CashOnTime Allocation ha cumplido todos sus objetivos. Las ganancias de productividad son reales y significativas. Hemos reducido considerablemente el coste de tratamiento de un ingreso en efectivo.
Un grupo internacional
Fundada en 1996, UPERGY (antes Grupo VDI) está especializada en el comercio de consumibles esenciales y no estratégicos en dos ámbitos:
- Salud y seguridad (artículos sanitarios, primeros auxilios, protección de las personas en el trabajo…)
- Baterías
Posicionado en dos mercados de gran potencial, el grupo cotizado en bolsa emplea a más de 300 personas en 8 países (Francia incluida La Reunión, Inglaterra, Bélgica, Alemania, España, Italia, China y Túnez).
Sus 6.500 referencias de productos se dirigen a empresas, profesionales, colectividades locales y particulares.
Crecimiento especialmente fuerte
UPERGY es cliente de CashOnTime desde hace 10 años y utiliza la solución desde 2011.
A lo largo de los años, el grupo se ha expandido significativamente tanto a través de crecimiento orgánico como de adquisiciones. En 2011, UPERGY generó unas ventas de 53,4 millones de euros. «Entre 2002 y 2011, nuestras ventas pasaron de 15,8 millones de euros a 53,4 millones de euros, es decir, se multiplicaron por más de 3», explica el director financiero adjunto de UPERGY.
Este fuerte crecimiento fue lógicamente acompañado de un aumento de las facturas y los cobros de los clientes. En 2012, UPERGY contabilizó 17.000 cobros al mes (¡un 189% más que en 2010!) para 9.000 clientes. «Estamos experimentando una explosión en el número de cobros, y estos cobros liquidan facturas que representan importes pequeños (una media de 500 euros). Por tanto, era esencial que nuestra rotulación fuera económica», explica.
c5,5 ETC (equivalentes a tiempo completo) se encargan de conciliar manualmente las entradas de caja con las facturas pendientes: «con el aumento de las entradas de caja, no dábamos abasto: la tramitación de las entradas de caja de los clientes se retrasaba, las cuentas no estaban al día y hacíamos un seguimiento de los clientes que ya habían pagado sus facturas».
UPERGY ha optado por automatizar el tratamiento de los cobros en efectivo de sus clientes para alcanzar 3 objetivos
- Aumentar la productividad para apoyar el desarrollo del Grupo y absorber el volumen vinculado al modelo de negocio,
- Liberar tiempo de contabilidad de las cuentas por cobrar para tareas de análisis y control de mayor valor añadido,
- Mejorar la fiabilidad de las cuentas por cobrar y, por tanto, la pertinencia de los recordatorios.
La suite de productividad CashOnTime
CashOnTime Allocation fue elegido rápidamente para cumplir estos 3 objetivos.
Inicialmente, UPERGY optó por CashOnTime Allocation para procesar automáticamente sus 3.200 transferencias mensuales. En 2 meses, la solución estaba en funcionamiento. Las interfaces con el ERP Harmonie (Agresso) y la formación de los usuarios se desarrollaron sin problemas.
«En los primeros días, nuestra tasa de carteo automático ya era del 53%», explica el Director Financiero Adjunto, “y hoy estamos en el 75%, gracias al enriquecimiento de los RIB de terceros a medida que avanzamos”. Cada día, CashOnTime Allocation recibe los avisos de transacción de nuestros bancos y procesa automáticamente el 75% de las transferencias. El tratamiento del 25% restante se ve facilitado en gran medida por la asistencia en materia de letras que ofrece la solución. Los casos más complejos se tratan manualmente, llamando al cliente».
En una segunda fase, UPERGY optó por GEC Connect, una solución especialmente adaptada a las tiendas de comercio electrónico. Entre 2010 y 2012, UPERGY experimentó un aumento del 745% en los pagos en línea. GEC Connect resultó indispensable para registrar automáticamente estas entradas en el sistema contable de UPERGY (Harmonie).
Ventajas sustanciales gracias a la solución de rotulación contable
El Director Financiero Adjunto concluye señalando que «¡GEC ha cumplido todos sus objetivos! Los aumentos de productividad son reales y significativos. CashOnTime Allocation ha permitido absorber la explosión del número de facturas y pagos. Ahora, 130 horas al mes bastan para procesar todas las transferencias entrantes, ¡lo que corresponde a menos de un ETC! Nuestros equipos están mucho más tranquilos cuando realizan el seguimiento de sus clientes, porque pueden contar con datos contables fiables y actualizados.
Además, los usuarios están encantados con la facilidad de uso y el diseño ergonómico. Hemos reducido considerablemente el coste de tramitación de un cobro. Y para aumentar aún más la productividad, pedimos a nuestros comerciales que animen a sus clientes a pagarnos por transferencia bancaria».
Además de registrar automáticamente los pagos del comercio electrónico en el sistema contable de UPERGY, GEC Connect también permite registrar todos los gastos bancarios, evitando así la introducción manual y ahorrando un tiempo considerable.
¿Y ahora qué? ¿Qué tipo de automatización?
Con el fin de mejorar aún más la eficiencia en las cuentas por cobrar, UPERGY está considerando ampliar el alcance de GEC para automatizar el procesamiento de las transferencias recibidas de bancos extranjeros y cheques, que hasta ahora se han manejado manualmente.
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