La herramienta se ha convertido en el socio de todo ejecutivo de cuentas, y «volver atrás crearía un motín.
Gilles GALLINA, Representante Regional de la AFDCC y Director de Crédito del Grupo OXYANE, ha elegido CashOnTime Allocation para unificar sus métodos contables y racionalizar el tratamiento de grandes volúmenes de cobros anuales. Comparte su experiencia en un taller dirigido por Fanny RONDET (Directora Comercial de CashOnTime) durante el FORUMDIMO 2023.
Grandes territorios de explotación con agricultores clientes-proveedores
La cooperativa OXYANE es el resultado de la fusión, el 30 de junio de 2020, entre la cooperativa Terre d’Alliance de Bourg-en-Bresse y el grupo Dauphinoise de Vienne. Abarca un amplio territorio que incluye la región de Rhône-Alpes y la totalidad o parte de los departamentos vecinos, con poblaciones mixtas: cerealistas, ganaderos o agricultores que combinan ambas actividades, pero también arboricultores y viticultores. OXYANE se divide en cinco divisiones: la división vegetal (7.000 agricultores, ventas de 780 millones de euros, 1.900 empleados); la división ganadera (4 fábricas de piensos); la división de maquinaria (7 bases); la división de consumo (78 tiendas, principalmente Gamm Vert) y la división de huevos (800 millones de huevos producidos al año).
Para aumentar la remuneración de los agricultores, el grupo firma contratos de suministro con minoristas de alimentación (Intermarché, McDo, Alpina pasta). En virtud de estos contratos, el trigo se paga más que el precio de base, porque el agricultor cumple un pliego de condiciones específico y respetuoso con el medio ambiente. El enfoque del Grupo se basa en una economía circular, de modo que la producción de una empresa satisface las necesidades de otra, limitando así los costes de distribución. El grupo recoge 800 mil toneladas de cereales al año. Sus principales clientes de cereales son Francia, Italia y España.
Diferentes métodos de trabajo
Gilles GALLINA dirige dos equipos: uno en Bourg-en-Bresse y otro en Vienne. Una persona se dedicaba a introducir los cheques en cada entidad utilizando una herramienta contable que consumía mucho tiempo: la lentitud, los bloqueos y los errores administrativos eran habituales. «Nos encontrábamos en un contexto post-fusión problemático, ya que teníamos que hacer cohabitar y trabajar juntos dos entornos informáticos. La particularidad de la cooperativa es que nuestros agricultores no sólo son nuestros clientes, sino también nuestros proveedores. Al mismo tiempo, también son nuestros accionistas, ya que todos poseen participaciones en la cooperativa. Cada dos semanas revisamos las cuentas corrientes de nuestros socios». Cuando la cuenta es acreedora, OXYANE abona el crédito al agricultor: «Cada quince días, tenemos que ser puntuales. Cuando llegué, hace dos años y medio, tuvimos que dejar de ingresar los pagos mientras se analizaban las cuentas, lo que nos llevaba alrededor de una semana. Hoy, tras haber unificado nuestros métodos de trabajo y gracias a CashOnTime, introducimos los pagos todos los días».
CashOnTime: la elección natural para la gestión de cobros
Gilles GALLINA había visto una demostración de la solución CashOnTime en 2007, y ya la había implantado en dos entidades. Así que la elección fue rápida, al igual que la instalación. La principal preocupación era conseguir que el sistema contable entendiera los abonos devueltos por CashOnTime. Hay 59.000 clientes abiertos registrados en la base de datos y algo más de 176.000 partidas abiertas. OXYANE tiene una licencia para 110.000 cobros anuales.
«Para nuestros socios/clientes, el proceso de pago es sencillo: una factura corresponde a un pago. La introducción manual, con escaso valor añadido, consumía mucho tiempo. La correspondencia es el pariente pobre del departamento financiero. Pero es posible automatizar tareas para liberar tiempo del equipo, por ejemplo, para el análisis de cuentas y los recordatorios. Gestiono nueve empresas, incluida la cooperativa. Entre introducir los pagos, liquidar las cuentas cada quince días y gestionar 6.000 socios/clientes, no es posible dedicar tanto tiempo a registrar las transferencias»,explica Gilles GALLINA.
Un cambio en la actitud del equipo
Desde enero de 2023, el personal se ha transformado: «Se están convirtiendo gradualmente en gestores de cuentas que asumen la responsabilidad de las cuentas de los clientes mientras estén activas. Están en condiciones de responder a una cuenta. A partir de ahora, en cuanto los equipos llegan a las 8 de la mañana, todo lo que se ha procesado automáticamente ya se ha introducido en las cuentas. Después, es hora de ocuparse de los gastos no imputados. En función del volumen que haya que procesar, una hora más tarde las cuentas están al día y se pueden reiniciar».
Gestión de casos especiales
La implantación duró unos dos meses. OXYANE tiene un gran número de casos especiales relacionados con la recepción de transferencias bancarias. CashOnTime pudo tener en cuenta todos estos casos, incluidos los créditos a corto plazo ofrecidos por sus socios bancarios y comercializados por la cooperativa para permitir a sus agricultores financiar los productos que necesitan para sus cosechas.
La importancia de la preparación para una mejor gestión de las cuentas por cobrar
Según Gilles GALLINA: » La clave del éxito reside realmente en la preparación, en el tiempo que se dedica a diseccionar todos los flujos y comprobar cada una de las menciones. Pero por falta de disciplina de los bancos o del personal operativo, las transferencias de tesorería entre empresas pueden acabar en los códigos reservados a los pagos de los clientes, lo que empeora el índice de escrituración. La herramienta se ha convertido en el aliado de todo gestor de cuentas, y «volver atrás crearía un motín».
Y añade: «Ahora tengo equipos que por fin pueden dedicarse a reclamar el pago de las facturas de los clientes, lo que antes no era el caso».
Captura de datos para unificar las prácticas de trabajo
A finales de 2023, pasaremos a la fase 2 del proyecto y pondremos en marcha la entrada automática de cheques. «No tenemos intención de suprimir la posibilidad de pagar con cheque, ya que nuestros socios/clientes están muy apegados a ella, y para algunos es la única solución a falta de una conexión fiable a Internet », explica Gilles GALLINA.
Técnicamente, Fanny RONDET explica que el ladrillo de captura CashOnTime es un escáner equipado con una aplicación. Cuando se abre el correo por la mañana, se colocan los cheques con o sin cupón, CashOnTime Capture lee las indicaciones manuscritas y las transforma en datos digitales. A continuación, la herramienta realiza una serie de comprobaciones (por ejemplo, si el cheque está firmado y si el importe en cifras coincide con el importe escrito en el cheque). A continuación, la aplicación envía un fichero csv global que contiene una línea por cheque y una imagen pdf por cheque desmaterializado a CashOnTime Allocation, que aplica el método habitual: identificación del emisor, grabación y almacenamiento automático de los datos necesarios para su uso futuro. «Trabaja en el bloque de direcciones para cada palabra clave. CashOnTime Allocation hace la rotulación y luego genera la información al ERP, incluido el resguardo en papel, porque todavía está obligado a enviar el cheque al banco. También puede generar el resguardo digital, un fichero TLS, que su herramienta de comunicación le devolverá automáticamente.
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