Durante la contención, ganamos 15 días de DSO. Desde marzo de 2020, hemos podido recuperar 4 millones de euros en 60 días gracias al uso de la herramienta y a la implicación del personal de ventas a través de ella. Hoy, nuestra tasa de créditos vencidos a más de 60 días se acerca al 16% sobre un total pendiente de cobro de unos 10 millones, lo que es más que razonable.
¿Quién es el Grupo Visiativ?
Estructurada en torno a 4 divisiones (ABGI Consulting, Moovapps, Visiativ Solutions y Visiativ Accelerator), que responden a las expectativas de sus clientes en materia de innovación y financiación, transformación digital y continuidad, alojamiento en la nube, gestión de instalaciones e impresión 3D, Visiativ se dirige a las empresas del mercado medio desde su creación en 1987.
El Grupo Visiativ tiene 18.000 clientes y unas ventas de 190 millones de euros en 2020, con nada menos que 1.000 empleados.
Sus necesidades específicas
Adaptación al fuerte crecimiento del Grupo
Hasta entonces, su equipo trabajaba con hojas de cálculo Excel, saldos antiguos e impresiones periódicas de facturas en papel», explica Philippe Besson, responsable de cobros. Con el rápido crecimiento del grupo, algunos procesos se habían quedado obsoletos. Tras un estudio de mercado, que les ayudó a definir sus necesidades, recurrieron a DIMO Software: «El presupuesto se ajustaba a nuestras expectativas. Además, conocíamos bien a DIMO Software gracias a varias colaboraciones. Esta proximidad, esta confianza y la seriedad del apoyo prestado nos tranquilizaron».
Estructuración de cobros y equipos
Con la adquisición de varias entidades, Visiativ necesitaba estructurar las colecciones y normalizar las prácticas. El objetivo era estructurar los equipos y las herramientas para establecer una organización a nivel de todo el grupo. Hasta entonces, las tareas de cobro habían sido realizadas por 2 personas. Ahora el equipo es de 5 y está previsto que siga creciendo.
Fomentar una cultura de recuperación
Visiativ trabaja con una empresa de factoring que gestiona parte de sus créditos. Los créditos que no pueden ser objeto de factoring se gestionan internamente. «Al principio, la situación no era demasiado problemática y el tema no era crucial, ya que las 3 grandes estructuras ya habían recurrido al factoring. Con la llegada de dos nuevas empresas al grupo, tuvimos que encontrar soluciones innovadoras. Más allá de la herramienta, el impulso de la dirección en materia de cobros es esencial», admite Philippe Besson.
El contexto de reclusión ha fomentado el trabajo en colaboración. Aunque el grupo está orientado a las ventas, aún necesitaba evangelizar internamente para promover las virtudes del cobro y la recuperación de efectivo, sobre todo entre los equipos de ventas.
En este contexto, la solución CashOnTime resultó muy interesante, ya que funciona en modo Saas y, por tanto, es muy fácil de utilizar. Un comercial puede conectarse rápidamente y tener una visión de su perímetro para conocer el estado de las cuentas de sus clientes. Cinco agentes gestionan los cobros en nombre de una docena de entidades jurídicas. Son el punto focal de las relaciones interdepartamentales dentro de su perímetro a través de litigios identificados, y se reúnen regularmente con las partes interesadas: Administración Comercial, Ventas, Formación, etc.
«Semanalmente, genero informes generales sobre las cuentas vencidas, los 20 clientes más morosos, los problemas e importes de los litigios, los plazos de resolución, etc. Toda esta información, derivada de CashOnTime, puede utilizarse para mejorar la calidad de las ventas. Toda esta información de CashOnTime se presenta al departamento financiero. Además, creamos comités de morosidad, por ejemplo implicando a los responsables regionales en el seguimiento de la morosidad en su zona», explica Philippe Besson.
Visiativ, un cliente más que satisfecho
CashOnTime se considera un proyecto de éxito rápido cuyos efectos positivos son duraderos. El proyecto se llevó a cabo paso a paso, teniendo en cuenta las particularidades de Visiativ. Hubo que trazar toda la cadena de facturación para comprender plenamente los entresijos del proceso global y, por último, identificar las acciones que debían anticiparse en términos de parametrización. Sólo se necesitaron dos meses para implantar CashOnTime y ver los primeros resultados.
La colaboración entre Visiativ y DIMO Software, clave del éxito
Una de las claves del éxito de este proyecto es la buena comunicación interna con todos los implicados en la gestión del efectivo. La información relativa a la implantación del cobro en efectivo se difundió internamente. Philippe Besson participó en reuniones con los departamentos de Ventas, Formación y Comercial para explicarles su método de trabajo. «Al principio, nos resultó más fácil trabajar con Ventas. Luego trabajamos con los comerciales, para resolver conflictos o recordatorios, e implicarles en los retrasos en los pagos. Para ello, utilizamos estrategias de recordatorio mediante notificaciones para informarles y pedirles información adicional. Procedimos por iteración. Los cambios fueron graduales y se aceleraron a medida que el departamento financiero se volvía más sensible a la cuestión de la contratación, como resultado de covid.
La relación con el equipo de DIMO Software fue excelente, especialmente con el consultor, experto en gestión de créditos, que aportó un valor añadido real con sus conocimientos. CashOnTime está interconectado con nuestro ERP, del que se obtiene la información contable. «Estamos en proceso de cambiar nuestro ERP, pero sabemos que este cambio no afectará a nuestras operaciones con CashOnTime.
CashOnTime, ¡una herramienta potente!
«Durante la contención, ganamos 15 días de DSO. Desde marzo de 2020, hemos podido recuperar 4 millones de euros en 60 días gracias al funcionamiento de la herramienta y a la implicación del personal de ventas a través de ella. Hoy, nuestra tasa de créditos vencidos a más de 60 días se acerca al 16% sobre un total pendiente de cobro de unos 10 millones, lo que es más que razonable», declara Philippe Besson.
Con la implantación de CashOnTime, Visiativ ha optimizado sus plazos de pago y cobros, así como la productividad en sus procesos de reclamación. El grupo también ha reducido a la mitad el importe de sus litigios. Otro punto positivo es que CashOnTime es una herramienta estructurante que ayuda a optimizar ciertos modos de funcionamiento y a desarrollar una «cultura de caja» dentro del grupo. CashOnTime fue rápidamente adoptado por los usuarios, y las mejoras ergonómicas contribuirán a su facilidad de uso.
Resultados de CashOnTime
Apenas unos meses después de implantar CashOnTime, Visiativ ha visto consolidarse su DSO en un clima económico que, sin embargo, favorece el deterioro de los plazos de pago. En el momento de la entrevista, la ganancia era de 15 días de tesorería.
Además, el software CashOnTime aporta una comodidad y una productividad innegables a los agentes de caja y a los pilotos. La facilidad de acceso y la legibilidad de la información favorecen la difusión de una cultura del efectivo.
La mayor visibilidad de la tesorería que ofrece CashOnTime permite mejorar las previsiones de tesorería.
«Lo cierto es que los bancos son sensibles al hecho de disponer de una herramienta de recuperación de las solicitudes de inversión», concluye Philippe Besson.
¿Quiere saber más sobre la solución CashOnTime?
