La solución nos ha permitido poner en marcha una verdadera estrategia de cobro y tener una excelente visibilidad sobre nuestros clientes y nuestros 1,2 millones de euros en créditos vencidos.
El especialista en envases industriales
Líder del mercado, Bulteau Systems, filial de Bulteau Développement, ofrece productos y servicios para asegurar paquetes y palés.
Reconocida por su saber hacer y su experiencia técnica, Bulteau Systems emplea a 80 personas y generó unas ventas de 47 millones de euros en 2013.
Bulteau Systems comercializa sus productos tanto en Francia como a escala internacional. Para garantizar la capacidad de reacción y la proximidad, la empresa tiene su sede en Arnas, cerca de Lyon, así como otros centros en Francia.
Con más de 25 años de experiencia, Bulteau Systems garantiza una calidad constante e irreprochable de sus productos gracias a su certificación ISO 9001:2008.
Asegurar el riesgo de los clientes – Gestionar las estrategias de recordatorio
Bulteau Systems emite casi 2.000 facturas al mes a su clientela 100% B to B. «Tenemos más de 4.500 clientes activos», explica Alain Aujoux, director financiero, «con muchas entradas y salidas: esto significa que tenemos que cualificar nuestra base de clientes de forma eficaz y continua, desde la creación de la cuenta». Una empleada de Bulteau Systems (el 80% de un ETC) dedica su tiempo a :
- registro de asentamientos
- emisión de facturas
- trabajo de recuperación.
«Antes de implantar CashOnTime Collection, el trabajo de reclamación se basaba en un extracto elaborado por nuestro ERP cada 10 días», explica el Sr. Aujoux. «No era raro reclamar a clientes que ya habían pagado. Las promesas de pago, los intercambios con los clientes y otros departamentos se registraban en nuestro ERP o en un cuaderno, notas post-it…». En estas condiciones, el seguimiento de las cuentas por cobrar era más que complejo.
«Para acompañar el crecimiento de la empresa, era esencial conocer el riesgo de nuestros clientes y aplicar una verdadera estrategia de cobro», explica el Sr. Aujoux. El objetivo es inculcar una auténtica cultura de caja en Bulteau Systems:
- centralizar la información financiera de los clientes (calificación crediticia, impagados, etc.) para limitar los impagos
- establecer estrategias de recordatorio personalizadas (recordatorios sistemáticos para determinados clientes, recordatorios escalonados para los clientes exportadores y DOM, recordatorios ajustados para los clientes asociados, etc.)
- realizar recordatorios preventivos y optimizar los recordatorios telefónicos (más específicos, más cualitativos)
- facilitar la puesta en común y el enriquecimiento de la información dentro de los sistemas Bulteau
- gestionar mejor las promesas de pago y los litigios
- garantizar que se tienen en cuenta las acciones de los clientes (seguimiento).
La elección de CashOnTime Collection y DIMO Software
Tras estudiar 3 soluciones de cobro de deudas en el mercado, Bulteau Systems optó por CashOnTime Collection y DIMO Software. «No sólo nos sedujo la solución, que es moderna, ergonómica y ofrece una amplia cobertura funcional, sino que también optamos por confiar en DIMO Software y en su experiencia en el tratamiento de cobros», explica Michel Pelletier, responsable informático de Bulteau Systems.
Además, el coste de implantación (oferta SaaS) y la sencillez de las interfaces entre CashOnTime Collection y el ERP de la empresa (Distel) también fueron factores decisivos en esta elección.
De la reclamación de facturas a la reclamación de clientes
En sólo un trimestre se eligió la solución, se instaló y se puso en producción.
«La herramienta ha sido muy bien acogida por los usuarios», explica el Sr. Aujoux. «Responde perfectamente a todas nuestras necesidades y nos ha permitido aplicar una auténtica estrategia de cobro y obtener una excelente visibilidad sobre nuestros clientes y nuestros 1,2 millones de euros en créditos vencidos».
«En la actualidad, hemos estabilizado nuestro DSO en 64 días, lo que es satisfactorio teniendo en cuenta el clima económico y el hecho de que nuestros clientes pertenecen principalmente a la industria con hábitos de pago a 60 días», añade el Sr. Aujoux.
«Estamos especialmente satisfechos con la rápida integración de las entradas diarias en CashOnTime Collection (facturas, liquidaciones, PDF, etc.)», subraya Michel Pelletier. «Hemos podido recuperar nuestros datos muy rápidamente y la herramienta nos proporciona toda la información actualizada. Además, nuestros clientes han valorado muy positivamente la calidad de los correos electrónicos de notificación de CashOnTime Collection que reciben».
Al centralizar la información en una única herramienta, el responsable de la reclamación ha ganado en productividad y trazabilidad. Los recordatorios a los clientes están ahora automatizados y se procesan por cuenta de cliente en lugar de por factura impagada.
Para concluir, el Sr. Pelletier desea destacar la atención de DIMO Software y la capacidad de reacción de CashOnTime Collection: «Pedimos algunos ajustes, que se aplicaron muy rápidamente. Y para los demás, se estableció una hoja de ruta y se respetó».
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