Hemos observado una mejora muy rápida de nuestro DSO (unos meses), con una ganancia de unos veinte días.
El Grupo Ayming ha decidido invertir en la automatización de sus procesos de cobro de deudas con el software CashOnTime, con el fin de aumentar la eficacia en la carrera por la tesorería y desarrollar una cultura proactiva de cobro de deudas. Durante el FORUMDIMO 2023, Sébastien Chaize (Coordinador del Grupo de Administración de Ventas) explicó por qué eligió la solución de DIMO Software. Un taller dirigido por Fanny RONDET (Directora de Ventas de CashOnTime).
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La búsqueda de una solución para simplificar la gestión de 38.000 facturas anuales
Ayming (600 expertos en Francia, 165 millones de euros de facturación del Grupo de aquí a 2022, tasa de fidelización del 95%) es pionera en el asesoramiento sobre rendimiento operativo desde hace más de 35 años, prestando apoyo a empresas de todos los tamaños y sectores de actividad, en Francia y en el extranjero. Las principales áreas de especialización del grupo son la reducción de los índices de siniestralidad laboral (ART) y el Crédito Fiscal para Investigación (CFI). Con unas 38.000 facturas emitidas anualmente, AYMING optó por utilizar un software para procesar y seguir eficazmente esta cantidad de facturas. «No hemos externalizado el cobro de nuestras deudas, ya que la mayoría de nuestras facturas se refieren a clientes como la Urssaf o las autoridades fiscales francesas, y pueden ser objeto de algunos litigios puntuales», explica Sébastien Chaize.
¿Por qué invertir en un software de cobro adaptado al volumen de facturas de los clientes?
Antes de CashOnTime, AYMING utilizaba un compañero ERP interno para tratar este volumen de facturas, que no era realmente una herramienta de cobro de deudas. Esta solución no estaba adaptada para tratar facturas que iban de 100 euros a casi un millón de euros. «Teníamos la misma pauta para cada factura y cada cliente, lo que no era en absoluto adecuado. Por lo tanto, queríamos mejorar nuestros procesos de gestión con la ayuda de una herramienta de gestión específica: El software CashOnTime respondía perfectamente a nuestras necesidades, y algo más».
AYMING tiene más de 4.000 clientes abiertos en la plataforma CashOnTime, con algo más de 2.000 clientes activos. Esto representa algo más de 7.000 facturas en saldo. «Tenemos diferentes periodos de facturación. En lo que respecta al CIR, la fecha límite para presentar los expedientes es el 15 de abril. La tramitación de un volumen muy importante de facturas se repartirá a lo largo del mes de junio, con importes igualmente importantes que requieren una gran atención. En junio tramitamos entre 10.000 y 11.000 facturas. Esto está específicamente relacionado con nuestro negocio, ya que tenemos pocas facturas a principios de año, y muchas más en el segundo trimestre. La herramienta se adapta a nuestros ciclos de facturación, lo que es muy importante para nosotros», explica Sébastien CHAIZE.
Un conector con un proveedor de riesgo en Francia para garantizar el pago de las facturas de sus clientes
La anticipación es muy importante para AYMING, y un cambio de nota es muy significativo. No hay que malinterpretar el hecho de ponerse en contacto con el cliente para señalarle problemas de pago. Se trata de un servicio de atención al cliente, y la relación con el cliente está en el centro de la actividad de AYMING. Según Sébastien CHAIZE: «Si no podemos cambiar el contrato, podemos proponer otro proceso de pago o un calendario de pagos. El objetivo es apoyar a nuestros clientes, que pueden estar en dificultades, porque es muy raro que se declaren. O puede que no puedan pagar la mayor parte del tiempo. Para nosotros es importante poder apoyar a este cliente en el momento oportuno, proponiéndole soluciones adecuadas. Ese es el verdadero valor añadido. Aquí es donde utilizamos el Risk Connector, que nos dice en tiempo real qué empresas debemos vigilar, basándose en las calificaciones que han bajado. No nos alertan al primer indicio, pero los indicadores regulares nos llevan a proponer soluciones a nuestros clientes en dificultades, para que podamos garantizar el pago de nuestras facturas».
El departamento informático no participó realmente al principio del proyecto. Sin embargo, ha prestado su apoyo en las conexiones con la herramienta de contabilidad, cuando había que hacer extracciones para inyectarlas en el software CashOnTime. Una vez que todo está configurado, la parte informática sigue siendo muy ligera, incluso cuando se trata de un despliegue internacional, lo que es muy de agradecer. Fanny RONDET explica que tenemos que decidir previamente qué información necesitamos recuperar para tener los KPI adecuados, los datos correctos y enviar los recordatorios adecuados a nuestros clientes.
Varios tipos de datos
El cambio de puntuación, el cambio de estado, el seguimiento de los importes pendientes, la puesta bajo supervisión, la liquidación judicial o la administración judicial son sólo algunos ejemplos de información vital. «Tenemos un plazo para declarar nuestros créditos en caso de suspensión de pagos. El cobro de deudas no es automático, pero hay que poder declararlo lo antes posible. En cuanto a las empresas bajo supervisión judicial, intentamos ofrecerles una solución. Si tenemos facturas que emitir, si tenemos existencias en nuestras facturas, podemos ponernos en contacto con el cliente para ver si sería posible adaptar nuestra facturación. Esto nos permite anticiparnos mejor al futuro del cliente, en función de su salud financiera». En resumen, el proceso es el siguiente: cruce automático de información, análisis por parte del software CashOnTime, generación de notificaciones automáticas para alertar al gestor de cobros.
Una herramienta con toda la información del cliente
Desde la ficha de cliente de CashOnTime, puede hacer clic en un botón para abrir la página de Riesgos del proveedor, que le permitirá entrar en mayor detalle y recuperar otra información que puede no estar disponible en las API proporcionadas por el proveedor. Esto le lleva a la página que presenta el análisis financiero del cliente, con todo su historial de cinco años, incluidos los cambios de estado que pueden dar lugar a un cambio de SIREN, los expedientes de fusión, etc. Todos los datos importantes pueden consultarse en tiempo real, y se actualizan casi a diario.
Tres años de retrospectiva y una sólida experiencia en recuperación de cobros
AYMING utiliza el software CashOnTime desde hace tres años: «Junto con los equipos de DIMO Software, empezamos a construir la herramienta en función de nuestras necesidades. Esto es importante para nosotros, porque no todas las empresas tienen las mismas necesidades en términos de cobro de deudas. Hoy en día, los escenarios son totalmente personalizables. Son los hilos conductores que nos permitirán diseñar procesos de reclamación automatizados y adaptados a cada factura. La herramienta CashOnTime garantiza un mínimo de recordatorios quincenales o trisemanales, incluso cuando un miembro del personal está ausente. Esto es especialmente valioso en periodos de escasez, ya que permite realizar cobros incluso durante periodos de vacaciones o ausencias por enfermedad, por ejemplo.
En un principio, AYMING sólo implantó el producto en Francia. Once empleados trabajan a diario con el software CashOnTime, especialmente en París y Lyon. La producción se puso en marcha en un mes y medio (mayo de 2020). La herramienta es fácil de usar y muy intuitiva. Según Sébastien CHAIZE: «No hemos encontrado ningún problema importante. Ahora estamos desplegando la herramienta CashOnTime en todas nuestras filiales del mundo (Estados Unidos, Canadá, Bélgica, España, etc.), es decir, once entidades en total. En sólo una semana, podremos probar todo nuestro balance de sumas y saldos antiguos en la interfaz para España. Estos procesos son relativamente ligeros y fáciles de implementar».
Se agradece que se comparta la información para que el proceso de seguimiento de los clientes sea más eficaz.
Sébastien CHAIZE lo explica: «Si alguien se ausenta en Bélgica, gracias al histórico de CashOnTime, el departamento de cobros en Francia dispone de toda la información necesaria para ayudar a la filial. Si hay ausentes en Francia, quizá España pueda ayudarnos, y así sucesivamente. Todas las plantillas de recordatorio al cliente están disponibles en todos los idiomas. Por lo tanto, el cobrador puede intervenir sin conocer específicamente al cliente, en cualquier lugar desde su PC. Esto es muy importante para nosotros, ya que tenemos filiales en las que sólo hay una persona. Así podemos hacernos cargo a distancia si surge la necesidad.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar el cobro de deudas?
«En primer lugar, notamos una mejora muy rápida de nuestro DSO ( unos meses), ya que ahorramos unos veinte días. Esto significa que pudimos cobrar nuestras facturas con mayor rapidez y experimentar así una aceleración de nuestra tesorería (WCR). También podemos hablar dela función de aterrizaje: podemos tener previsiones, y saber hacia dónde vamos con gran precisión. Para un Director Financiero o un gestor de créditos es crucial poder contar con datos fiables. Después de tres años, el DSO sigue bajando », afirma entusiasmado Sébastien CHAIZE.
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