Hemos mejorado mucho la cantidad y la calidad de nuestras acciones de estímulo. Los beneficios son muchos.
Líder mundial en servicios de colaboración a distancia
El grupo NTT Communications es uno de los líderes mundiales en servicios de colaboración a distancia y está experimentando el mayor crecimiento del sector. Fundada en Francia en 2001, Arkadin, que más tarde se convirtió en NTT, ofrece una gama completa de soluciones de colaboración a distancia (audioconferencias, videoconferencias y conferencias web, comunicaciones unificadas, eventos virtuales) para todas las empresas. A través de su red internacional de 53 oficinas en 33 países de seis continentes, NTT y sus 1.200 empleados despliegan soluciones profesionales en modo SaaS (Software As A Service), dando servicio a más de 37.000 clientes.
Un proyecto estratégico de gestión del crédito para el Grupo
NTT ha creado un centro de gestión de créditos compartido. Un equipo especializado de 9 personas gestiona los cobros y la recuperación de deudas para la zona EMEA:
- 17 países y 25 cuentas de clientes
- 12 divisas, 8 idiomas
- 15.000 facturas al mes
- 4.000 solicitudes de clientes al mes
Tras implantar en 2011 la solución Cashontime Allocation de DIMO Software, que automatiza los procesos de identificación, conciliación y contabilización de los cobros de clientes, NTT decidió en 2014 dotarse de una solución que le permitiera agilizar y automatizar los procesos de resolución de litigios y cobro de deudas.
Los objetivos de este proyecto estaban claramente identificados», explica Geoffroy de Fontenay – Director Financiero:
- Mejorar la satisfacción de los clientes gracias a una mejor gestión de sus solicitudes
- Aumentar la productividad y la eficacia operativa del departamento de cobros (medición del rendimiento de los cobros, automatización de tareas, solución escalable con una base de datos única, etc.).
- Reforzar la seguridad y el control interno, en particular mediante la gestión de los derechos de acceso.
Tras evaluar 4 soluciones, NTT eligió CashOnTime Collection por su enfoque decididamente orientado al cliente, y DIMO Software por su apoyo a largo plazo, ya demostrado durante el proyecto de asignación de Cashontime. La implantación de la solución web fue rápida, y la solución CashOntime se puso en marcha en menos de 3 meses.
La solución se implantará con los módulos eCredit y eDispute.
Productividad y eficacia operativa
«En general, CashOnTime Collection nos ha permitido estructurar y profesionalizar nuestro cobro de deudas», explica Geoffroy de Fontenay.
Las ganancias de productividad son considerables para el grupo. «Gracias a este proyecto, hemos definido estrategias de reclamación por categoría de clientes, para cada país. Las acciones de reclamación se realizan automáticamente, y CashOnTime permite priorizar las acciones de reclamación individuales: la reclamación es ahora proactiva, antes del vencimiento de las facturas. La información de las 25 entidades gestionadas se centraliza en una única herramienta, sin reprocesamiento manual. Esto evita descuidos y errores que podían producirse cuando se trabajaba en hojas de cálculo y notas post-it. «Hemos mejorado mucho la cantidad y la calidad de las acciones de reclamación», explica el Director Financiero.
CashOnTime también garantiza la continuidad del servicio, ya que si un agente de cobros está ausente, su cartera puede transferirse a otro miembro de la plantilla.
Más seguimiento y satisfacción del cliente
Elemento esencial para el grupo, NTT aprecia especialmente los cuadros de mando ofrecidos por CashOnTime. «, explica Geoffroy de Fontenay: «Esto nos permite un mejor seguimiento de la actividad y del rendimiento de los cobros. Esto proporciona a NTT un mayor control y trazabilidad. Se pueden realizar análisis del comportamiento de pago a partir del historial de pago de cada cliente. Asimismo, se pueden distribuir internamente cuadros de mando personalizados (por comercial, por cliente, etc.), lo que hace que el equipo de cobros sea más visible, más preciso y, por tanto, más pertinente en sus comunicaciones. Estamos asistiendo a una verdadera cultura de caja en la empresa», afirma de Fontenay, «y los equipos son más sensibles a los cobros, sea cual sea su importe».
Con CashOnTime, «puede seguir la evolución de una solicitud o un litigio de un cliente. La herramienta permite implicar mejor a otros departamentos en la resolución de estas solicitudes. Como resultado, hemos visto una reducción significativa del tiempo necesario para resolver las solicitudes de los clientes y las disputas», explica Geoffroy de Fontenay.
Además, para asegurar el riesgo de sus clientes, NTT ha optado por interconectar la información financiera de CreditSafe con CashOnTime. De este modo, los agentes de cobros reciben alertas en caso de que aumente el riesgo del cliente.
Por último, otra ventaja destacada por Geoffroy de Fontenay: las previsiones de cobro son ahora más precisas gracias a la gestión de las promesas de pago de CashOnTime.
¿Qué es lo próximo para NTT? «Queremos implantar el portal de clientes CashOnTime», explica Geoffroy de Fontenay. «En particular, nos permitirá dar autonomía a nuestros clientes, ya que podrán recuperar sus facturas cuando lo deseen desde un espacio dedicado».
¿Quiere saber más sobre la solución CashOnTime?
