Es muy sencillo: cuanto más trabaja CashOnTime, más inteligente se vuelve. Como resultado, desde el principio de la producción, conseguimos unos índices de rotulación automática muy elevados.
Un grupo regional, independiente y ambicioso
El Grupo SAMSE es un distribuidor independiente de materiales de construcción para el sector del hogar y la construcción.
Sus 350 puntos de venta, bajo más de 20 enseñas diferentes (Samse, Doras, Les comptoirs du bois, La boîte à outils, l’entrepôt du bricolage…) la convierten en líder de la mitad este de Francia.
Las actividades del grupo SAMSE se concentran en torno a dos negocios clave:
- comercio de materiales (81% de las ventas) para clientes profesionales
- Equipos de bricolaje (19% de las ventas) para particulares.
Una consigna: productividad
El departamento de tesorería del grupo SAMSE emplea a 11 personas, encargadas de la gestión de la tesorería, la gestión de la deuda del grupo, el cobro de los clientes, la centralización de los pagos, los pagos electrónicos del grupo…
Esta tarea de gestión es especialmente onerosa, ya que cada año pasan por el departamento de tesorería del grupo 1.374 millones de flujos de crédito y 1.263 millones de flujos de débito. El departamento tiene que gestionar 87 cuentas bancarias, 32 de ellas corrientes.
Stéphane Delachenal, Tesorero del Grupo, explica que «hoy en día, los créditos de clientes del Grupo SAMSE representan 3.500 transferencias mensuales, una cifra en fuerte aumento debido, en particular, a la desmaterialización de los medios de pago utilizados por las administraciones públicas, que multiplican el número de transferencias». Añade que «cada día, su equipo se armaba de estabilos y escrutaba los avisos de transacción para la rotulación manual de los pagos de los clientes en el ERP Oracle Applications 11.5.8». Esta rotulación manual nos llevaba casi 6 horas al día, y con el aumento del número de transferencias se hizo imprescindible mejorar nuestra productividad».
Elección de la asignación CashOnTime
l grupo SAMSE, que ya era cliente satisfecho de DIMO Software para la gestión de tesorería, la comunicación bancaria y los asientos contables automatizados, se convenció con CashOnTime Allocation: «El jefe de producto nos presentó la solución y la promesa de productividad fue especialmente atractiva», explica el tesorero del grupo.
Stéphane Delachenal explica la rapidez con la que se implantó CashOnTime Allocation: «DIMO Software comprendió perfectamente nuestras necesidades, lo que permitió instalar y parametrizar la solución sin problemas y sin un solo día de retraso». Añade que la clave del éxito del proyecto reside en la fase previa, la fase de aprendizaje de CashOnTime Allocation. «Es muy sencillo: cuanto más trabaja CashOnTime Allocation, más inteligente se vuelve. Por eso, antes de ponerlo en marcha, creamos un archivo de exportación de facturas pendientes, pedimos a los bancos extractos enriquecidos y «vaciamos la base de datos». El resultado fue que, en cuanto nos pusimos en marcha, alcanzamos unos índices de imputación automática muy elevados.
Un equipo 100% satisfecho
Una solución de rotulación automática de alto rendimiento
Cada noche, CashOnTime Allocation carga automáticamente las notificaciones de transacciones y contabiliza automáticamente las transferencias en Oracle Applications 11.5.8.
Stéphane Delachenal subraya que «el proyecto va por buen camino en todos los aspectos: hoy tenemos una tasa media de rotulación automática del 92%. Con algunos bancos, como la Banque Postale, llegamos incluso al 100%. El 8% restante se rotula fácilmente con el asistente de rotulación manual.
Mayor productividad con el software de rotulación contable
Las dos personas destinadas al proyecto CashOnTime Allocation fueron formadas por los equipos de DIMO Software, y luego pudieron formar al resto del equipo, que aprecia la facilidad de uso de la solución. El Tesorero del Grupo resume CashOnTime Allocation como «una herramienta sencilla que funciona bien, garantizando importantes ganancias de productividad».
Gracias a CashOnTime Allocation, el equipo de tesorería del grupo SAMSE ha ahorrado mucho tiempo: «Estimamos el tiempo ahorrado en 6 horas al día, es decir, un equivalente a tiempo completo. El tiempo ahorrado nos permite concentrarnos en los casos más difíciles. Desde la instalación de CashOnTime Allocation, hemos podido adoptar un enfoque más cualitativo: nos concentramos en mejorar nuestros procesos de cobro, para que la reclamación sea más eficaz, con menos errores».
Hora de hacer balance
Al hacer balance de esta solución, el Sr. Delachenal destaca que aprecia la eficacia de CashOnTime Allocation, que ha permitido a su equipo ahorrar mucho tiempo y concentrarse en una actividad de gran valor añadido: los recordatorios a los clientes. En su opinión, «el ROI del proyecto fue especialmente rápido».
Tras esta fructífera colaboración con DIMO Software, el grupo SAMSE ha migrado recientemente su solución de gestión de efectivo a Sage FRP Universe 3 (Sage XRT Treasury) para prepararse para el cumplimiento de la SEPA.
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