El tiempo ahorrado es fenomenal. El tesorero se ha reorientado a tareas de mayor valor añadido, en particular para aliviar al jefe de contabilidad.El tiempo ahorrado es fenomenal. El tesorero se ha reorientado a tareas de mayor valor añadido, en particular para aliviar al jefe de contabilidad.
Epalia ha elegido CashOnTime Allocation and Collection para gestionar grandes volúmenes de facturas y optimizar su eficacia administrativa. El Director Administrativo y Financiero Anthony HUMBERT comparte su experiencia en un taller dirigido por Fanny RONDET (Directora Comercial de CashOnTime) durante el Foro DIMO Software 2023.
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Un gran volumen de facturas mensuales
Epalia (más de 80 millones de euros de ventas en 2022. 380 empleados, más de 40 centros en Francia, más de 10.000 puntos de recogida y reubicación) es uno de los líderes franceses en la reutilización de palés de madera, con más de 16 millones de palés procesados anualmente. Es también un actor de la economía circular, con dos actividades principales: la compra de palés de segunda mano a fabricantes y distribuidores, y la gestión de flotas de palés por cuenta de clientes, de forma puntual con un pequeño taller móvil, o bajo gestión delegada con personal a tiempo completo en las instalaciones del cliente. Sus principales clientes son fabricantes, distribuidores y gestores de residuos. Los servicios de la empresa incluyen la recompra, recuperación, reparación y venta de palés, así como el préstamo de equipos. Además, Epalia ha desarrollado una política de RSE basada en 4 principios: la salud y la seguridad, el colectivo, el bien común y la comunidad. Además, el Presidente de Epalia es miembro de la Convención de Empresas por el Clima (CEC). Epalia ha desplegado toda la plataforma de asignación y cobro CashOnTime, aunque inicialmente se centró en la rotulación, para gestionar y automatizar la parte de cobro a clientes.
La búsqueda de la eficacia en la gestión de cobros
Epalia emite unas 30.000 facturas al año, con un valor medio de entre 2.500 y 3.000 euros, y procesa unos 1.500 cobros en efectivo cada mes. Todas estas tareas las realizaba el tesorero y luego se introducían en el ERP una a una. A continuación, había que validarlas una a una. «Un extracto bancario tardaba de media unas 2 horas. Para los plazos de los días 15 y 30, el tesorero podía dedicar todo el día a tareas que consumían mucho tiempo, sin hacer necesariamente una copia de seguridad de la cuenta del cliente por falta de tiempo. Como resultado, las cuentas por cobrar no estaban necesariamente al día y, en consecuencia, el cobro de deudas tenía que ser más fiable. Vimos la solución de rotulación y también Collection, la herramienta de cobro de deudas. El presupuesto de esta última era muy atractivo. Apreciamos la comunicación entre las dos soluciones, lo que nos convenció», afirma Anthony HUMBERT.
El ERP interno es Sage x3. Actualmente, en fotos de saldos antiguos, Epalia tiene más de 4.700 facturas. Se producen unos 20.000 cobros al año. Fanny RONDET explica: «CashOnTime sabe adaptarse a todo tipo de clientes, con una oferta adaptada al volumen de cobros: desde clientes cuyo consumo se sitúa entre 3.000 y 5.000 cobros anuales, hasta un millón de facturas anuales». Anthony Humbert añade: «Tenemos 13.000 clientes antiguos, con 3.000 activos repartidos por toda Francia, y comerciales locales encargados de los clientes locales. Para nosotros era importante disponer de una solución que pudiera agrupar la información y permitir la comunicación entre los distintos usuarios».
Instalación rápida del software de gestión de los puestos de trabajo de los clientes
En cuanto a la implantación del proyecto, se valoró muy positivamente el hecho de que la oferta estuviera muy empaquetada y prometiera una instalación relativamente rápida. Se respetó el calendario de implantación para la parte de rotulación contable: «En dos meses estábamos operativos y habíamos recibido formación sobre la solución. La parte de cobro de deudas se implantó una segunda vez, con el mismo plazo. Así que fue relativamente rápido. Internamente, creamos un pequeño grupo de proyecto en el que participó el Departamento de Informática para la parte de la interfaz, que es crucial para el éxito de la implantación de la solución. De laparte operativa se ocuparon nuestro gestor de créditos y nuestro tesorero para la parametrización diaria y la definición de las funcionalidades necesarias para lograr la eficacia administrativa que buscábamos. Por último, nuestro jefe de contabilidad indicó todos los elementos reinyectados en el sistema contable, para garantizar el cumplimiento del esquema de entrada y la buena comunicación con nuestro ERP«, explica Anthony HUMBERT.
Parametrización: un punto de atención aguas arriba
Según Anthony HUMBERT, hay que dedicar tiempo al departamento informático para explicar los elementos necesarios, extraer los nuevos archivos adecuados y establecer la comunicación correcta dentro de la solución. Estos elementos se inyectarán en la solución, loque permitirá automatizar las cartas contables y el flujo de trabajo. Se trata de un verdadero punto de vigilancia durante la implantación.
Por consiguiente, cuando los consultores de DIMO Software se incorporan a la solución, el departamento informático debe haber definido los formatos de archivo y los requisitos de datos necesarios. Las descripciones de las interfaces se proporcionan durante esta fase de preventa. En función del sistema ERP existente, DIMO Software puede enviar archivos de muestra de producciones anonimizadas de clientes y proporcionar estructuras ya existentes. «Adaptamos nuestras interfaces a la versión del ERP, a los desarrollos específicos que haya podido hacer el cliente, o simplemente a las funcionalidades desplegadas. Siempre habrá variaciones de un cliente a otro, incluso con la misma versión de ERP, pero la facilidad de mapeo de CashOnTime permite esta adaptación», explica Fanny RONDET. Anthony HUMBERT señala que el hecho de que el consultor experto de DIMO Software trate directamente con el departamento informático también supone un ahorro de tiempo.
Enorme ahorro de tiempo con el uso del software de gestión de artículos de cliente
La tasa de rotulación automática es de casi el 90%. El tesorero gestiona únicamente la rotulación no reconocida por la solución: «El ahorro de tiempo es fenomenal. Antes, nuestro accionista estadounidense recibía el estado de tesorería al final del día. Ahora, a las 8 de la mañana, ya está en su buzón. La tesorera ha sido reorientada hacia tareas de mayor valor añadido, en particular para aliviar al contable jefe. Ahora proporciona apoyo analítico, en particular para los KPI generados por la solución».
A menudo se producen picos de actividad relacionados con la actividad de Epalia, en particular mayores volúmenes de ingresos en efectivo a principios, mediados y finales de mes. A pesar de ello, la tasa de remisión automática del 80% se mantiene estable. Podemos entrar realmente en el detalle, saber qué fases de rotulación han funcionado más o menos bien, identificar a los clientes y saber qué pasa con los no identificados. Las máquinas aprenden automática y continuamente de lo que hacen los usuarios».
Para Anthony HUMBERT: «La ventaja de esta implantación es que, incluso durante las vacaciones, tenemos una copia de seguridad relativamente rápida. Podemos interconectar entradas con letras. Si no hemos tenido tiempo de procesar los asientos sin letras, seguimos teniendo el 80% de los asientos que llegan a nuestras cuentas, lo que es apreciable, sobre todo para el cobro de deudas. En este punto, no nos propusimos cambiar nuestra solución, pero pudimos revisar todos nuestros escenarios de reclamación de clientes, actualizar nuestros flujos de trabajo, nuestros predespachos, etc. Pudimos dar diferentes derechos de licencia a nuestros clientes. Pudimos dar diferentes derechos de licencia a nuestros comerciales locales y a nuestros responsables de zona, que son los gestores locales de los clientes. Esto nos ha permitido desarrollar una «cultura del efectivo» dentro de la empresa, y disponer de datos actualizados sobre D+1, lo que no era necesariamente el caso antes, ya que la rotulación llevaba mucho tiempo».
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