Cada acción manual queda registrada, lo que supone el primer paso hacia la inteligencia artificial, ya que evita tener que realizar la misma acción dos veces. En menos de un mes, la tasa de rotulación automática saltó al 90%. La tarea se ha repartido entre todos los responsables de la empresa, lo que supone unos minutos cada mañana para tratar las excepciones.
Presentación de Dupont Restauration
Dupont Restauration es una empresa de catering por contrato posicionada en 4 áreas: empresas, escuelas, sanidad/alojamiento y catering/eventos.
En cifras, registró unas ventas de 200 millones de euros en 2017, con más de 2.450 empleados, 400 restaurantes, 8 cocinas centrales y reparte 500.000 comidas/día en cocina o in situ en Francia.
Una amplia gama de cuestiones relacionadas con el cobro en efectivo
Cada una de las unidades de negocio de Dupont Restauration se enfrenta a una amplia gama de problemas de cobro, desde tarjetas de crédito, efectivo y cheques hasta transferencias bancarias y sistemas de facturación específicos de la empresa. El grupo se beneficia de una fuerte presencia en el norte de Francia y la región parisina, así como en el este, oeste y sur de Francia, reforzada por su último crecimiento externo en Marsella, Isla Reunión y Mayotte, y Bélgica. El grupo ha optado por una herramienta de gestión de tesorería acorde con este crecimiento, para garantizar el seguimiento financiero y económico de cada punto de entrega.
Antes de adoptar CashOnTime en 2017, 9 empresas componían el grupo, trataban con 7 bancos diferentes y gestionaban unas 30 cuentas bancarias para 5.000 clientes, lo que representaba unas 30.000 transferencias/año que iban desde la liquidación mensual de una familia en un comedor hasta facturas de varios miles de euros de grupos de residencias de ancianos.
El grupo debía asignar un punto de pago -del tipo que fuera- a cada restaurante. Los tipos de pago eran múltiples: terminales Eftpos, portales en línea para que las familias pagaran por CB, e-charge, cheque, domiciliación bancaria, etc…
Altas exigencias
Las asignaciones de dinero no son fáciles de gestionar, y representaban casi un ETC para la recuperación de facturas, recuento, cobro de tarjetas de crédito, asignación a la gestión adecuada, alimentación de cuentas transitorias, etc. ….
Es un trabajo tedioso sin valor añadido, tanto más cuanto que el plazo de entrega de las letras no siempre era óptimo, dada la masa de encargos.
La principal área de mejora fue la industrialización de los volúmenes de pagos recibidos.
Gestión automatizada de flujos
CashOnTime Allocation le permite gestionar un número indefinido de empresas, bancos y cuentas, con la posibilidad de intervenir de forma flexible para añadir un elemento de forma independiente. La herramienta cuenta con un motor de autoaprendizaje.
En sólo unos días, la tasa de rotulación automática ha aumentado hasta el 65% en el procesamiento de facturas. La herramienta también analiza el contenido de los extractos de cuenta (referencias de ordenantes, referencias de facturas, asociación entre números bancarios y referencias de extractos de cuenta, etc.).
Cada acción manual queda registrada, y éste es el primer paso hacia la inteligencia artificial, ya que evita tener que realizar la misma acción dos veces. En menos de un mes, la tasa de rotulación automática aumentó un 90%.
La tarea se ha repartido entre todos los responsables de la empresa, lo que supone unos minutos cada mañana para ocuparse de las excepciones.
Bertrand Marat, IT Manager for the Accounting, Finance and HR departments.
Simplificación de la gestión de tesorería, sobre todo en el sector público.
Bertrand Marat señala que los ayuntamientos pueden generar un cierto volumen de facturas, por ejemplo por sus centros de ocio, colegios, residencias de ancianos, etc. «Pero todo esto lo paga el mismo cliente. «Pero todo esto lo paga el mismo cliente. Es complicado tener un cliente principal y «n» clientes detrás. CashOnTime Allocation lo gestiona muy bien, una vez establecido el proceso al final de un ciclo de facturación completo. Sabemos qué tesorería paga a qué cliente, y luego todo se gestiona automáticamente.
Aunque la rotulación es el núcleo del motor, también se procesan todos los cobros en efectivo, sobre todo de tarjetas de crédito. La asignación de pagos analíticos se realiza automáticamente: la mayor parte del volumen de CB y parte del efectivo se procesa de esta forma.
Un proyecto de automatización del efectivo rápido, eficaz y sostenible
CashOnTime, avance rápido de los proyectos
La integración duró tres meses, durante los cuales intervinieron cuatro personas en distintas fases (un jefe de proyecto de SI, un contable operativo, un contable y un consultor de DIMO Software).
Era imperativo tener una buena visión de los datos que había que extraer, lo que se vio facilitado por el hecho de que el Grupo domina los ficheros bancarios, en cuanto a formatos, contenido y flujos.
Por otro lado, el dominio del ERP por parte del integrador para las interfaces de E/S es esencial para importar la información correctamente. «La tasa de rotulación automática superó nuestras expectativas desde el primer mes», afirma el Sr. Marat.
4 grandes ventajas al cabo de 18 meses
- Más del 80% de las cartas están hechas antes de que lleguen los contables
- Procesado industrial independiente del volumen
- Las cartas, las transferencias y la contabilidad de las tarjetas de crédito se completan como muy tarde a las 9.30 horas todos los días.
- La recogida puede hacerse a partir de datos en tiempo real
Perspectivas de futuro
A medio plazo, Bertrand Marat pretende maximizar la contabilidad de caja para todos los tipos de cobros y procederá a la domiciliación de los proveedores. «La herramienta apoyará nuestro crecimiento», concluye el Sr. Marat.
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