No es tarea de los cobradores llevar la contabilidad. Así que cuando les libero tiempo para que puedan centrarse en su trabajo, ¡están contentos!
Vincent POUJADE, Director Administrativo y Financiero de NCA, explica en el Foro DIMO Software 2023 cómo el software CashOnTime Allocation ha permitido a su equipo de cobros centrarse plenamente en su actividad principal. Un taller dirigido por Pierre SANCHEZ, ingeniero de ventas de DIMO Software.
Ver la experiencia de Newco Athome
Una multitud de flujos documentales
El Grupo NCA (facturación de 25 millones de euros, 15 millones para ATHOME SYNDIC y 10 millones para CORTEX) está especializado en la gestión de flujos de entrada y salida para diversas empresas, lo que implica la generación de un gran número de documentos. Los clientes de ATHOME son administradores de comunidades de propietarios, a los que se envían diversos documentos en papel y formato electrónico, como convocatorias de juntas generales, actas de juntas generales, peticiones de fondos y órdenes de trabajo. La actividad CORTEX gestiona los mismos tipos de flujos para las grandes empresas del CAC 40, en particular los bancos, y trata las nóminas, las convocatorias de juntas generales y las facturas. Elsoftware CashOnTime se ha implantado en la parte ATHOME, que representa 20 millones de euros en envíos de facturas por correo. No es posible establecer márgenes sobre los gastos de La Poste. ATHOME envía las facturas y adelanta los sellos, que luego hay que cobrar. A La Poste se le paga en efectivo, pero a los clientes no se les paga en efectivo.
Vincent POUJADE explica: «Antes de la llegada del programa CashOnTime, el departamento de contabilidad realizaba manualmente todos los cobros, lo que suponía 200.000 facturas al año, es decir, unos 1.000 pagos al día. Una parte se hacía por domiciliación bancaria, pero esto implicaba tres empleados a tiempo completo. El personal de mi departamento de cobros sólo llevaba la contabilidad de los clientes. Quería que pudieran hacer el seguimiento de los pagos de las facturas de los clientes y desarrollar las relaciones con ellos, en lugar de hacer la contabilidad».
El software CashOnTime optimiza en gran medida la gestión contable
El departamento informático se implicó en la búsqueda de soluciones para mejorar el registro contable, un trabajo que requería mucho tiempo. Mencionó CashOnTime, y se llevó a cabo un POC. «En un solo día de carteo, sin hacer nada especial, conseguimos una tasa de carteo contable automático del 70%. Así que elegimos esta solución sin ningún parámetro adicional. Nos resulta difícil cobrar las facturas pequeñas, como los envíos de sellos. Por ejemplo, podemos tener 200 facturas del mismo importe, para destinatarios diferentes cuando enviamos franqueo», explica Vincent POUJADE.
Cuando se reciben los pagos, es difícil saber qué facturas hay que contabilizar en el lado opuesto: «Cuando un administrador de edificios -que no tiene necesariamente un contable a mano- convoca a todos sus edificios o envía documentos diferentes a todos sus edificios, puede facturar el mismo importe, pero para condominios diferentes. Llevamos una contabilidad por edificio para ayudar a nuestros agentes gestores. Podemos tener liquidaciones por importes muy pequeños que hay que conciliar en el edificio correcto. Es un proceso complejo. En caso de error de conciliación en la copropiedad equivocada o de doble reclamación, el cliente está naturalmente descontento. A menudo conseguimos conciliaciones sencillas. Una vez identificado el edificio, sabemos a qué factura hacer frente, y la conciliación es relativamente sencilla. Así que teníamos que dejar de perder el tiempo con las letras y automatizar este proceso, que lleva mucho tiempo. Quería que el personal del departamento de cobros -que no son contables- realizara realmente las tareas de cobro», explica Vincent POUJADE.
«DIMO Software se puso en contacto con el integrador y el departamento informático. Hubo que coordinarlo todo, pero se respetó el calendario. Como ocurre con la implantación de cualquier software de gestión, la puesta en marcha es a veces un poco complicada, pero todo fue bastante bien. Hoy en día, las dificultades vienen más del lado del SI, cuando hay problemas con los repositorios de flujos, o al depositar archivos en un servidor».
La mayor ventaja: facilidad de uso y 100% de conciliación a través de la herramienta
ATHOME realiza el 100% de la conciliación a través del software CashOnTime. La herramienta se encarga de la correspondencia automática y toda la correspondencia no automática se realiza en la herramienta. Una vez que los extractos bancarios se han conciliado al 100%, salvo en el caso de las liquidaciones dobles, todas las escrituras, incluso las manuales, se realizan en la herramienta. A continuación, todo se transfiere a las cuentas. «Es muy fácil utilizar la herramienta para ir más allá de la conciliación automática. Por supuesto, existe la dificultad de no poder conciliar cuando tienes un pago doble. En ese caso, hay que volver a la contabilidad para indicar que se trata de un doble pago», explica Vincent POUJADE.
De tres empleados casi a tiempo completo, ahora sólo hay una persona que escribe 2 horas al día: «En términos de volumen y ahorro de tiempo, no hay comparación. También podemos encontrar entradas fácilmente. Tenemos toda una batería de búsquedas a través de la herramienta, que es mucho más sencilla que con la herramienta de contabilidad. Además, apreciamos la reactividad de los equipos de DIMO Software en caso de problemas. Teniendo en cuenta el volumen de facturas y las liquidaciones diarias, no podemos permitirnos el lujo de tener letras sin terminar al final del día. Es difícil recuperar tres días sin conciliar», afirma Vincent POUJADE.
El siguiente paso: aumentar el ritmo de conciliación automática de la contabilidad
La tasa de escrituración automática se sitúa en torno al 72%. Corresponde a ATHOME mejorar los procesos y las rutinas: «Antes gestionaba doce bancos para esta actividad. Lo he reducido a cuatro, y tenemos reglas para evitar los errores de remisión de facturas de proveedores. Tenemos que abrir las funcionalidades para aumentar la tasa de carteo contable automático. Esto sigue siendo un simple alistamiento.
Las letras más complejas se harán manualmente. El objetivo es alcanzar el 85%. Los pocos puntos extra ahorrarán algo de tiempo, peroseguirá habiendo entre una hora y una hora y media al día para la conciliación compleja. Se trata, por ejemplo, de un cliente que paga varias facturas con redondeos aleatorios. En este caso, la herramienta hace propuestas de conciliación, ya que aprende sobre la marcha. Puede detectar que el contable de una empresa opera de una manera determinada y, al cabo de un tiempo, la herramienta hace propuestas que se pueden validar o no, lo que mejora considerablemente la tasa de escrituración».
Mejorar los índices de escrituración contable: un esfuerzo de colaboración
Según Pierre SANCHEZ, la mejora de la tasa de escrituración contable requiere la colaboración entre DIMO Software y los equipos contables del cliente : «Se trata de definir el nivel de riesgo, y en qué nivel colocar el cursor para ir cada vez más lejos en la tasa de escrituración contable, minimizando o incluso anulando la tasa de error en la escrituración automática». Vincent POUJADE añade: «Al principio, queríamos ir demasiado lejos con la automatización, y algunas de las conciliaciones se salían de lo previsto. Borrar las letras a posteriori es complicado, porque dificulta la detección de problemas. Así que redujimos el espectro para asegurarnos de que las letras eran correctas. Borrar las letras para volver al manual no es una buena solución».
Sin resistencia al cambio
«Los cobradores tienen que hacer llamadas. Cuando les llevé la herramienta, ¡fue un regalo del cielo! No hay valor añadido en la conciliación. El equipo estaba muy interesado en disponer de un software que pudiera implantarse lo antes posible para liberar su tiempo para tareas más interesantes. En cuanto instalamos la herramienta, alcanzamos un índice de conciliación del 80%. Hoy en día, la tasa de conciliación diaria ronda el 70%. No es tarea de los cobradores llevar la contabilidad. Así que cuando les libero de su tiempo para que puedan centrarse en su trabajo, ¡están contentos!
Vincent POUJADE admite que al principio quiso ser prudente: «Quería que la herramienta me propusiera letras que yo pudiera validar caso por caso. Lo hice durante un día, pero fue inútil. Hay que reconocer que algunas de las letras eran erróneas, y a menudo no te das cuenta hasta pasados unos días. Hoy, sin embargo, no tengo ninguna preocupación, y las letras funcionan bien por sí solas. La implementación llevó unas seis semanas, incluido el tiempo invertido en ir y venir con DIMO Software. En el modo de proyecto para el equipo, fue más rápido: pedí a nuestro integrador APOGEA que configurara los informes de todos los asientos contables sin letras en un formato que pudiera integrar DIMO Software. Todo este trabajo, que se hizo aparte, no tuvo ningún impacto en el equipo. Luego vino la fase de formación, la familiarización con la herramienta y la fase de aceptación, pero el proyecto en sí fue bastante corto una vez realizado todo este trabajo previo».
¿Por qué los clientes vuelven a DIMO Software?
Según Pierre SANCHEZ, hay varios factores que hacen que los clientes vuelvan a DIMO Software.
- La dificultad de contratar contables.
- El aumento del volumen de facturas. Con el crecimiento interno o externo, o la adquisición de entidades, el departamento de cobros ya no puede ocuparse de las letras por sí solo, y necesita equiparse para que los equipos puedan hacer su verdadero trabajo.
- La importancia de la fidelización, la relación con el cliente y la proximidad.
- El producto seguirá evolucionando gracias a los comentarios de los clientes, que son muy útiles. Siempre estamos atentos a las novedades, para integrarlas y ponerlas a disposición de todos nuestros clientes.
¿Quiere saber más sobre la solución CashOnTime?
