Hemos ganado 0,8 ETC (equivalentes a tiempo completo), lo que nos ha permitido organizar la contabilidad de clientes de otra manera y trabajar en la calidad.
Bureau Veritas, líder mundial en servicios QHSE
Fundado en 1828, el Grupo Bureau Veritas se ha fijado como objetivo «buscar la verdad y decirla sin miedo ni favoritismos». La actividad del Grupo consiste en inspeccionar, analizar, auditar y certificar productos, activos (edificios, equipos, buques, etc.) y sistemas de gestión conforme a normas reglamentarias o voluntarias.
El Grupo es líder mundial en servicios QHSE (calidad, salud, seguridad y medio ambiente), excluida la inspección de materias primas, y emplea a más de 40.000 personas en 900 oficinas repartidas por todo el mundo.
Más de 10.000 transferencias mensuales capturadas a mano
Evelyne Rieu, Directora de Cuentas por Cobrar y Tesorería, explica que «cada mes, el departamento de contabilidad francés recibe más de 20.000 transferencias, que representan más del 55% de los ingresos en efectivo de los clientes». Una solución desarrollada internamente permite al grupo contabilizar automáticamente el 50% de estas transferencias. Pero para Evelyne Rieu, «no es suficiente. 10.000 transferencias siguen introduciéndose manualmente en el sistema ERP JD Edwards, y los tiempos de procesamiento y consulta son demasiado largos».
Elección de la asignación CashOnTime
En una reunión trimestral de los responsables de los centros compartidos contables y financieros de Lyon, Nathalie Barbier, de Bureau Veritas, se encuentra con Sylvie Barcelo-Natale, de Adecco. Esta última ensalza los méritos de CashOnTime Allocation, que ha cambiado decididamente su rutina diaria.
Evelyne Rieu asistió a una presentación de la solución en el Foro DIMO 2008. Fue a ver la herramienta en acción en Adecco y se convenció rápidamente del aumento de productividad que ofrece CashOnTime Allocation.
Introducción rápida a la herramienta
Tras una reunión exploratoria, la interconexión con JD Edwards, el enriquecimiento de bases de datos de terceros y fases de prueba, la solución funciona perfectamente.
Evelyne Rieu explica que la ergonomía de la herramienta permitió a su equipo familiarizarse rápidamente con ella. También elogia la colaboración con DIMO Software: «Durante todo el proyecto, estuvimos muy cerca de los equipos de DIMO Software, que fueron extremadamente flexibles. Escucharon nuestras necesidades y adaptaron la herramienta a nuestra organización y limitaciones».
Resultados convincentes
Ahora, el 80% de las 20.000 transferencias mensuales se cargan automáticamente en JD Edwards. Un equipo de 7 personas se encarga del 20% restante. Cuentan con el apoyo de CashOnTime Allocation, que les permite realizar búsquedas instantáneas. «En comparación con la solución que utilizábamos antes, hemos ganado en rapidez de respuesta a las consultas, y podemos consultar más criterios», explica Evelyne Rieu.
Para el responsable de cobros y tesorería de Bureau Veritas, las ventajas son evidentes: «CashOnTime Allocation ha dado un nuevo impulso a mi equipo.
El tiempo ahorrado y la fiabilidad de la rotulación realizada han mejorado la productividad del equipo. «Hemos ganado 0,8 ETC (equivalentes a tiempo completo), lo que nos ha permitido organizar la contabilidad de clientes de forma diferente y trabajar en la calidad».
Evelyne Rieu confirma que CashOnTime Allocation ha contribuido a la reorganización de su departamento. «Antes, el tratamiento de las transferencias se distribuía en mi equipo por zona geográfica, utilizando códigos de departamento. Desde hace poco, esta distribución se hace alfabéticamente por cartera. Esto nos permite analizar fácilmente la asignación de los pagos que hay que procesar».
Esta reorganización, combinada con la solución CashOnTime Allocation, permitió al equipo trabajar de forma más coherente y ganar en productividad. Evelyne Rieu señala que «reuniendo todos los elementos del cálculo de costes, pudo estimar que el ROI global del proyecto era de 18 meses (sin contar los costes de licencia de Citrix)». Esto demuestra que la asignación CashOnTime es una inversión muy rentable.
¿Quiere saber más sobre la solución CashOnTime?
