Hemos ganado en tiempo, fiabilidad y capacidad de respuesta a nuestros clientes, lo que nos permite volver a centrarnos en tareas de mayor valor añadido, como los recordatorios a los clientes, al tiempo que trabajamos con más serenidad.
Komet France, líder en instrumentación dental rotativa en Francia desde hace 39 años
Especializada en el sector médico, Komet France fabrica instrumentos innovadores para dentistas, protésicos, podólogos y hospitales con 26.000 clientes activos. Con 83 empleados, la empresa utiliza Microsoft Dynamics AX como ERP y generó 31 millones de euros (cifras de 2015).
Antecedentes del proyecto: más de 50 000 cheques y 13 000 transferencias procesadas manualmente cada año.
Pascale Boitel, responsable de crédito a clientes, explica que «el 70% de los ingresos en efectivo son cheques, el 20% transferencias y el resto adeudos directos o tarjetas de crédito. Eso supone una media de 205 cheques al día que hay que introducir manualmente».
Cada cheque recibido debe asociarse a una factura, lo que requiere una búsqueda manual en la base de datos. A continuación, cada cheque se introduce manualmente, con letra, para elaborar un diario de pagos que se deposita en el banco, al que se añade el endoso.
CashOnTime Capture y CashOnTime Allocation, una elección precisa y meditada
La Sra. BOITEL se incorporó a la empresa familiar en 2011. Una de sus misiones era modernizar los métodos de trabajo para ser más eficientes en la gestión de las cuentas de los clientes.
«A medida que nuestro negocio crecía, nos veíamos desbordados de trabajo, por lo que regularmente llamábamos a alguien del servicio de atención al cliente para que nos ayudara a procesar los cheques».
La empresa tenía dos opciones: contratar un nuevo recurso o implantar una solución automatizada de procesamiento de cheques.
Pascale BOITEL y Christophe CYR, Director de Funciones de Apoyo, descubrieron las soluciones CashOnTime de DIMO Software cuando asistían a un evento sobre los procesos financieros de DIMO Software. Rápidamente se convencieron de las ganancias de productividad propuestas para el tratamiento de los cheques.
Durante la primera reunión, el equipo de ventas de DIMO Software también identificó las ganancias potenciales para procesar más de 13.000 transferencias bancarias al año.
De hecho, los extractos bancarios se imprimían a través del software de contabilidad interna Sage. A continuación, había que identificar a los terceros y los números de factura, e introducirlos manualmente en el diario de pagos.
¡CashOnTime procesa cheques sin fallos!
«Fue fácil y rápido familiarizarse con el sistema gracias a su diseño ergonómico. El ahorro de tiempo y la fiabilidad de la rotulación han mejorado la productividad del equipo.
Hoy en día, la rotulación automática se utiliza para el 70% de los cheques y el 90-95% de las transferencias. El procesamiento de cheques tiende a aumentar. «Esperamos alcanzar el 80% de la rotulación de cheques en un futuro próximo, ya que la base de datos se enriquece con la cinta CMC7 a medida que se reciben los cheques.
«Ahora los cheques se escanean y procesan mediante CashOnTime Capture. Esto permite la lectura automática, la identificación del tercero, la comprobación de la información (comprobación de los importes en palabras y cifras, verificación de la información obligatoria: fecha, firma, beneficiario), el endoso y la detección de cualquier anomalía relativa a los mismos».
La conectividad de las soluciones CashOnTime
A continuación, se envía una exportación a CashOnTime Allocation, que asigna automáticamente los pagos a las facturas correspondientes utilizando la banda CMC7, luego la herramienta propone lotes para el tratamiento automático de las letras y la letra asistida para los pagos no asignados automáticamente.
Tras el tratamiento y la validación, los lotes se exportan directamente a la base de datos AX, en el diario de pago correspondiente, para su validación final y su bancarización.
Hemos ganado en tiempo, fiabilidad y capacidad de respuesta a nuestros clientes, lo que nos permite volver a centrarnos en tareas de mayor valor añadido, como los recordatorios a los clientes, al tiempo que trabajamos con más serenidad.
Pascale Boitel, Customer Credit Manager
Resultados convincentes, trato satisfactorio
Ahorro de tiempo innegable: ahorramos 2 horas de procesamiento al día. Ahora no tenemos que pedir ayuda al servicio de atención al cliente. La suite CashOnTime nos facilita el trabajo al procesar toda la cadena, desde el escaneado hasta la contabilidad, en nuestro ERP AX Dynamics.»- Mejora de la productividad, la calidad y la fiabilidad de los ingresos en efectivo. Se ha aumentado la fiabilidad de las operaciones y se han reducido los errores manuales. «CashOnTime Capture nos permite reducir el número de cheques devueltos por el banco con información incorrecta o incompleta.
- «El equipo también ha ganado en capacidad de reacción: como todos los cheques están escaneados y archivados, podemos encontrarlos muy rápidamente en caso de litigio o impugnación por parte de nuestros clientes. Esto nos permite ofrecer a nuestros clientes un servicio de mayor calidad. «Estamos muy satisfechos con los equipos de DIMO Software, que han demostrado una gran paciencia. Siempre están disponibles y saben escuchar».
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