¿Cuál es el plazo de prescripción de los impagos?
El plazo de prescripción de una factura impagada es de 2 años si el cliente es un particular, y de 5 años si es un profesional.
