Stéphane LACHENAL (Tesorero del Grupo SAMSE) se encarga de las operaciones de crecimiento, las cuestiones de productividad y la calidad de la información facilitada a los clientes internos. En COLAS, François Levasseur es Director de Transformación. En el FORUMDIMO 2024, hablan de su uso de CashOnTime para automatizar las cuentas por cobrar, DSO y WCR. Un taller dirigido por Fanny RONDET, Directora Comercial de CashOnTime en DIMO Software.
¿Cómo gestiona la contabilidad el dinero en efectivo?
En SAMSE, el servicio de atención al cliente actúa principalmente como servicio de cobro de primer nivel, realizando requerimientos extrajudiciales. En lo que respecta a los cobros, la mayoría de las tareas se han desmaterializado y automatizado, en particular la rotulación contable gracias a la solución CashOnTime Allocation. La absorción de los flujos de clientes se ha estructurado a nivel de tesorería. En SAMSE, unas quince personas se dedican a esta tarea, ya que existen dos sectores de actividad: B2B y B2C. Gestionan los pagos, ya se realicen en línea, por SMS, por correo electrónico, etc. En el sector B2C, aunque las cestas son más pequeñas, el volumen de transacciones es mucho mayor.
COLAS tiene una organización muy descentralizada. En Francia, el Grupo gestiona un gran número de grandes empresas a través de 200 centros de beneficios – cada uno con una cuenta bancaria de cobro – repartidos por todo el país, con 1 a 3 miembros del equipo administrativo cerca de las operaciones locales para gestionar la facturación, los recordatorios, el cobro de deudas y el cobro de clientes. François LEVASSEUR explica: «Nuestros clientes suelen considerar que un solo IBAN corresponde a una sola entidad jurídica, y que no necesitan gestionar 200 IBAN de COLAS France en su ERP para enviar cada pago a la sucursal correcta. Buscábamos una herramienta que nos permitiera vincular de forma estándar los pagos entrantes con la factura correspondiente«.
¿Qué le llevó a pensar en la optimización del efectivo?
Para SAMSE, la motivación era la productividad, como explica Stéphane DELACHENAL: «En el sector de la construcción, el método de pago preferido es la LCR (Lettre de Change Relevé) automática. Algunas empresas quieren recuperar el control del pago y cambiar sus condiciones, pasando a las transferencias bancarias. Esto ha provocado una disminución de los pagos de tipo LCR, que era un método sencillo para nosotros, y un aumento de los pagos de tipo transferencia. La situación se ha vuelto más compleja, creando un problema de letras.
COLAS, por su parte, ha cambiado su calibrado: «Hasta 2020, nos basábamos en Francia en 6 empresas regionales, que podían vincular sus cobros con sus 40 o 50 centros de beneficios. A principios de 2021, por razones de gobernanza y simplificación, fusionamos estas 6 entidades en una sola. Acabamos con clientes de alcance territorial y nacional que nos pagaban en una sola cuenta para 200 unidades de negocio potencialmente».
DIMO Software: la opción de consultoría y asistencia
Al principio, la SAMSE se encontró con el problema de una autoridad local formada por cinco ayuntamientos pero una única tesorería. Esto significaba que una liquidación podía utilizarse para escriturar las cuentas de varios ayuntamientos.
«A menudo se trataba de pequeñas facturas vencidas, lo que suponía mucho tiempo de rotulación. La solución funcionó muy bien enseguida», recuerda Stéphane DELACHENAL. François LEVASSEUR admite haber consultado a varios proveedores de software, la mayoría centrados en la optimización del DSO, lo que no se correspondía con las necesidades de la empresa: «Estamos muy orientados a las administraciones locales, pero tenemos un margen de maniobra bastante limitado cuando se trata de mejorar la velocidad de cobro de las deudas. DIMO Software se centró realmente en nuestro problema: la cartería automática de cobros (identificación automática del principal con la factura o facturas correspondientes). Nos propusieron un POC durante unos días, con una serie de pruebas en nuestras facturas y cobros de clientes. Conseguimos una tasa de reconocimiento del 65% sin ningún esfuerzo de configuración, lo que validó nuestra elección de DIMO Software».Gestión de cambios: un verdadero problema a la hora de optimizar y automatizar los flujos de trabajo
Según Fanny RONDET, es importante dar a los usuarios de la empresa el control de la herramienta, para que se impliquen en el nuevo proyecto y puedan gestionar las discrepancias o hacer concesiones. «En COLAS, en tres días todo el mundo estaba listo para utilizar la solución. La adopción de la herramienta fue casi instantánea«.
El enfoque fue diferente en SAMSE, donde la solución funcionaba inicialmente en vacío: «Luego indicamos al personal operativo las tareas que debían realizar y mostramos las puntuaciones. Ofrecer una herramienta que funciona bien tranquiliza y alivia a los compañeros». Stéphane DELACHENAL añade: «Como nuestro ERP era bastante complejo en términos de caja, resultó mucho más fácil utilizar la solución CashOnTime, mucho más fluida y lúdica. La ergonomía y la facilidad de uso del producto eran mucho más sencillas. Es agradable disponer de una herramienta moderna y fácil de usar que no requiere 15 clics para completar una transacción. Además, se muestra la misma pantalla para una población de tesoreros acostumbrada a hacer conciliaciones. Es una herramienta que se integra perfectamente en un proceso empresarial centralizado o descentralizado.
CashOnTime aprovecha el aprendizaje automático y la Inteligencia Artificial
Personalizar la configuración
Fanny RONDET explica que CashOnTime diferencia dos cosas: «Hay aprendizaje automático, pero también una capa de parametrización. Personalizamos los parámetros en función de las actividades y negocios de nuestros clientes, para construir estrategias que ofrezcan resultados desde la primera inyección de archivos. La IA aprende de las acciones de los usuarios y de los encuentros entre la información bancaria y las facturas, para permitir que la herramienta vaya más allá del simple contexto de la información contenida en los archivos bancarios en un momento dado. Esto es lo que nos permitirá alcanzar porcentajes de letras significativos.
CashOnTime también se basa en la identificación del cliente que paga. Existen cuatro criterios:
- IBAN en el fichero bancario.
- el número de factura o parte del número de factura, si se ha anunciado.
- historial: la solución toma la redacción principal del banco y comprueba sus archivos para ver si ya se ha realizado alguna transacción.
- búsqueda por «palabra clave»: partiendo del código bancario principal, la solución utiliza un algoritmo desarrollado por DIMO Software para centrarse en las «palabras clave principales».Si encuentra que hay un pago recibido marcado como «transferencia recibida [Nombre de la empresa]», toma el nombre de la empresa, analiza la base de datos de facturas y la base de datos de clientes para recuperar todas las cuentas vinculadas a la empresa en cuestión. Este proceso permite identificar claramente al mandante antes de lanzar la estrategia de envío de cartas.
Total facturas
Básicamente, la herramienta parte de números de factura recuperados automáticamente, que luego agrega, y busca si el importe del pago recibido es similar. A continuación, aplica una estrategia de letras personalizada, por ejemplo, agrupando las facturas con la misma fecha de vencimiento. A continuación, puede remontarse a la fecha de creación, a un número de pedido, etc. Es posible añadir el saldo vencido de la cuenta del cliente, el saldo de la cuenta del cliente, etc. Si hay varias opciones disponibles, CashOnTime Allocation mostrará propuestas para que el usuario las consulte para un arbitraje manual.
Rotulación de cuentas clave
Fanny añade: «La solución también utiliza los avisos de transferencia cuando el cliente es un gran cliente, con letras en decenas, centenares o incluso miles de líneas de factura.En muchos casos, el gran cliente comunica la información en sentido ascendente, generalmente en forma de ficheros PDF nativos, ficheros Excel, etc. enviados por correo electrónico. Estos datos se introducen en CashOnTime, que reserva las facturas y destaca las posibles deducciones. CashOnTime también desmaterializa las notas de débito y las notas de crédito, para que puedan utilizarse cuando llegue el cobro.Un enfoque llave en mano
DIMO Software despliega CashOnTime en modo «llave en mano», apoyando a sus clientes de principio a fin con pasos claros para el despliegue del proyecto y consultores expertos en CashOnTime dedicados a la implementación. La solución explota los datos puestos a disposición en función de las necesidades del cliente. Algunos llegan muy lejos en la automatización de las máquinas. Otros prefieren que el usuario controle determinados proyectos, en forma de tratamiento parcial».
Pedido a caja: absorber los flujos diarios y armonizar los procesos
Además de ahorrar tiempo en tareas de escaso valor añadido, la implantación de CashOnTime permite redefinir las reglas y garantizar su respeto de una filial a otra, o de un gestor a otro. Una auditoría inicial permite redefinir las reglas para garantizar el tratamiento inmediato de los datos. Un conector con el ERP del cliente reinyecta todas las líneas necesarias en CashOnTime Allocation. El fichero bancario es la fuente del desencadenamiento de las letras, que tiene lugar entre las 6h00 y las 7h30, cuando se efectúan las llamadas bancarias. El porcentaje automático se envía inmediatamente a los sistemas ERP y contables de la empresa. De este modo, puede enviarse a CashOnTime Collection, que lo recoge a partir de los datos de cobro actualizados por la mañana. «Este eslabón global en la cadena del pedido al cobro es crucial para una gestión eficaz de los datos», asegura Fanny RONDET.
DESCUBRA CASHONTIME ALLOCATION
Beneficios visibles al cabo de unos meses
François LEVASSEUR señala que, al cabo de un año, la mejora es visible muy rápidamente: «Estamos en una media del 70-72% de automatizaciones, con picos del 80-85%. Pero inevitablemente quedan algunas facturas o cobros por procesar manualmente, ya que también gestionamos facturas de autoridades locales con diversos problemas -en particular, revisiones de precios- y, por tanto, para las que no todo se puede cotejar…». DIMO Software se implicó desde el taller de definición del alcance en una de nuestras sucursales, con su responsable administrativo y el contable del cliente. De hecho, queríamos implantar la herramienta en línea con nuestros equipos sobre el terreno, y con la transformación en el punto de mira.Antes teníamos 60 ETC (equivalentes a tiempo completo) dedicados a la caja, pero ahora son un poco polivalentes y hacen caja a tiempo parcial. Hemos pasado de un modelo centralizado a otro descentralizado. Empezamos con un despliegue muy amplio, con muchos usuarios. Dimos a todos los usuarios locales la posibilidad de gestionar ellos mismos los dos recibos de caja diarios residuales no procesados por la solución, en una herramienta con una ergonomía más satisfactoria que un ERP«.
Información sobre la cadena de tesorería
Parece que una buena rotulación requiere un buen cobro, y viceversa. Sin embargo, puede ocurrir que los datos no lleguen con la suficiente rapidez de un departamento a otro, porque potencialmente puede haber errores que desencadenen una información errónea en la comunicación con el cliente.
Stéphane DELACHENAL cuenta cómo se criticó la contabilidad de clientes por no ir lo suficientemente rápido: «Teníamos un modelo antiguo en el que, para poder contactar con una cuenta de cliente, había que hacer un recordatorio y pasar por el ERP para obtener un extracto de facturación. Esto no era muy eficaz, y llevaba mucho tiempo cuando tratábamos con entidades dispersas que no podíamos consolidar. El Lettering nos permite hacer recordatorios precisos a diario, mientras que antes se podían enviar ciertos recordatorios sin ninguna supervisión real. También podemos procesar manualmente los saldos pendientes en expedientes complejos. Hemos formalizado una nueva organización en la sede del Grupo y en nuestras filiales, que generan ventas superiores a 100 millones de euros. A partir de ahora, todo el mundo dispone de la misma herramienta y ya no hay discrepancias entre entidades. Internamente, esto ha dado credibilidad a la comunicación entre los distintos departamentos, al poner de relieve nuestro dominio de los flujos. Es una herramienta poderosa para mejorar el rendimiento global.»François LEVASSEUR explica que con CashOnTime Allocation se ha eliminado el 70% del trabajo transaccional: «Es la máquina la que lo hace y la que aporta todos los datos. Además, la herramienta ofrece una pantalla atractiva para supervisar las acciones de todos. Los recibos residuales se procesan correctamente a diario. Antes, los cobros se arrastraban a veces a final de mes, en el momento del corte y del cálculo de la bonificación/malus sobre la deuda de los clientes en nuestras sucursales. Ahora, podemos controlar el importe residual a medida que llega. Otra ventaja es que cuando el personal vuelve de vacaciones, sólo hay que procesar el 30% de los cobros, ¡en lugar del 100%! Más control, más supervisión y un ritmo de contabilidad más fluido. También hemos automatizado la conciliación bancaria.
Principales retos en el contexto del order-to-cash para 2024-2025
Stéphane DELACHENAL cree que hay que liberar tiempo para la facturación electrónica y las transferencias instantáneas, y prepararse para la facturación desmaterializada: «No sabemos si habrá un formato codificado desde el momento en que se emita la factura. El cobro es la savia de las empresas privadas. Pero cuantos más pasos se añaden al proceso de pago, más preparación se requiere. Vamos a ser más cualitativos, más gestores, más analíticos en lo que se refiere a los datos, porque Europa está empezando a presionar. Tenemos un gran número de interfaces con un ERP de uso general, mientras que SAMSE trabaja más en campos especializados. La comunicación con el editor es complicada, ya que Francia es un país pequeño para los grandes editores mundiales de ERP. En consecuencia, tenemos que desarrollar ladrillos específicos».
Tras completar el despliegue de la solución CashOnTime Allocation, François LEVASSEUR se dio cuenta de que era posible establecer procesos de alto rendimiento fuera de un sistema ERP limitado en términos de ergonomía y funcionalidad. Podemos encontrar ladrillos de aplicación para gestionar nuevos procesos, por ejemplo para capturar los compromisos de gastos y las facturas de los proveedores. La cadena de proveedores está llena de complejidades, en la que intervienen muchos actores y mandantes diferentes que emiten las órdenes de compra recibidas en el ERP. Los proveedores deben ser diligentes y disciplinados en la información que introducen en sus facturas, siempre que las autoridades puedan ayudar también a normalizar los campos (IBAN, etc.) de la orden de compra, lo que facilitaría las operaciones de cotejo».
Algunos puntos a tener en cuenta
Para empezar bien un proyecto, François LEVASSEUR considera que hay que definir bien el despliegue y la implantación de la herramienta. Es importante ponerse en contacto con los usuarios para analizar sus necesidades y encontrar un buen compromiso que garantice que la herramienta contribuye de forma visible a la aceptación por parte de los usuarios. «Siguiendo el consejo de DIMO Software, optamos por una configuración prácticamente abierta, para que cualquier usuario pueda ver los ingresos de caja de su sucursal vecina. Esto significa, por ejemplo, que un usuario puede ver si una factura puede cobrarse en una sucursal cercana. Ganamos en fluidez.Stéphane DELACHENAL, por su parte, cree que el aprendizaje automático es muy potente, pero que hay que estar atentos: «Si un operario comete demasiados errores al principio, tendremos que modificar el proceso de aprendizaje. Alcanzamos una tasa de éxito del 70% tras una semana de funcionamiento de la solución. Por otra parte, hay que tener en cuenta las especificidades de cada empresa, porque la máquina capitaliza desde el principio. Además de la productividad, también hay que trabajar en la calidad. Hemos conseguido un 100% de letras en algunas declaraciones bien hechas. La solución nos ha facilitado mucho la vida, no podríamos prescindir de ella.
¿Tiene alguna pregunta sobre la automatización de sus cuentas por cobrar?
