Gracias a CashOnTime, hemos alcanzado una tasa de remisión automática del 96% en días de final de mes muy intensos. Se trata de una ayuda excepcional.
¿A qué se dedica el Grupo RG?
Fundado en 1987 (ventas: 195 millones de euros, 460 empleados) y con sede en Saint-Priest (69), este grupo es líder en la distribución especializada de Equipos de Protección Individual (EPI). Presente en Francia a través de una red de una treintena de puntos de venta, también opera a escala internacional (España, Túnez, Alemania, Italia y Bélgica).
Actualmente gestionada por un fondo de pensiones, ha crecido externamente mediante la adquisición de empresas posicionadas en el mismo sector. La nueva gama de equipos de protección de clase 3, que requiere una formación y un aprendizaje completos, ha aportado una noción de prestación de servicios a sus clientes, principalmente profesionales de grandes cuentas (SNCF, Veolia, Safran, etc.) e instituciones (Ayuntamiento de París).
¿Cómo se gestiona la llegada de varios miles de transferencias a final de mes?
La gestora de créditos Gâelle Poulain explica cómo la solución de cartas contables CashOnTime ha agilizado sus procesos.
Imposible canalizar las transferencias con SAP
Al principio, el departamento (compuesto por 3 personas en aquel momento) no disponía de una herramienta específica para procesar las transferencias. Teníamos que trabajar directamente con procesos SAP, que a veces resultaban bastante engorrosos. explica Gäelle Poulain: «En determinados días, con volúmenes muy elevados y clientes muy grandes que pagan factura por factura, con números de factura identificados, y cayendo todo el día 30 del mes, ¡el departamento podía recibir 2.500 transferencias!
Sin embargo, SAP no está adaptado a la escritura, que se realizaba sobre la marcha, es decir, en unos 50 segundos por transferencia, el tiempo que se tardaba en buscar el documento en una cuenta que podía contener hasta 3.000 facturas. Incluso cuando se ordenaba por importe o número de documento, el proceso seguía consumiendo mucho tiempo, sin añadir mucho valor al trabajo, lo que mantenía ocupada a una persona a tiempo completo durante casi un día.
Benchmark destaca los puntos fuertes de CashOnTime
Así pues, en 2019 se llevó a cabo una evaluación comparativa, que se ralentizó debido a Covid y se reactivó a principios de 2021 para encontrar una solución a los cuellos de botella mensuales.
Gäelle Poulain lo explica: «Nos ayudó en nuestro planteamiento un consultor externo que nos presentó tres soluciones. Comparamos servicios y presupuestos, y rápidamente nos decidimos por CashOnTime, que era mucho más eficiente y nos permitía controlar mejor nuestros costes.
Además, nuestro director financiero ya conocía una solución de rotulación anterior de DIMO Software. La solución obtuvo la aprobación unánime del grupo de proyecto de 5 personas». Tras la firma del contrato en febrero, la producción se puso en marcha en octubre de 2021, lo que Gäelle Poulain considera un calendario bastante rápido.
Beneficios: un ROI innegable
Los equipos informáticos contaron con la ayuda de un consultor externo que llevó a cabo varias parametrizaciones de SAP.
El flujo de SAP no se vio alterado durante la implantación, que transcurrió sin contratiempos a pesar de algunos problemas de rotación en el departamento de caja. En este sentido, las tres sesiones de formación de media jornada previas a la implantación fueron muy útiles.
Desde octubre de 2021 y la puesta en marcha de CashOnTime, se han realizado 58.000 operaciones de remisión automática, con una tasa del 82%. El servicio procesa unas 100.000 operaciones al año.
«Al final, hemos conseguido un gran ahorro en el tiempo de procesamiento y hemos dividido por 2 nuestro ETC (equivalente a tiempo completo). Desde el punto de vista del usuario, es muy fácil familiarizarse con la solución, que es muy ergonómica. Gracias a CashOnTime, hemos alcanzado una tasa de rotulación automática del 96% en días muy cargados. Es una ayuda excepcional. Pero también apreciamos la herramienta para las transferencias de 15 a 20 facturas. Podemos inyectar números de referencia con bastante facilidad. Trabajamos mucho con archivos PDF transferidos a Excel. Luego podemos insertar estos archivos Excel muy fácilmente en CashOnTime, lo que resulta muy práctico.
Proyectos futuros
La inteligencia artificial permite el envío automático de avisos de transferencia en PDF con un solo clic (módulo Grandes Pagadores de CashOnTime). Este punto se revisará a medio plazo. Por el momento, CashOnTime se utiliza para alisar las transacciones a lo largo del mes. «En cuanto recibamos la información de los bancos para las transferencias comerciales (vcom), las pondremos en anuncios para que, cuando caigan unas semanas más tarde, se pueda hacer el lettering automáticamente».
Las transferencias complejas (unas 80 en un día normal) siguen tratándose manualmente. En los días bisemanales importantes, pueden llegar a ser hasta 250. Todavía utilizamos poco la función Paymaster, pero tenemos la intención de remediarlo a medio plazo», dice la Sra. Poulain, y añade: «Las demás entidades del grupo están fuera del ámbito de CashOnTime para las cartas. Algunas no están en SAP o manejan volúmenes menores. No obstante, mantenemos abierta la posibilidad de abrirnos a una o dos empresas más».
Claves del éxito para compartir
Para Gaëlle Poulain, es vital evaluar todos los tipos de pago que hay que procesar y estimar el tiempo necesario para las tareas paralelas con la mayor precisión posible. Por ejemplo, el departamento de cobros gestiona más del 90% de las transferencias bancarias, pero sigue habiendo muchos pagos por cheque, papel comercial y, cada vez más, tarjetas bancarias. Todos ellos son procesos que requieren mucho tiempo: de hecho, el envío de cheques y facturas lleva mucho tiempo, y SAP sigue siendo bastante engorroso, ya que la herramienta requiere varias transacciones.
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