La mayor ventaja es que a partir de las 8:30 de la mañana, ¡tres cuartas partes de las transferencias están al día! Gracias al diseño ergonómico de CashOnTime Allocation, podemos ver todas las transferencias, de todas las empresas, en una sola pantalla. Esto es especialmente útil para las transferencias multiempresa, es decir, cuando un cliente paga una factura a otra empresa.
¿Quién es el Grupo Securitas?
Securitas France ofrece soluciones de seguridad a empresas de todos los tamaños y en todos los sectores empresariales, incluyendo vigilancia tripulada, seguridad móvil, vigilancia remota, seguridad aeroportuaria, formación, gestión de riesgos, consultoría y auditoría, seguridad electrónica y servicios de hospitalidad corporativa. El grupo está organizado en una docena de entidades jurídicas con sucursales en toda Francia. Ofrece a las empresas soluciones integradas de seguridad con tecnología, basadas en su oferta de «Servicios de Protección». La dirección financiera tiene su sede en la región de París.
Los objetivos
- Automatizar el tratamiento de las transferencias
- Aumente la productividad con una visión global de las solicitudes de reclamación
- Absorber el crecimiento de la empresa manteniendo los mismos equipos
Un ámbito más amplio
La división de cobros, con sede en Caluire desde 2015, gestiona todas las transferencias de las entidades francesas. El Grupo no disponía de herramientas internas para gestionar las transferencias, que eran realizadas manualmente por un equipo de 6 personas. Se tomó la decisión de automatizar este proceso repetitivo, lento y sin valor añadido. El alcance del tratamiento afectaba originalmente a 36.000 recibos de clientes y 3 bancos para recibirlos. A lo largo de los años, se ha ampliado por el crecimiento externo e interno. La decisión de instalar una herramienta estaba pensada para absorber este aumento, manteniendo los mismos equipos. En 2007, el Grupo comenzó a utilizar GEC Lettrage (la antigua versión de CashOnTime Allocation) en una de sus entidades. Esta solución se implantó posteriormente en todo el Grupo a partir de 2014. En 2020, el Grupo pasó a CashOnTime y ahora gestiona los 150.000 movimientos de una docena de sus entidades.
Elección gradual hacia una solución probada
Laurence Contion, Responsable de contabilidad, ha asistido a varias reuniones para presentar la solución CashOnTime. Señala que, al principio, no creía en la eficacia de la herramienta para los casos más complejos y para la identificación de cuentas de clientes. «El 30% de nuestras transferencias resultan especialmente complicadas de procesar, porque trabajamos con grandes cuentas que pueden pagar varias facturas en un solo pago. A veces, hay varias cuentas de clientes en la misma transferencia, lo que complica la reconciliación contable». Fue el testimonio de un cliente escuchado en un Foro DIMO lo que la convenció de optar por CashOnTime.
«Estábamos recelosos del Saas. Al principio de nuestras conversaciones, revisamos la oferta varias veces, pero no nos dimos cuenta de que teníamos muchas herramientas que funcionaban de este modo. Sin Saas, no habríamos tenido informes ni Inteligencia Artificial, lo que nos habría privado de todas las posibilidades de desarrollo que ofrece esta tecnología. Por último, CashOnTime se ajustaba perfectamente al presupuesto de Securitas». Laurence Contion, Responsable de contabilidad.
Despliegue fluido del proyecto
Entre el primer día de análisis y la producción se movilizaron unos diez días-hombre a lo largo de dos meses. El Director Financiero estuvo a cargo del proyecto, mientras que Laurence Contion actuó como administrador de usuarios clave funcionales, lo que permitió avanzar en las reglas funcionales.
Se añadió al proyecto una persona del Departamento de Informática para trabajar en las interfaces, lo que hace un total de 4 personas por parte de Securitas.
Un cambio beneficioso de GEC Lettrage a CashOnTime
«El departamento informático tenía muchos problemas con las importaciones. La interconexión de las facturas abiertas durante la noche entre el ERP y GEC Lettrage llevaba mucho tiempo, varias horas cada vez. Con CashOnTime, ¡esta etapa se realiza en menos de 3 minutos!» observa Laurence Contion, que añade: «La solución ha sido muy bien aceptada internamente; el personal la ha encontrado fácil de usar y se ha mostrado muy receptivo a esta nueva función.»
Localizar el número de factura es siempre una cuestión delicada. Los criterios de parametrización de CashOnTime le permiten reconocer cronologías de facturas de varios tipos.
Pueden establecerse diferentes criterios de rotulación para las distintas empresas. La ergonomía y las múltiples opciones de filtrado y clasificación de GEC Lettrage son una auténtica ventaja, ya que no era posible filtrar por nombre de emisor.
Ventajas funcionales concretas
La tasa de rotulación automática ha alcanzado ya el 76%. Es imposible alcanzar el 100% porque falta información en algunas facturas de clientes.
Este 76% se envía a partir de las 8:30 de la mañana. Esta es la mayor ventaja: ¡las cuentas de los clientes están al día en tres cuartas partes de las transferencias! Gracias al diseño ergonómico de CashOnTime, podemos visualizar todas las transferencias, de todas las empresas, en una sola pantalla. Esto es especialmente útil para las transferencias multiempresa, es decir, cuando un cliente paga una factura a otra empresa. También podemos exportar datos y utilizar una amplia gama de criterios de clasificación y filtros, lo que supone una gran ayuda en nuestro trabajo diario.
Exportar a la colección
Lo que queda por procesar después del 76% se exporta a Excel de forma rápida y sencilla, para informar a los cobradores de lo que aún está pendiente de letra. Este importe residual no sólo es complicado de identificar, sino que también proporciona información al departamento de cobros. Este último dispone de una visión global de los recordatorios que debe enviar.
Claves del éxito: transformación rápida y apoyo receptivo
Para el departamento informático, el paso de GEC Lettrage a CashOnTime no planteó ninguna dificultad técnica. «Cuando se implantó GEC Lettrage, el ERP existente en ese momento era Navision. Sin embargo, en 2013 cambiamos de ERP y migramos a PeopleSoft. Lo único que tuvimos que hacer fue instalar conectores y cambiar los formatos de los archivos para adaptar las interfaces», explica Laurence Contion.
La instalación de CashOnTime fue rápida y sin problemas: «La colaboración con DIMO Software fue muy fructífera: los consultores nos escucharon y comprendieron rápidamente nuestras necesidades específicas. Además, la interfaz con PeopleSoft fue muy sencilla». Además, el uso de la herramienta absorbe los picos cuando aumentan los volúmenes.
¿Quiere saber más sobre la solución CashOnTime?
