La rotulación ha mejorado, se han reducido las omisiones y los empleados pueden aportar un valor añadido real a su trabajo.La rotulación ha mejorado, se han reducido las omisiones y los empleados pueden aportar un valor añadido real a su trabajo.
Las cuentas por cobrar representan alrededor del 40% de los activos del balance de una empresa y constituyen una palanca fundamental para optimizar el capital circulante. En un momento en que la gestión de la tesorería y la generación de efectivo son los principales retos a los que se enfrentan las empresas, el Grupo CHOPARD ofrece asesoramiento sobre cómo mejorar significativamente la gestión de las cuentas por cobrar. Emilie Talas, responsable de la división de Contabilidad, y Lucas Stéphanie, responsable de la división de Tesorería del Grupo Chopard, responden a tres preguntas clave: ¿Qué procesos deben ponerse en marcha para liberar efectivo? ¿Cuáles son los beneficios cuantificables? ¿Cuáles son los puntos que hay que vigilar? Un taller dirigido por Fanny RONDET (directora de ventas de CashOnTime) durante FORUMDIMO 2023.
El contexto: el Grupo experimenta un crecimiento externo continuo
El grupo Chopard, fundado en 1958 y con sede en Besançon (2.500 empleados, más de 100 puntos de venta, ventas de 1.500 millones de euros), es uno de los principales actores de la distribución de vehículos en Francia. Ha adquirido numerosas empresas, entre ellas Stellantis (marcas Peugeot y Citroën), Mercedes y Aston Martin. En este contexto, el departamento de contabilidad debe producir rápidamente cifras y resultados precisos. Cada vez que se adquiere un nuevo concesionario, el departamento de contabilidad se centraliza sistemáticamente en la sede de Biel, en torno a cuatro departamentos: Tesorería, Proveedores, Fabricantes y Clientes. Cada empleado gestiona una cartera de empresas, con tareas muy precisas. Los responsables de contabilidad se encargan de revisar los expedientes en su totalidad, emitir las declaraciones fiscales, gestionar las auditorías fiscales e informar de los resultados a las marcas mensual o trimestralmente.
CashOnTime: la solución para la gestión diaria de los créditos
El departamento de tesorería se encarga de introducir los recibos de los clientes, mientras que el departamento de clientes se encarga del seguimiento de las cuentas de los clientes y de los recordatorios de pago. Este departamento se dedica a introducir y contabilizar los recibos de los clientes y utiliza diariamente CashOnTime Allocation. CashOnTime Cobros está vinculado al departamento de atención al cliente para el seguimiento de las cuentas de clientes y los recordatorios de pago. Por término medio, 17 personas utilizan CashOnTime Allocation, incluidos dos administradores y catorce usuarios autónomos diarios. Al mismo tiempo, una docena de empleados utilizan CashOnTime Collection y alrededor de 200 usuarios.
El cobro como punto de partida para la reflexión
Emilie Talas cuenta que, dado el rápido crecimiento del grupo, era necesario encontrar una solución única para centralizar la información sobre los clientes: «Necesitábamos poder comunicarnos, ya que el intercambio de archivos Excel con notas y tablas dinámicas había mostrado sus limitaciones. Necesitábamos estructurar el trabajo de la docena de empleados del servicio de atención al cliente». El trabajo del cobrador no es sencillo: teniendo en cuenta los indicadores clave de rendimiento y los riesgos asociados, ¿a qué cuenta hay que dar seguimiento primero? La gestión de la agenda ha resultado ser muy estructurante para los empleados. Ahora, gracias a todas las estrategias de reclamación implantadas, pueden ver de un vistazo en cualquier momento los pasos dados (llamada al cliente, requerimiento formal, reclamación, etc.).
Una solución ergonómica para acceder rápidamente a la información
Unos sesenta concesionarios del grupo representan un centenar de puntos de venta. CashOnTime Allocation garantiza que las cuentas de los clientes estén al día, lo más rápidamente posible. «Si no somos suficientemente reactivos, las cuentas por cobrar envejecen, y cuanto más envejecen, más difícil es ponerse en contacto con el cliente. La plataforma es una verdadera fuente central de información. Un buen cobro depende de una buena correspondencia, de modo que tengamos datos actualizados y una visión muy precisa. Tenemos unos 15.000 clientes pendientes de cobro. Teníamos que poder añadir concesiones con una herramienta robusta. Además, la herramienta debía ser suficientemente flexible para adaptarse a un crecimiento externo rápido, es decir, poder gestionar una clientela en evolución».
Implantación sin problemas de CashOnTime Collection
En el plazo de dos meses, se llevó a cabo un análisis relativamente corto (menos de una semana), seguido de la puesta en producción un mes después. «En aquel momento, teníamos al menos 25 concesionarios. Los implantamos todos al mismo tiempo. Como administradores de la solución, somos bastante autónomos. El proceso es bastante sencillo: una vez que compramos un concesionario, los administradores internos lo añaden a las importaciones», explica Emilie Talas.
Es muy recomendable realizar un análisis previo de las tipologías de clientes.
Un solo tipo de cliente, como un particular, es fácil de gestionar. En cambio, si tienes que gestionar empresas, Emilie Talas te aconseja que tomes buena nota de todos los tipos de cliente, para estar seguro de desarrollar las estrategias de recordatorio de pago adecuadas, y que adaptes tus plantillas de recordatorio desde el principio al tipo de cliente al que quieres recordar. «No hay que recordar a las empresas de alquiler lo mismo que a los particulares». añade Fanny Rondet: «Es el efecto ‘capullo’: que tengas una herramienta de reclamación automática no significa que no puedas elegir la mejor forma de dirigirte a tus clientes, en función de sus necesidades específicas».
Fanny Rondet explica el enfoque de DIMO Software: «La plataforma CashOnTime está integrada en el SI de la empresa. En la fase previa, es importante analizar cuidadosamente las interfaces y asegurarse de que, cuando se despliegue el proyecto, el departamento de contabilidad pueda contar con la disponibilidad de sus equipos, ya que DIMO Software se adaptará a lo que la empresa pueda aportar en la fase de preventa. Durante los talleres de diseño y análisis, hay una parte muy funcional (business cases, KPI, etc.) y otra más técnica basada en la recopilación de datos funcionales. Necesitamos ciertos archivos para co-construir estrategias eficaces».
La visualización del trabajo en curso, una gran ventaja para optimizar las cuentas por cobrar
Emilie Talas considera que la herramienta ha resultado muy estructurante para el equipo: «Todo el mundo sabe por dónde empezar en cuanto llega a la empresa por la mañana. Esto es importante teniendo en cuenta los volúmenes que hay que procesar, sobre todo las tareas automáticas, ya que tenemos propuestas de recordatorios diarios. La agenda es, por tanto, muy tranquilizadora para los recién llegados a la empresa o los que se inician en la informática. El uso de los KPI proporciona visibilidad sobre las deudas pendientes y la antigüedad de los créditos, con detalles por cliente. Además del cobro de deudas, los concesionarios tienen un verdadero papel que desempeñar, apropiándose de esta «cultura de caja», para recuperar el dinero de cada venta».
CashOnTime Allocation: una herramienta de carteo para unificar los procesos
Para Lucas Stéphanie, el rápido crecimiento externo del Grupo nos obligaba a encontrar una solución para mantener los saldos de nuestros clientes lo más limpios posible y, por extensión, el seguimiento de nuestros clientes lo más eficaz posible. La relación entre el departamento de tesorería y el de clientes es muy estrecha. La introducción de los datos y las cartas deben ser lo más fiables posible, para que el departamento de clientes pueda utilizar CashOnTime Collection para realizar un seguimiento eficaz.
Otro problema: los DMS (concesionarios) de la parte Stellantis estaban alojados en un determinado software de contabilidad y la parte Mercedes en otro software. Los procesos variaban en función del software de contabilidad. CashOnTime Allocation ha permitido estandarizarlo todo, ya que ahora todos utilizan la herramienta. «Hablamos el mismo idioma, tanto en la parte de Mercedes como en la de Stellantis, lo que ha sido crucial para crear cohesión en el equipo».
Una lente de rotulación para ahorrar tiempo
Lucas Stéphanie aspiraba a que el 60% de las entradas se hicieran con el software. Según él: «Cuanto más procese automáticamente el software, menos tiempo consumirá el procesamiento manual». Fanny Rondet añade: «En cuanto a los cobros de clientes, con CashOnTime Allocation, el Grupo Chopard procesa algo más de 220.000 cobros al año en la plataforma. Esto contrasta con el 100% de procesamiento manual antes de desplegar la aplicación. La elección de CashOnTime Allocation se vio facilitada por el hecho de que CashOnTime Collection ya estaba en funcionamiento, implantado por un proveedor de servicios reconocido, y que se había observado un ahorro de tiempo significativo.
Además, la aplicación ofrece un alto grado de autonomía. Tras la formación impartida por DIMO Software, los administradores de Chopard pudieron gestionar ellos mismos los reembolsos y los cambios. Internamente, el departamento de Tesorería utilizaba GEC Connect para procesar las partidas recurrentes (gastos bancarios y algunos adeudos directos a proveedores). CashOnTime Allocation conserva los elementos de GEC Connect, al tiempo que añade la gestión de clientes: «El primer modelo en algunos de los concesionarios más complicados nos permitió alcanzar una tasa de asignación automática del 50%. Después afinamos los ajustes y el objetivo se alcanzó muy rápidamente al tratar casos especiales». Fanny Rondet explica: «Para producir este modelo, DIMO Software recupera los extractos de cuenta de una semana sin que se establezca ningún parámetro en la aplicación, y después integra los datos en la estrategia estándar, sin ningún proceso de aprendizaje, Inteligencia Artificial o definición de reglas específicas».
Implantación en dos meses
Se aplicaron los mismos plazos que para CashOnTime Collection, es decir, unos dos meses una vez que la base de datos estuvo lista. «Tuvimos cuidado de identificar las áreas de mejora, con el fin de establecer el mayor número posible de transferencias de clientes. Como los administradores eran autónomos en la gestión del programa, pudieron formar al equipo de tesorería en una parte del programa y hacerlos operativos a su vez», explica Lucas Stéphanie.
CashOnTime no es «mágico»: ¡cuidado con los casos especiales!
Lucas Stéphanie admite que seguro que hay algunos clientes complicados de configurar en el programa. Por ejemplo, algunas compañías de seguros nos envían transferencias que incluyen comisiones e IVA. ¿Cómo podemos automatizar estas transferencias? Por eso, DIMO Software estableció parámetros especiales para distinguir entre el tratamiento de los importes correspondientes a transferencias de seguros, comisiones e IVA. Sabemos que hay una pequeña diferencia entre el importe de la factura y el de la transferencia. Al hacer clic en el botón «Seguros», la herramienta calcula automáticamente el importe de la comisión y el IVA. Pero, a veces, es mejor no correr el riesgo de procesar automáticamente el caso, sobre todo cuando estos clientes representan sólo el 2% de nuestras transferencias de clientes que no pueden pasar por el software».
Fanny Rondet admite: «En la herramienta, está la parte automatizada (el famoso «más del 80%»). Y luego DIMO Software ayuda a los usuarios en el trabajo que queda por hacer, en las discrepancias encontradas (compensación a proveedores, intereses de demora, anticipos, proformas, etc.). El equipo creará un «botón» con el esquema contable adecuado, la redacción correcta, la información correcta para que, con un solo clic, la herramienta pueda enviar la información correcta al sistema contable de la organización y apoyar a los empleados en el trabajo que queda por hacer».
Herramientas de gestión de las relaciones con los clientes: un impacto definitivo en el factor humano
Según Lucas Stéphanie: «Antes de la introducción de la herramienta, los empleados de mi división se consideraban más bien agentes de introducción de datos. Desde entonces, la herramienta ha hecho la tarea más atractiva: hacemos más análisis, comprobamos que estamos cargando la cuenta del cliente correcto y clasificando las facturas correctas. Los contables son más autónomos y tienen un gran impacto en los saldos de los clientes: son los primeros en recibir las transferencias, y su capacidad para analizarlas a través de la herramienta tiene un impacto crucial en las cuentas de los clientes».
El objetivo del 60% de letras se alcanzó rápidamente en seis meses: «Ahora estamos en un 75-80% de introducción automática de datos. El tiempo ahorrado es enorme y representa el ahorro de un ETC. En cuanto a los grandes pagadores, tenemos tres concesionarios en el grupo que se dedican principalmente a las relaciones públicas (piezas de recambio), con un volumen bastante elevado de facturas posventa. Para estos concesionarios, recibimos generalmente unas diez transferencias mensuales, con entre 600 y 900 facturas por transferencia. Mientras que antes un empleado tardaba entre 2 y 2,5 días en introducir estas transferencias, ahora sólo tarda medio día para todas ellas. Se ha mejorado la escritura, se han reducido los descuidos y los empleados han obtenido un verdadero valor añadido en su trabajo. En resumen: asegurar el flujo de fondos ha permitido mejorar la recaudación».
